Порядок заповнення податкової накладної затверджений наказом Міністерства фінансів від 31.12.2015 р. № 1307. У п 11 Порядку визначено, що у разі нарахування податкових зобов'язань відповідно до п. 198.5 та п. 199.1 ПКУ платник податку складає окремі зведені податкові накладні за товарами/послугами, необоротними активами, які призначаються для їх використання/починають використовуватися:
в операціях, що не є об'єктом оподаткування;
в операціях, звільнених від оподаткування;
в операціях, що здійснюються платником податку в межах балансу платника податку, у тому числі передача для невиробничого використання, переведення виробничих необоротних активів до складу невиробничих необоротних активів;
в операціях, що не є господарською діяльністю платника податку.
Такі зведені податкові накладні складаються не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду.
При складанні згаданої накладної у графі «Зведена податкова накладна» зазначають код ознаки:
1 – при нарахуванні податкових зобов'язань відповідно до п. 198.5 ПКУ;
2 – при нарахуванні податкових зобов'язань відповідно до п. 199.1 ПКУ.
Складаючи зведені податкові накладні, особливості заповнення яких викладені у п. 11 Порядку № 1307, у цій графі платник податків зазначає дати складання та порядкові номери податкових накладних, складених на такого платника податку при постачанні йому товарів/послуг, необоротних активів, за якими він визначає податкові зобов'язання відповідно до п. 198.5 та п. 199.1 ПКУ (п. 16 Порядку № 1307). При цьому у податкових накладних, складених у зв'язку з використанням виробничих або невиробничих засобів, інших товарів/послуг не в господарській діяльності, у яких відповідно до п. 8 Порядку № 1307 зазначено тип причини 13, у цій графі також зазначається опис (номенклатура) товарів/послуг постачальника (продавця).
Податківці Головного управління ДПС у Запорізькій області нагадали, що платник податку, який допустив помилку у графі 2 зведеної податкової накладної, складеної відповідно до вимог п.198.5 та п.199.1 ПКУ, що не призводить до змін обсягів постачання або зменшення/збільшення податкових зобов'язань, зокрема, якщо зазначено неправильний номер податкової накладної, складеної на такого платника, повинен вилучити таку податкову накладну.
Щоб вилучити зайву податкову накладну, яка не підлягала включенню до зведеної податкової накладної (з неправильно зазначеним номером), платнику слід скласти розрахунок коригування, в якому ввести «0» (обнулити) у відповідний рядок зведеної податкової накладної, що містить таку зайву податкову накладну. У даному розрахунку коригування потрібно зазначити код причини:
201 «Коригування зведеної податкової накладної, складеної відповідно до пункту 198.5 статті 198 ПКУ»;
202 «Коригування зведеної податкової накладної, складеної відповідно до пункту 199.1 статті 199 ПКУ» (в залежності від того з яким типом причини складена зведена податкова накладна).