Як у бухобліку, так і в податковому обліку не можна відображати господарські операції без первинного документа (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік  і п. 44.1 ПКУ). Своєю чергою, списання пального має свої особливості в документуванні. Адже ще у 2013 році було скасовано типову форму подорожнього листа службового легкового автомобіля, а згодом — і типову форму подорожнього листа вантажного автомобіля. А ще раніше прибрали згадку про подорожні листи як із Закону про автотранспорт , так й із Закону про дорожній рух  (пп. 4 п. 4 і пп. 4 п. 7 р. І Закону № 3565 , набрав чинності 14.08.2011). Тож тепер ніхто не перевіряє наявність такого документа у водія і не штрафує за його відсутність (див. нинішню редакцію ст. 126 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КУпАП), пп. 2 п. 1 р. І Закону № 3565).
Крім того, зараз визначення «дорожній лист» не міститься й у Правилах перевезення .
Тож, з’ясуймо, яким саме документом у бухгалтерському та податковому обліку підтверджувати витрати на ПММ? Водночас до вашої уваги — наші рекомендації щодо цього питання

 Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV.

  Закон України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 р. № 2344-III.

  Закон України «Про дорожній рух» від 30.06.1993 р. № 3353-XII.

 Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень» від 05.07.2011 р. № 3565-VI.

  Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджені наказом Міністерства транспорту України від 14.10.1997 р. № 363.

Одразу зазначимо, можна й надалі продовжувати користуватися звичною формою подорожнього листа або ж розробити власну форму, узявши, скажімо, за основу скасовану типову. Головне, щоб у розробленій самостійно формі були всі обов’язкові реквізити первинного документа.

Так, у п. 2.7 Положення № 88  прописано:

«Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм».

 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88.

Мовиться про обов’язкові реквізити первинного документа, перелік яких визначено у ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88, такі як:

  • назва документа (форми);
  • дата складання;
  • назва підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст й обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що надають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Тобто й у разі використання скасованої форми подорожнього листа, й у разі використання самостійно розробленої форми, єдиною вимогою є наявність обов’язкових реквізитів або реквізитів типових чи спеціалізованих форм.

Таким чином, підприємство на власний вибір може створити абсолютно нову форму відповідного документа чи надалі використовувати скасовану форму подорожнього листа, своєю чергою, додаючи або прибираючи деякі реквізити цього первинного документа. Проте головне — щоб у такому первинному документі були всі перелічені вище обов’язкові реквізити.

Принагідно доречно згадати ухвалу Київського апеляційного адміністративного суду від 18.08.2016 р. № 826/13368/15. Судом розглядався випадок списання паливно-мастильних матеріалів на підставі подорожнього листа без заповнення деяких реквізитів (зокрема, у розділі «Витрати палива (літрів)» не були заповнені графи 32 «Витрати палива» і 33 «Витрати фактичні», у розділі «Пробіг, км» не заповнені графи 41, 42, 43), яке податківці визнали безпідставним.

Водночас судді дійшли такого висновку: господарська операція може супроводжуватися складенням будь-якого первинного документа, який містить обов’язкові реквізити, визначені ст. 9 Закону про бухоблік. При цьому не всі реквізити такого первинного документа, як подорожній лист, є обов’язковими. Тому якщо в документі не заповнено деякі реквізити, але обов’язкові реквізити заповнено, такий первинний документ не можна визнати недійсним.

На замітку

Скасовані форми подорожніх листів були затверджені:

  • наказом Державного комітету статистики України «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» від 17.02.1998 р. № 74 (скасований наказом Державної служби статистики України від 19.03.2013 р. № 95);
  • наказом Міністерства транспорту України, Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку роботи вантажного автомобіля» від 29.12.1995 р. № 488/346 (скасований наказом Міністерства інфраструктури України, Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 10.12.2013 р. № 1005/1454).

Крім того, ДФС зазначає: оскільки законодавством України не визначено форму бланка подорожнього листа, то платник податку може використовувати зручну для обліку форму первинного документа, затверджену наказом про облікову політику підприємства, за умови наявності всіх ознак первинного документа, відомостей у ньому про господарську операцію та підтвердження її здійснення (див. листи ДФСУ від 02.11.2015 р. № 23178/6/99-99-19-02-02-15 і від 09.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15). Своєю чергою, Методичні рекомендації щодо облікової політики підприємства, затверджені наказом Мінфіну України від 27.06.2013 р. № 635, не містять вимоги стосовно затвердження наказом про облікову політику форми первинних документів. Отже, відповідна примха контролерів щодо затвердження форми первинного документа наказом про облікову політику не має жодного підґрунтя.

Утім безпечніше все ж затвердити форму подорожнього листа, який можна буде використовувати для списання пально-мастильних матеріалів. Для цього достатньо звичайного внутрішнього наказу по підприємству.

Візьміть до уваги ще й таке: якщо саме в подорожньому листі водій зчаста відмічав швидкісний режим і ділянки дороги зі щебенем, горбистою місцевістю тощо для застосування підвищуючих коефіцієнтів із метою списання ПММ, у розробленій вами формі також слід передбачити графи для цієї інформації.

Якщо ж ви вирішили користуватися скасованою формою подорожнього листа (для легкових автомобілів), то під час його заповнення можна керуватися нормами Інструкції про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля й обліку транспортної роботи, затвердженої наказом Держкомстату України від 17.02.1998 р. № 74 (даліІнструкція № 74). При цьому дотримуватися вимог щодо заповнення подорожнього листа, прописаних в Інструкції № 74, не обов’язково. Тобто подорожній лист можна виписувати на тиждень або місяць, а не лише на день (раніше п. 2.1 Інструкції № 74 вимагав виписувати його щодня).

Чи можна вже не заповнювати графи для відмітки лікаря та механіка?

Для облікових цілей такі відомості жодної ролі не відіграють. Тобто, навіть якщо відміток лікаря та механіка не було на подорожньому листі — на його основі все одно можна списувати пальне. Адже через відсутність цих відміток документ жодним чином не втрачав статусу первинного. Підтверджує це й рішення суду.

Наприклад, в ухвалі Донецького апеляційного адміністративного суду від 18.01.2012 р. у справі № 2а-8135/11/1270 прописано:

«Відсутність підпису лікаря в графі «Водій за станом здоров’я допущений до керування» та підпису механіка, не може свідчити про незаконне списання бензину, а свідчить лише про оформлення подорожнього листа не у відповідності з вимогами Інструкції про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, за що п. 3 цієї Інструкції передбачена відповідальність, яку несуть відповідальні особи перевізника і замовника у межах компетенції, визначеної цією Інструкцією».

Застережемо

Для пасажирських і вантажних перевізників й нині є обов’язковим проведення щозмінного передрейсового медогляду (п. 1.4 та р. ІV Положення № 65 , Закон про автотранспорт), результати якого лікар заносить у журнал. А за наявності подорожнього листа — робить запис і в ньому (п. 4.6 Положення № 65).

Щозмінна перевірка техстану авто передбачена Порядком № 974  і Законом про автотранспорт. Перевірку техстану відображають у журналі, ведення якого контролює перевізник (п. 8.1 Порядку № 974). Наприклад, водію загрожує адмінштраф за перевезення вантажів (пасажирів) без проходження передрейсового медогляду, перевірки техстану в розмірі 510 грн (ч. 9 ст. 1331 КУпАП).

  Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затверджене наказом Міністерства охорони здоров’я України, Міністерства внутрішніх справ України від 31.01.2013 р. № 65/80.

  Порядок перевірки технічного стану транспортних засобів автомобільними перевізниками, затверджений наказом Міністерства транспорту та зв’язку України від 05.08.2008 р. № 974.

Висновок

Для списання ПММ та обліку роботи водія і надалі доречно використовувати подорожній лист. Щоправда, можна відійти від його типової форми, яку скасовано, зокрема не заповнювати графи, передбачені для лікаря та механіка. Головне, щоб у документі були всі обов’язкові реквізити первинного документа. Інакше для цілей обліку він не підійде.

Редакція газети

«Інтерактивна бухгалтерія»