Мінекономрозвитку в листі від 08.08.2014 р. № 3302-05/27478-03 пояснило замовникам порядок проведення переговорної процедури закупівлі товарів, робіт і послуг.
Так, якщо попередні переговори проведені після прийняття рішення про застосування переговорної процедури закупівлі (до оприлюднення інформації про застосування переговорної процедури закупівлі), результати попередніх переговорів оформлюються окремим протоколом засідання комітету з конкурсних торгів.
Документи, що підтверджують факт настання таких випадків, залежать від кожного окремого випадку й конкретної ситуації та потрібні замовнику для обґрунтування правильності вибору такої процедури закупівлі у випадку оскарження, контрольних заходів та перевірок контролюючих і правоохоронних органів, а також для майбутніх аналогічних випадків.
Перебіг переговорної процедури закупівлі передбачає обов’язковість проведення переговорів з учасником або учасниками до оприлюднення інформації про застосування процедури закупівлі, яка вже за результатами проведених переговорів містить найменування учасника, із яким укладатиметься договір, і ціну його пропозиції. Водночас не обмежується право замовника проводити переговори як до прийняття рішення про застосування процедури (обов’язково фіксується у протоколі відповідного засідання комітету з конкурсних торгів), так і після такого рішення. Проте за умови, в останньому випадку, що проведення переговорів буде здійснене до подання для оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу інформації про застосування переговорної процедури закупівлі.
Протоколи переговорів оформлюються в довільній загальноприйнятій у діловодстві формі.
Початком проведення переговорної процедури закупівлі є оприлюднення інформації про застосування вказаної процедури на веб-порталі Уповноваженого органу.
Забезпеченням оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу є надсилання замовником інформації й обґрунтування протягом трьох робочих днів із дати засідання комітету з конкурсних торгів (наприклад, комітет із конкурсних торгів прийняв рішення 1-го числа — забезпечити оприлюднення необхідно до 4-го числа включно).
Протокол переговорів є підставою для подальшого здійснення акцепту пропозиції учасника.
