Головний бухгалтер відповідає за методологію ведення обліку на підприємстві, дотримання касової дисципліни, є керівником відділу бухгалтерії, а також він наділений повноваженнями підписувати звітність, володіє правом другого підпису на банківських документах. І це ще не всі його обов’язки. Словом, не дивно, що заміна працівника, який обіймає таку відповідальну посаду, — справа клопітна. Сьогодні ми якраз і поговоримо про тонкощі цієї процедури
Варіанти заміни головного бухгалтера
Базовий документ, що регламентує роботу бухгалтера, Закон про бухоблік, на жаль, не описує процедури заміни головного бухгалтера. Немає такої інформації й у підзаконних актах.
Раніше в п. 6 Положення про головних бухгалтерів, затвердженого постановою Ради Міністрів СРСР від 24.01.1980 р. № 59, мовилося, що приймання та здавання справ під час призначення та звільнення головного бухгалтера слід оформлювати актом після перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності. Однак сьогодні цей документ не застосовують, про що неодноразово йшлося у численних листах Мінфіну, наприклад, від 12.02.2010 р. № 31-34000-10-5/3091. Такої ж позиції дотримується й Мін’юст у листі від 06.11.2003 р. № 20-9-9354.
Отже, порядок передання справ у разі заміни головбуха госпрозрахунковим підприємством визначається самостійно (звісно, з оглядкою на норми трудового законодавства) і може бути закріплений у внутрішніх документах (скажімо, у посадовій інструкції головного бухгалтера) або затверджений наказом керівника.
Водночас для бюджетних установ діє Типове положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затверджене постановою КМУ від 26.01.2011 р. № 59, у п. 12 якого чітко зазначено:
«Прийняття (передача) справ головним бухгалтером у разі призначення на посаду або звільнення з посади здійснюється після проведення внутрішньої перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності, за результатами якої оформляється відповідний акт».
Порядок передання справ у випадку заміни головбуха може бути різним залежно від причини звільнення, наявності на час звільнення його наступника, а також від того, наскільки мирно або навпаки конфліктно головбух «розстається» з роботодавцем.
За ідеального варіанта все відбувається таким чином: після того, як роботодавець дізнається про звільнення бухгалтера, він підшукує йому заміну серед наявних працівників або ж знаходить відповідну кандидатуру зі сторони, призначаючи таку особу заступником головного бухгалтера на період входження в курс справи. На день звільнення «бувший» бухгалтер має передати справи, а роботодавець — оформити наказ про призначення заступника головбухом.
Водночас така схема дій на практиці не завжди можлива.
Наприклад, нерідко новий головбух приходить на місце попереднього, коли останній уже звільнився. Тому може скластися ситуація, коли новачкові просто немає в кого приймати справи чи доводиться приймати їх у директора — особи, як правило, не надто компетентної в бухгалтерії. А це означає, що, обійнявши посаду головбуха, доведеться дуже ретельно перевіряти складені раніше документи, зокрема, регістри, звітність.