Мін’юст прийняв Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання (наказ від 11.11.2014 р. № 1886/5). Таким чином, із набранням чинності цього документа всі установи зобов'язані створювати документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій та електронній.

Створення документів із кадрових питань (особового складу) в електронній формі погоджується із відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради.

Такі вимоги, у свою чергу, підштовхують до створення інформаційної автоматизованої системи (ІАС) на місцях. Остання повинна забезпечувати можливість створення документів із електронним і паперовим носіями інформації під час документування управлінської інформації в установі, їх опрацювання і користування ними, тобто можливість організації та реалізації всіх етапів документообігу, а також оперативне зберігання документів у тій системі, у якій вони були створені.

Вимоги щодо автоматизації в установі конкретних документаційних процесів, а також щодо рівня їх автоматизації, установлюються інструкцією з діловодства установи.

Отже, із набуттям чинності згаданим вище наказом Мін’юсту, всі установи мають оновити власні інструкції з діловодства.

Бухгалтерський сервіс «Iнтерактивна бухгалтерія»