Починаючи з 19.07.2017 р. печатка не належить до обов’язкових реквізитів первинного документа. Проте іноді на наявності печатки наполягають як самі контрагенти, так і контролюючі й судові органи. З’ясуймо, хто й коли зобов’язаний ставити відтиск печатки на первинних документах, а коли такої необхідності немає

Нещодавно Парламент у межах остаточного виведення печатки з переліку обов’язкових реквізитів для юросіб прийняв Закон № 1982  , яким було подовжено курс Закону № 1206, та виключено із законодавства вимоги про обов’язкове використання печаток (див. таблицю).

Закон набрав чинності 19 липня. Наразі ж проаналізуймо, як зміниться життя бізнесу та чи справді після набрання чинності цим Законом печатку можна буде викинути в смітник.

 Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними особами — підприємцями» від 23.03.2017 р. № 1982-VIII.

Таблиця

Вплив Закону № 1982 на всіх суб’єктів господарювання

До 19.07.2017 р.

Після 19.07.2017 р.

Суб’єкт господарювання може мати печатки.

(ч. 1 ст. 581 ГКУ)

Суб’єкт господарювання має право використовувати у своїй діяльності печатки. Використання суб’єктом господарювання печатки не є обов’язковим.

Наявність або відсутність відбитка печатки суб’єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків.

(ч.ч. 1 та 3 ст. 581 ГКУ)

Обов’язковість скріплення правочину печаткою може бути визначена за письмовою домовленістю сторін.

(абз. 3 ч. 2 ст. 207 ЦКУ)

абз. 3 ч. 2 ст. 207 ЦКУ виключено

Чи є печатка обов’язковим реквізитом первинного документа

Обов’язкові реквізити первинних документів визначені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (даліЗакон про бухоблік).

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні містити такі обов’язкові реквізити, як:

  • назва документа (форми);
  • дата складання;
  • назва підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст й обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що надають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Як бачимо, печатки серед обов’язкових реквізитів первинних документів немає. Однак у п. 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (даліПоложення № 88), прописана така норма:

 «Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою».

Тобто можливість використання печатки прямо передбачена Положенням № 88. Однак після 19.07.2017 р. норма ч.ч. 1 та 3 ст. 581 ГКУ абсолютно чітко вказує: навіть за наявності печатки суб’єкт господарювання не зобов’язаний її застосовувати.

Нагадаємо

Суб’єктами господарювання є:

1) господарські організації — юридичні особи, створені відповідно до ЦКУ, державні, комунальні й інші підприємства, створені згідно з ГКУ, а також інші юрособи, які провадять господарську діяльність і зареєстровані в установленому законом порядку;

2) громадяни України, іноземці й особи без громадянства, які провадять господарську діяльність і зареєстровані відповідно до закону як підприємці (ч. 2 ст. 55 ГКУ).

Отже, розгляньмо в розрізі фізосіб-підприємців і юросіб, хто та в яких випадках повинен мати печатку.

Чи зобов’язані суб’єкти господарювання мати печатки (до/після 19.07.2017 р.)

Фізособа — суб’єкт господарювання

Загальне правило

Чи використовувати печатку під час здійснення господарської операції, фізособи-підприємці вирішують самостійно (залежно від специфіки діяльності). Адже ст. 128 ГКУ, яка визначає особливості статусу громадянина як суб’єкта господарювання, не містить вимог щодо обов’язкової наявності печатки в такого суб’єкта господарювання. Погоджуються із цим і податківці (підкатегорія 135.01 ресурсу «ЗІР»). Ба більше, про можливість не використовувати печатку для скріплення свого підпису зазначають й інші держоргани: Держкомпідприємництво — у листі від 06.09.2005 р. № 7669 та Мін’юст України — у листі від 01.12.2005 р. № 19-48-92.

Із 19.07.2017 р. норма ч.ч. 1 та 3 ст. 581 ГКУ стала додатковим аргументом на користь «добровільності» використання печатки (у т.ч. якщо печатка в підприємця є, але він не скористався нею під час оформлення документів).

Детальніше про можливі ризики читайте в матеріалах «Наскільки безпечно співпрацювати з підприємцем без печатки» та «На видатковій накладній підприємця стоїть штамп, а не печатка: чи можна підтвердити витрати» газети № 156/2013 та № 170/2014 відповідно.

Винятки: коли наявність печатки в підприємця обов’язкова

Усе залежить від специфіки діяльності суб’єкта господарювання. Наприклад, приватний нотаріус повинен мати печатку із зображенням Державного Герба України, яка містить слова «приватний нотаріус», його прізвище, ім’я та по батькові, назву нотаріального округу. Такий обов’язок прямо передбачений ст. 26 Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 р. № 3425-ХІІ. Відповідно до ч. 3 ст. 97 Закону № 2343-XII , арбітражний керуючий (розпорядник майна, керуючий санацією, ліквідатор) має посвідчення та печатку, опис і порядок використання яких установлює державний орган із питань банкрутства.

 Закон України «Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом» від 14.05.1992 р. № 2343-XII.

Водночас у прикінцевих положеннях Закону № 1982 чітко прописано, що протягом 3-х місяців із дня набрання ним чинності (тобто до 19.10.2017 р.) Кабмін повинен привести свої нормативно-правові акти у відповідність із цим Законом і забезпечити перегляд та приведення міністерствами й іншими центральними органами виконавчої влади їх нормативно-правових актів у відповідність із Законом № 1982.

Отже, не виключаємо, що незабаром кількість винятків у частині обов’язкового використання печаток може поменшати.

Юридична особа

Загальне правило

До 30.10.2014 р., юрособи зобов’язані були використовувати печатки. Такий обов’язок регулювала окрема норма — ч. 2 ст. 207 ЦКУ (у редакції, що діяла до 30.10.2014 р.):

«…правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства, та скріплюється печаткою».

Та вже з 31.10.2014 р. обов’язок мати печатку перевтілився в право. Відповідні зміни до ЦКУ вніс Закон України від 15.04.2014 р. № 1206-VII. Отже, натепер ч. 2 ст. 207 ЦКУ передбачає:

Цитата

«Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його стороною (сторонами).

Правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.

Обов’язковість скріплення правочину печаткою може бути визначена за письмовою домовленістю сторін».

 (ч. 2 ст. 207 ЦКУ)

Починаючи з 19.07.2017 р. останній абзац вказаної вище норми виключено, тож використання печатки стало правом навіть за її наявності.

Коли наявність печатки для юрособи обов’язкова, а коли — ні

Вважаємо, що за таких обставин потрібно керуватися правилами складання первинних документів. Адже пам’ятаймо, що в окремих випадках законодавством передбачено типові форми первинних документів, які підприємство зобов’язане використовувати й дотримуватися правил їх складання.

Детальніше про те, які це типові форми, — у матеріалі «Чи обов’язково використовувати типові форми під час складання первинних документів» газети № 27/2015.

1. Правила складання первинного документа не передбачають наявність печатки.

Маються на увазі первинні документи, для яких не передбачено спеціальних правил складання (типові форми яких не затверджено), а також ті, правила складання яких прямо не передбачають наявність печатки.

Насамперед зазначимо: раніше, коли печатка для юрособи ще була обов’язковою, питання її проставлення на первинних документах усе одно було відкритим. Адже Положення № 88 передбачало право на скріплення особистого підпису печаткою, а не обов’язок (не говорімо наразі про типові форми первинних документів, які підприємство зобов’язане використовувати й керуватися правилами їх складання). Тому якщо правилами складання конкретного первинного документа не передбачалося наявності печатки, частина суб’єктів господарювання користувалася своїм правом і не ставила її відбиток на первинному документі. Інша ж частина «обережних» суб’єктів господарювання все ж проставляла печатки.

Хто був правий у такій ситуації, а хто — ні, важко сказати. Адже навіть думки судових органів не збігаються у відповіді на це запитання.

Так, у більшості ситуацій судові органи доходили висновку, що наявність печатки НЕ обов’язкова та що такі норми мають рекомендаційний характер (див., наприклад, ухвалу ВАСУ від 11.10.2012 р. № К/9991/11172/11, постанови ВГСУ від 07.08.2012 р. у справі № 5009/102/12, від 22.04.2013 р. у справі № 5017/606/2012, від 30.07.2014 р. у справі № 904/689/14 і від 23.12.2014 р. у справі № 910/6242/14).

Отже, у загальному випадку підприємство станом на сьогодні НЕ зобов’язане проставляти відтиск печатки на первинному документі, якщо правила складання такого документа прямо цього не передбачають. Інша ситуація — коли все ж правилами складання чітко передбачено, що має бути печатка. Про це — далі.

2. Правила складання первинного документа чітко передбачають наявність відбитка печатки.

Маються на увазі ті первинні документи, складання яких прямо передбачено окремими нормативно-правовими актами та, відповідно, затверджено їхні типові форми.

Детальніше про те, які це типові форми, — у матеріалі «Чи обов’язково використовувати типові форми під час складання первинних документів» газети № 27/2015.

Для того щоб було зрозуміліше, про що йдеться, розгляньмо цю ситуацію на прикладі прибуткового касового ордера (типової форми № КО-1 , затвердженої постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637, даліПоложення про касові операції).

 Вибір прибуткового касового ордера не випадковий. Адже пп. 2.8 Положення № 88 передбачено:

«Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна передбачаються іншими нормативно-правовими актами». Тобто підприємство зобов’язане використовувати затверджену типову форму № КО-1 і керуватися встановленими правилами її заповнення.

Так, приймання готівки в каси проводиться за прибутковими касовими ордерами (типової форми № КО-1), підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства. Про приймання підприємствами готівки в касу за прибутковими касовими ордерами видається засвідчена відбитком печатки цього підприємства квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера) за підписами головного бухгалтера чи працівника підприємства, котрий на це вповноважений керівником (п. 3.3 Положення про касові операції).

Таке ж правило прописане й у п. 1 ст. 9 Закону про РРО .

 Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР

Наразі під час складання ПКО виникає доволі цікава ситуація, спричинена такою двоякістю норм:

1) юрособа не зобов’язана використовувати печатку згідно із ч. 2 ст. 207 ЦКУ;

2) наявність відбитка печатки на прибутковому касовому ордері передбачена п. 3.3 Положення про касові операції. Про її необхідність зазначають і контролери в підкатегорії 109.15 ресурсу «ЗІР»:

«оскільки форма прибуткового касового ордера передбачає місце печатки, то суб’єкт господарювання при оформленні касового ордера повинен ставити печатку підприємства, а на додатках до нього штамп або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік)».

Із 19.07.2017 р. внесені зміни і до п. 1 ст. 9 Закону про РРО, у наслідок чого з норми зникла фраза про обов’язкове засвідчення печаткою касових документів.

Однак, як бути, якщо вчасно не будуть внесені зміни й до Положення про касові операції? І що важливіше: скільки ще таких нормативних документів, до яких законодавець не встигне або забуде внести зміни у відведений для них 3-місячний строк? Питання риторичне. Тому поки щодо цього ставимо «…».

Висновок: курс законотворця на повне скасування печаток — очевидний, і це безумовно станеться. Однак, допоки всі чинні норми законодавства не приведені у відповідність до цих нововведень, ми радимо уникати такого ризику й ставити печатки на тих документах, де їх наявність поки що прямо передбачена законодавством, якщо, певна річ, у суб’єкта господарювання така печатка є. Якщо ж печатки немає (адже наявність її не обов’язкова), слід готуватися до того, що і контрагенти, і контролери з пересторогою дивитимуться на документи без печатки.

І якщо з контролерами це питання буде вирішено вже після 19.07.2017 р. (детальніше див. матеріал «Поступове відмовлення від печаток триває»), то з точки зору бізнесу суб’єктам господарювання слід надати відповідь на запитання: що важливіше — позбутися печатки та втратити клієнта, для якого наявність відбитка печатки може стати обов’язковою вимогою для співпраці з вами, або ж про всяк випадок сховати печатку в сейф саме на той випадок, коли потрібно буде задовільнити забаганку примхливого клієнта?

Редакція газети

«Інтерактивна бухгалтерія»

Бухгалтерський сервіс «Iнтерактивна бухгалтерія»