Мін’юст зазначив, що ведення реєстраційних справ належить до компетенції органів державної реєстрації прав, а нотаріус як спеціальний суб’єкт здійснює функції державного реєстратора — лише заводить облікову справу, яку передає органу державної реєстрації прав за місцем розташування нерухомого майна.

Така облікова справа заводиться нотаріусом під час вчинення нотаріальних дій із нерухомим майном. До облікової справи долучаються копії всіх необхідних документів, що підтверджують держреєстрацію, а також опис вкладення, що й містить повний перелік документів, які передаються, із зазначенням кількості аркушів кожного окремого документа, прізвища, імені та по батькові державного реєстратора прав на нерухоме майно, який передає зазначені документи, та повної назви відповідного органу державної реєстрації прав, найменування нотаріальної контори або назви нотаріального округу.

Опис і копії документів, що передаються нотаріусом до органу державної реєстрації прав, підписуються ним і засвідчуються печаткою державного реєстратора.

Крім цього, роз’яснено, що державний реєстратор із документів, які він передає до органу державної реєстрації прав, виготовляє їх електронні копії шляхом сканування, які розміщує у відповідному розділі Державного реєстру речових прав на нерухоме майно (крім документів, які були ним видані або оформлені під час проведення реєстраційних дій).

Такі електронні копії не потребують додаткового дублювання в паперовому вигляді для долучення їх до справи 01-30 «Документи (запити, вимоги, заяви, витяги, інформаційні довідки тощо) щодо державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень та надання інформації за даними Державного реєстру речових прав на нерухоме майно».

Проте в такій справі обов’язково мають зберігатися такі документи:

  • опис вкладення документів, які передаються нотаріусом до органу державної реєстрації прав, підписується ним як спеціальним суб’єктом державної реєстрації прав і скріплений печаткою державного реєстратора;
  • квитанція про надання послуг поштового чи кур’єрського зв’язку;
  • копія витягу з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно.

 

Лист Мін’юсту від 22.07.2013 р. № 13.1-32/551

Бухгалтерський сервіс «Iнтерактивна бухгалтерія»