Управління Держпраці у Волинській області нагадує: відповідно до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 р. № 1886/5, створення паперових примірників електронних документів стосується лише документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання. Зазвичай частка таких документів у документообігу організації незначна й становить 5–20% (залежно від правового статусу).
Інші документи дозволяється створювати лише в електронній формі (без паперових примірників).
Документи постійного зберігання створюють на підприємствах, в установах, організаціях, які належать до джерел формування Національного архівного фонду (НАФ) та перебувають на обліку в державних архівах, архівних відділах міських рад. Документи, пов’язані із забезпеченням соціального захисту громадян, у т.ч. із кадрових питань, зберігають, як правило, понад 10 років (25, 45, 50, 75 років). Строки зберігання документів установлюють відповідно до:
- Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5;
- Переліку видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування НАФ, затвердженого наказом Мін’юсту від 14.03.2013 р. № 430/5.
Отже, потрібно створювати й зберігати в архівах паперові примірники електронних документів постійного та тривалого строків зберігання. Це — єдиний шлях не втратити цінні для суспільства документи НАФ, пов’язані із соціальним захистом громадян. Доти — доки не буде винайдено надійних засобів постійного зберігання електронної інформації з можливістю доступу до неї.
