Вебінар на тему:

Відрядження: нові розміри добових, підтвердні документи, авансовий звіт

Вебінар у відкритому доступі

Програма вебінару

Увага! Трансляція вебінару за посиланням

1. Оформлення документів на відрядження: із чого розпочати:

  • Положення про відрядження — важливий локальний документ: що врахувати й чим допоможе;
  • обмеження витрат на відрядження: як установити й повідомити працівника;
  • кошторис витрат (довідка-розрахунок) — обов’язковий для бюджетників, але можна використовувати всім;
  • наказ про направлення у відрядження: важливі нюанси;
  • посвідчення про відрядження: скасоване, але використовується.

2. Дозволені витрати у відрядженні й підтвердні документи:

  • розмір добових: різні суми для різних категорій працівників; понаднормові, для бюджетників — із харчуванням і без;
  • витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або до проїзних документів, оплачуються за рахунок добових витрат;
  • транспортні витрати: дата вибуття (прибуття) не збігається з датою відрядження; надання транспортних послуг підприємцем; використання таксі; проїзд у СВ-вагоні;
  • витрати на найм житла: бронювання, оплата двомісного номера; один оплатив за всіх; як рахувати добу проживання; обмеження для бюджетників;
  • відрядження на автомобілі: дозволені витрати, орендований та особистий транспорт, нагальний ремонт, як підтвердити витрати пального;
  • інші витрати у відрядженні: службові телефонні розмови, побутові послуги, оплата банківських послуг тощо.

3. Аванс на відрядження:

  • чи обов’язково видавати аванс: що загрожує за невидачу авансу;
  • видача авансу: у якій сумі й коли; чи можна видати одному працівнику на групу працівників, які направляються у відрядження;
  • розрахунки корпоративною карткою;
  • гривневий аванс у закордонному відрядженні;
  • визнання витрат, понесених у закордонному відрядженні;
  • аванс виданий, а відрядження не відбулося: хвороба працівника чи скасування відрядження; коли треба повернути аванс.

4. Авансовий звіт і розрахункові документи:

  • розрахункові документи для підтвердження витрат: на проживання; на проїзд на всіх видах транспорту; які розрахункові документи має видати підприємець;
  • у які строки складають звіт: готівка, особиста й корпоративна картки; аванс виданий на відрядження й госппотреби; хвороба працівника;
  • які витрати включають до авансового звіту: понаднормові добові; витрати без  підтвердних документів; витрати у разі відрядження на авто;
  • заповнення авансового звіту: аналізуємо кожен реквізит.

5. Надміру витрачені кошти й оподаткування:

  • які кошти є надміру витраченими: понаднормові добові; відсутні підтвердні документи; перевищення лімітів, установлених керівником;
  •  втрачено розрахункові документи: як бути з витратами;
  • умови звільнення від оподаткування витрат на відрядження: зв’язок із госпдіяльністю, розрахункові документи, дозволені витрати з пп. 170.9.1 ПКУ;
  • оподаткування надміру витрачених коштів: база оподаткування, негрошовий коефіцієнт, джерело сплати податків, відображення у формі № 1ДФ.

6. Нестандартні ситуації й актуальні роз’яснення:

  • відрядження у вихідні дні: як компенсувати дні вибуття і прибуття, що припадають на вихідні;
  • відрядження на роботі за сумісництвом: які особливості;
  • направлення у відрядження непрацівників:  чи можливо; холдинг направляє у відрядження працівника з іншого підприємства; чи можна компенсувати витрати на відрядження підприємцю, що надає послуги за ЦПД, або адвокату;
  • сплата податків за рахунок підприємства: сплачені суми визнаємо додатковим благом і ще раз оподатковуємо;
  • актуальні роз’яснення Мінфіну й Мінсоцполітики.

 

(відповіді на запитання із семінару, що відбувся 13.03.2018)

 

Витрати у відрядженнях по Україні

Кошти на придбання квитків на літак під звіт не видавалися, а їхня вартість була оплачена з поточного рахунка підприємства. Чи буде додатковим благом для працівника вартість квитків, якщо він загубив посадкові талони?

Перелік документів, які потрібно надати для відшкодування витрат на проїзд повітряним транспортом, прописано в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ й уточнено в у листі ДФС від 31.03.2017 р. № 6758/6/99-99-13-02-03-15. Серед таких документів:

  • транспортний квиток чи електронний квиток на перевезення повітряним транспортом;
  • посадковий талон (якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення), отриманий під час реєстрації;
  • розрахунковий документ про придбання.

Під час реєстрації пасажиру літака надається посадковий талон, у якому зазначаються: його прізвище й ім’я, код IATA чи код ICAO перевізника, номер рейсу, дата й час відправлення, час закінчення посадки в повітряне судно, номер виходу на посадку та номер посадкового місця (за наявності) на борту (п. 7 р. Х Правил повітряних перевезень пасажирів і багажу, затверджених наказом Мінінфраструктури від 30.11.2012 р. № 735).

Незважаючи на те що кошти сплачені з поточного рахунка підприємства, ці витрати пов’язані з відрядженням. Тому посадковий талон обов’язково потрібен, адже він підтверджує факт використання транспортного квитка саме конкретним працівником за призначенням. За відсутності посадкового талона податківці можуть розцінити цей факт так, що витрати на придбання квитка не пов’язані з госпдільністю підприємства. Оскільки транспортний квиток (посадковий талон) був іменний і був виданий працівнику, то податківці вимагатимуть оподаткувати його вартість як додаткове благо.

Однак починаючи з 15.09.2017 п. 12 р. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59 (далі Інструкція № 59), доповнили новим абзацом, у якому прописали: у разі втрати, знищення або зіпсуття посадкового талона пасажира відрядженому працівникові з дозволу керівника можуть бути відшкодовані витрати на придбання електронного авіаквитказа умови надання оригіналу довідки авіаперевізника, якою засвідчено стан замовлення та статус електронного квитка, придбаного для окремого пасажира, факт використання електронного квитка повністю за визначеним маршрутом.

Тож якщо працівник надасть таку довідку, то ДФС, найімовірніше, не вимагатиме оподатковувати вартість квитків, адже в усіх роз’ясненнях щодо витрат у відрядженні вона посилається на норми Інструкції № 59. Своєю чергою, у положенні про відрядження варто передбачити можливість для працівника замість посадкового талона надавати довідку авіаперевізника з необхідними даними.

Працівник приніс електронні квитки на проїзд автобусом. Які документи він має надати разом з авансовим звітом для відшкодування витрат на їх придбання?

На думку ДФС, форми електронних квитків на перевезення пасажирів і багажу та вантажів автомобільним, авіаційним, морським і річковим транспортом законодавчо не встановлені, тому вони не можуть вважатися розрахунковими документами в розумінні Закону № 265 (категорія 109.10 системи «ЗІР»).

Отже, для підтвердження витрат на придбання електронних квитків на автомобільний вид транспорту необхідно мати такий пакет документів:

  • оригінал розрахункового чи платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій або безготівковій формі: платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункову квитанцію, виписку з карткового рахунка, квитанцію до прибуткового касового ордера;
  • роздруковану на папері частину електронного квитка з указаним маршрутом (маршрут/квитанція);
  • посадковий документ, перевізний документ, роздрукований на паперовому носії (транспортні квитки) (категорія 109.10 системи «ЗІР»).

Таким чином, для підтвердження витрат за електронним автобусним квитком до нього потрібно обов’язково долучити оригінал розрахункового чи платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції.

Працівник поїхав у відрядження на власному автомобілі, підприємство відшкодувало йому кошти, витрачені на придбання пального для заправлення авто. Чи вважатимуться додатковим благом кошти, витрачені на заправку пальним авто? Чи потрібно під час оподаткування застосовувати негрошовий коефіцієнт?

По-перше, використання особистого авто у відрядженні можливе в разі належного його оформлення, тобто шляхом укладення договору оренди автомобіля, позички чи використання автомобіля з компенсацією.

По-друге, податківці вважають, що вартість пального, яке придбавається підприємством для експлуатації автомобіля з метою виконання працівником службових обов’язків, підлягає обкладенню ПДФО та військовим збором (лист ГУ ДФС у м. Києві від 23.01.2017 р. № 1244/10/26-15-13-01-12, категорія 103.02 системи «ЗІР»).

Якщо відрядженому працівнику витрати на заправлення авто компенсували за наказом керівника як додаткове благо в грошовій формі, то немає підстав застосовувати негрошовий коефіцієнт.

Але якщо кошти на придбання пального були видані під звіт, і працівник надав авансовий звіт із долученими розрахунковими документами, що підтверджують придбання пального (не повертаючи підзвітні кошти), то, з огляду на позицію ДФС, такі витрати можна розглядати як надміру витрачені кошти й, відповідно, під час обкладення ПДФО слід застосовувати негрошовий коефіцієнт із п. 164.5 ПКУ.

Витрати у закордонному відрядженні

Працівник вирушив у закордонне відрядження на службовому авто й залишився там на декілька днів (є наказ на відпустку). Чи можуть виникнути проблеми з відшкодуванням витрат, пов’язаних із придбанням пального й експлуатацією автомобіля?

Якщо відряджений працівник затримався у відрядженні на декілька днів, оскільки оформив відпустку, то суму відшкодованих витрат на проїзд із місця відпочинку включають до його загального оподатковуваного доходу й обкладають ПДФО та військовим збором на загальних підставах (див. лист ДФС від 22.01.2018 р. № 242/Ш/99-99-13-02-03-14/ІПК). Адже однією з обов’язкових умов для звільнення витрат у відрядженні від оподаткування є зв’язок відрядження з господарською діяльністю підприємства.

Якщо ж працівник використовує службове авто під час відпустки, то витрати на пальне для його заправки жодним чином не пов’язані ні з відрядженням, ні з господарською діяльністю підприємства, оскільки вони понесені не під час відрядження.

Тож немає підстав відшкодовувати витрати на придбання пального, понесені після закінчення строку відрядження.

Працівник поїхав у закордонне відрядження на власному автомобілі, підприємство надало йому корпоративну картку в інвалюті для придбання пального на заправлення авто. Чи вважатимуться кошти, витрачені на заправку авто, додатковим благом? Чи потрібно під час оподаткування застосовувати негрошовий коефіцієнт?

Кошти з поточного рахунка в іноземній валюті юрособи можуть бути використані за допомогою електронного платіжного засобу лише для:

  • одержання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;
  • здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов’язані з витратами на відрядження та витратами представницького характеру, а також на оплату експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням і перебуванням автотранспортних засобів за межами України (п. 8.3 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492).

Юрособи-резиденти, що мають власні транспортні засоби (орендують, фрахтують), вправі використовувати готівкову іноземну валюту з поточних рахунків для забезпечення експлуатаційних витрат, пов’язаних з обслуговуванням транспортних засобів за кордоном (п. 3.1 Правил використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджених постановою Правління НБУ від 30.05.2007 р. № 200). Але ця норма не поширюється на випадки використання особистого авто працівника (якщо належним чином не оформлений договір оренди авто).

Таким чином, відряджений працівник не має права використовувати іноземну валюту шляхом розрахунків корпоративною карткою за пальне для заправки власного авто. Тому у цьому випадку використана іноземна валюта із застосуванням корпоративної картки та не повернена під час подання авансового звіту вважатиметься надміру витраченими коштами. А отже, сума понесених витрат на придбання пального слугуватиме об’єктом оподаткування, а базу обкладення ПДФО потрібно визначати із застосуванням негрошового коефіцієнта.

У 2002 році Мінсоцполітики роз’яснювало, що відрядження за кордон тривалістю понад 60 к.дн. є роботою за кордоном, а не відрядженням. Чи діє нині це обмеження?

Дійсно, Мінпраці видало листа від 19.09.2002 р. № 18-636 (далі Лист № 636), у якому роз’яснило: відрядження за кордон більш як на 60 днів є роботою за кордоном. Однак того часу чинною була постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.1999 р. № 663 (далі Постанова № 663). Її норми поширювалися на працівників підприємств, установ, організацій усіх форм власності, та п. 5 постанови передбачалося, що тривалість закордонного відрядження не може перевищувати 60 к.дн.

Мінфін теж роз’яснював, що максимальний строк відрядження за кордон — 60 к.дн., а якщо воно триває більше, то це вже вважається роботою за кордоном (див. лист Мінфіну від 22.12.2003 р. № 31-06230-13-16/7777).

Своєю чергою, Постанова № 663 втратила чинність 01.04.2011, і замість неї запрацювала постанова КМУ від 02.02.2011 р. № 98 (далі Постанова № 98). Остання так само, як і Інструкція № 59, поширюється тільки на підприємства, установи й організації, які повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів.

Стосовно тривалості закордонного відрядження, то нині для госпрозрахункових підприємств законодавчо не визначена максимальна тривалість закордонного відрядження. Проте ДФС у листі від 08.12.2016 р. № 26653/6/99-99-13-02-03-15, зважаючи на п. 6 Постанови № 98, наголошує: строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати, зокрема, за кордон — 60 к.дн., крім випадків, прописаних в абзацах 2–14 цього пункту.

Зокрема строк відрядження працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних й інших культурно-мистецьких заходів, не повинен перевищувати рік. І дарма, що зазначена Постанова не поширюється на госпрозрахункові підприємства.

На перспективу. Проект Трудового кодексу дійсно передбачає, що загальний строк відряджень працівника протягом року не може перевищувати 60 днів, якщо інше не прописано трудовим договором.

Чи застосовуються сьогодні нормативно-правові акти СРСР, які регулюють оплату праці у випадку відрядження за кордон?

Мінфін і Мінпраці з питань роботи за кордоном відсилали до «радянських» нормативних актів. З радянських документів нині лишаються чинними:

  • Правила про умови праці радянських працівників за кордоном, затверджені постановою Держкомпраці від 25.12.1974 р. № 365, які поширювалися на: радянських працівників, направлених із СРСР або прийнятих за кордоном із числа членів сімей цих працівників на штатні посади в установи СРСР за кордоном; інших радянських працівників, прирівняних за умовами матеріального забезпечення до працівників установ СРСР за кордоном; радянських фахівців, направлених за кордон для надання технічної допомоги та інших послуг; радянських фахівців, направлених за кордон для обслуговування експортованої з СРСР техніки, приймання імпортної продукції і виконання інших доручень центральних органів виконавчої влади; персонал радянських виставок за кордоном; радянських працівників, що виїжджають у короткострокові відрядження за кордон;
  • постанова Держкомпраці «Про вдосконалення організації та оплати праці радянських спеціалістів, відряджених за кордон по лінії економічного і технічного співробітництва» від 08.06.1990 р. № 225;

Проте перелічені документи не можуть застосовувати госпрозрахункові підприємство в Україні, оскільки вони не відповідають чинному законодавству.

Постанова КМУ «Про упорядкування умов оплати праці працівників закордонних дипломатичних установ України» від 13.07.1999 р. № 1246 призначена лише для дипломатичних установ.

Мінпраці в Листі № 636 також указує, що:

  • оплата праці працівників, направлених на роботу за кордон, здійснюється згідно з контрактом, укладеним із підприємством (організацією) відповідно до чинного законодавства;
  • умови оплати праці (вибір системи оплати праці, установлення конкретних показників умов і розмірів преміювання, умов виплати й розмірів доплат і надбавок) та матеріального забезпечення працівників, з якими укладається контракт, визначаються угодою сторін;
  • розміри виплат не можуть бути меншими, ніж це передбачено чинним законодавством, колективним договором, і залежать від виконання умов контракту.

Відповідно до умов колективного чи трудового договору, працівникам, робота яких постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний характер за межами України, граничні розміри надбавок працівникам за день не можуть перевищувати 80% граничних норм добових витрат, установлених для відряджень за кордон (абз. 1 п. 2 постанови КМУ «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер» від 31.03.1999 р. № 490). Розмір і порядок установлення зазначених надбавок прописують у колдоговорі.

Отже, відрядження не може автоматично трансформуватися в роботу з роз’їзним характером. Строк відрядження та роз’їзного характеру роботи роботодавець має визначити в локальних нормативних актах підприємства, у них же мають бути прописані й умови оплати в разі відрядження та роз’їзного характеру роботи.

Інші питання

Чи потрібно оподатковувати добові як заробітну плату, якщо відрядження триває понад 60 к.дн.?

У певних випадках строк відрядження може перевищувати 60 к.дн. Так, ДФС звертає увагу, що такі випадки перелічені в п. 6 Постанови № 98.

Якщо це відрядження, то добові не оподатковуються за наявності підтвердних документів, що слугують доказом перебування у відрядженні, та є зв’язок відрядження з господарською діяльністю підприємства. Тобто добові не можуть автоматично стати зарплатою залежно від строку перебування у відрядженні.

Надбавки, які встановлюються у зв’язку з роз’їзним характером роботи, розглядають під час оподаткування як зарплату, але ЄСВ не нараховують. Перелік посад, робіт, професій працівників, робота яких здійснюється в дорозі або має роз’їзний характер, роботодавець повинен визначити в колективному договорі. Визначаючи, відрядження це чи роз’їзний характер роботи, слід узяти до уваги:

  • якщо працівник відповідно до посадової інструкції доволі часто виконує обов’язки в інших населених пунктах поза місцем постійної роботи й не повертається щодня до місця проживання, водночас щоразу видається наказ керівника про його направлення для виконання службових обов’язків, то таку роботу не можна вважати роз’їзною;
  • коли ж робота пов’язана з поїздками на значні відстані та поверненням до місця роботи в неробочий час (коли дорога займає не менш як 2–3 годин), що має постійний характер, роботодавець вправі визнати цей режим роботи роз’їзним.

Отже, якщо роботодавець не визначить роботи як такі, що мають роз’їзний характер, їх можна вважати відрядженнями (див. лист Мінпраці від 17.11.2006 р. № 307/13/133-06).

Детальніше про відмінності між відрядженням і роз’їзним характером роботи — у матеріалі «Роз’їзний характер роботи чи відрядження:шукаємо відмінності» газети № 55/2018.

Працівника направлено у відрядження на службовому автомобілі з метою доставка товару клієнту ─ фізособі-підприємцю, але в нього немає печатки. Чи достатньо проставити на службовому посвідченні лише підпис підприємця (без печатки)?

Підприємства використовують посвідчення про направлення у відрядження, лише якщо це передбачено положенням про відрядження. Проте віднедавна печатка вже не є обов’язковим реквізитом навіть для підприємств, а підприємці й раніше могли провадити діяльність без її застосування.

Тож, за відсутності печатки достатньо буде підпису підприємця. Оскільки під час відрядження використовується службове авто, доцільно оформлювати також подорожній лист, який слід використовувати для списання фактичних витрат пального.

Працівник надав авансовий звіт на відшкодування витрат у відрядженні (добових витрат) у січні 2018 року. Чи не буде порушенням, якщо йому відшкодувати ці витрати в березні 2018 року?

Строки для відшкодування відрядженим працівникам перевитрат у відрядженні встановлені лише для установ і підприємств, які повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата таких коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження (абз. 6 п. 11 р. ІІ, абз. 1 п. 19 р. ІІІ Інструкції № 59).

Госпрозрахункові підприємства мають установити строки виплати перевитрат за авансовим звітом у положенні про відрядження. Якщо ж такі строки не встановлені, то, власне, порушувати нічого. Проте ДФС у своїх роз’ясненнях доволі часто згадує саме про триденний строк для відшкодування перевитрат (хоча це питання не в її компетенції). Тому під час перевірки в Держпраці можуть виникнути запитання, адже роботодавець згідно із ч. 2 ст. 121 КЗпП зобов’язаний виплатити добові витрати працівникові, якого направляють у відрядження. Цю норму контролери нерідко трактують як обов’язок роботодавця надати аванс на відрядження.

Чи зобов’язаний таксист (підприємець) видавати розрахунковий документ споживачеві в разі використання послуг таксі?

Виконавець залежно від характеру та специфіки виконаної роботи (наданої послуги) зобов’язаний видати споживачеві розрахунковий документ, що засвідчує факт виконання роботи (надання послуги) (ч. 8 ст. 10 Закону України «Про захист прав споживача» від 12.05.1991 р. № 1023-ХІІ).

Забезпечити видачу касових чеків під час поїздок на таксі має електронний таксометр, яким є РРО, що додатково забезпечує попереднє програмування тарифів за проїзд й облік вартості наданих послуг із перевезень пасажирів (абз. 10 ст. 2 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР, далі Закон про РРО).

Якщо послуги таксі надав підприємець-загальносистемник, то він повинен надати як розрахунковий документ касовий чек, а підприємці-єдинники (обсяг доходу яких не перевищує 1 млн грн) можуть видавати товарні чеки, що теж є розрахунковими документами в розумінні Закону про РРО.

Світлана ЛІСТРОВА,

бухгалтер-експерт

 

 

 

 

 

Лектор:

Світлана Лістрова
Експерт з оплати праці й оподаткування