Оплата службових поїздок працівників підприємства: який варіант вигідніший

Підприємства доволі часто компенсують своїм працівникам витрати на проїзд у службових справах у міському транспорті. На практиці існує декілька варіантів реалізації цього питання, та для кожного — свої особливості. З’ясуймо, який із них допоможе підприємству заощадити на податках

Серед найпоширеніших варіантів забезпечення витрат працівників на службові поїздки для виконання виробничих завдань такі:

• видають працівникам для службових поїздок (упродовж робочого дня) придбані підприємством проїзні квитки на проїзд у міському пасажирському транспорті (далі — проїзні квитки), які відразу після поїздки повертають відповідальній особі (що веде журнал обліку видачі проїзних квитків);
• розподіляють придбані підприємством проїзні квитки персонально між працівниками, робота яких пов’язана з постійними роз’їздами, вони ними користуються як протягом робочого дня, так і по його закінченню;
• компенсують працівникам проїзд на підставі наданих ними разових квитків на проїзд у міському пасажирському транспорті;
• виплачують працівникам щомісяця певну надбавку до зарплати у фіксованому розмірі, передбаченому умовами трудового (колективного) договору;
• передбачають компенсацію оплати проїзду працівників як соціальну виплату у вигляді додаткового блага, передбаченого колдоговором.

Для кожного з перелічених варіантів слід урахувати особливості документального оформлення. Оскільки саме від цього залежатиме, чи можна витрати на проїзд віднести до податкових, як утримувати з них ПДФО, чи нараховувати на них ЄСВ. Зупинімося на кожному варіанті окремо.

Проїзні квитки видають лише для службових поїздок

Документальне оформлення. Насамперед підприємство має обумовити порядок використання проїзних квитків у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні). У цьому документі варто визначити:

• кількість проїзних квитків і для яких видів транспорту їх слід придбати, зазначаючи також, що використовуватимуть їх для вирішення виробничих завдань;
• коло працівників (посад), яким їх видаватимуть для службових поїздок. Безумовно, це мають бути працівники (посади), робота яких пов’язана з роз’їздами , що повинно бути обумовлено їх функціональними (посадовими) обов’язками чи трудовим договором;
• облікову форму (журнал, книгу), у якій вестимуть облік використання проїзних квитків. Зазначена форма має містити таку інформацію: серію та номер проїзного квитка; час і дату видачі проїзного; П.І.Б. особи, якій видано проїзний; мету службової поїздки; пункт призначення; адресу; час повернення; підписи відповідального працівника та працівника, якому його видавали;
• відповідальну особу, у якої зберігатимуться проїзні квитки та яка контролюватиме їх видачу й повернення.