Якщо працівник у відрядженні придбаває товари для потреб підприємства з використанням у тому числі власних коштів, він подає Звіт за формою, затвердженою наказом Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 05.12.2012 р. № 1276, а також документи, що підтверджують використання таких коштів.

Згідно з пп. 170.9.2 Податкового кодексу України (далі — ПКУ ), такий звіт подається після «завершення виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, що видала кошти під звіт». Тобто питання відшкодування таких коштів відносяться до майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником і регулюються Цивільним кодексом України (далі — ЦКУ).

Щодо витрат, понесених працівником на госппотреби підприємства або у відрядженні, і підзвітних сум законодавством не встановлено строк виконання зобов’язання в частині повернення підприємством витрачених працівником коштів. У такому випадку згідно з ч. 2 ст. 530 ЦКУ кредитор має право вимагати їх повернення в будь-який час. Боржник повинен виконати такий обов’язок у семиденний строк від дня пред’явлення вимоги.

Важливо: поки працівник не звернеться на підприємство із письмовою вимогою про повернення заборгованості, відлік строку позовної давності щодо заборгованості підприємства перед працівником не починається.

Разом із тим якщо у колдоговорі передбачено термін для компенсації підзвітних сум і витрат, понесених працівником у прив’язці до дня затвердження авансового звіту, тоді починати відлік строку позовної давності необхідно з дня, наступного за днем затвердження такого звіту.

В іншому випадку або у випадку, якщо іншої відправної точки немає, працівник може звернутися на підприємство з письмовою вимогою сплатити йому належне й у разі її порушення звернутися до суду. Строк давності в такому випадку почне відлік із восьмого дня з дати пред’явлення працівником письмової вимоги.

Лист Міндоходів від 01.10.2013 р. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14

Бухгалтерський сервіс «Iнтерактивна бухгалтерія»