Ситуація, коли працівник, повертаючись із відпустки, приносить лікарняний, — явище досить поширене. У такому випадку слід відсторновувати відпускні за період хвороби, а лікарняні, навпаки, нарахувати. Як без помилок провести такі операції в обліку та відобразити у звітності, читайте в нашій публікації

Як оплачують тимчасову непрацездатність у період відпустки

Період тимчасової непрацездатності під час перебування працівника у щорічній відпустці оплачують у звичайному порядку: перші 5 днів — за рахунок роботодавця, решта днів — за рахунок Фонду соціального страхування (далі — ФСС). Розмір лікарняних залежить від страхового стажу та наявності пільгового статусу в застрахованої особи. Словом, усе те ж саме, якби не було жодної відпустки. Докладніше про це див. у статті «Надаємо й оплачуємо лікарняні» (№ 90/2018).

Лікарняний оплачують лише в тому випадку, коли період тимчасової непрацездатності припав на:

  • щорічну відпустку (не важливо — основну чи додаткову);
  • додаткову соціальну відпустку працівникам із дітьми.

За період знаходження в інших відпустках, у т.ч. навчальних, творчих, чорнобильських, наданих учасникам бойових дій, без збереження зарплати, лікарняні не оплачують.

Принагідно завважимо: у якій би відпустці працівник не перебував, йому не надають допомогу по догляду за хворою дитиною до 14 років. Річ у тім, що оплату тимчасової непрацездатності здійснюють за наявності належним чином оформленого листка непрацездатності. А, як передбачено пп. «б» п. 3.15 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом МОЗ України від 13.11.2001 р. № 455 (далі Інструкція № 455), листок непрацездатності не видається для догляду за хворою дитиною в період щорічної (основної та додаткової) відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до 3 років. У п. 3.11 Інструкції № 455 пояснюється, що матері або іншій працюючій особі, яка доглядає за хворою дитиною, листок непрацездатності видається з дня, коли така працююча особа повинна вийти з відпустки і стати до роботи.

Що робити з не використаною у зв’язку із хворобою частиною відпустки

Згідно зі ст. 11 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі Закон про відпустки) і ст. 80 Кодексу законів про працю України (далі КЗпП), у разі тимчасової непрацездатності працівника, підтвердженої лікарняним листом, щорічну відпустку має бути продовжено чи перенесено на інший період. Те саме стосується відпустки на дітей, що знову ж таки підтверджує Мінпраці в листі від 19.02.2009 р. № 34/13/116-09.

Мінсоцполітики в листі від 17.07.2017 р. № 1922/0/101-17/284 звертає увагу на те, що тимчасова непрацездатність працівника, засвідчена листком непрацездатності, є підставою для перенесення або подовження відпустки незалежно від причини, включаючи випадки непрацездатності, зумовлені захворюванням або травмою, унаслідок алкогольного, токсичного сп’яніння чи дії наркотиків.

Крім того, перенести на інший період або подовжити відпуску можна також у разі пред’явлення працівником довідки про проходження обстеження у спеціалізованому лікувально-профілактичному закладі (див. лист Мінпраці від 20.08.2010 р. № 233/18/99-10). Така довідка нарівні із листком непрацездатності є документами, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, на що вказує МОЗ у листі від 26.05.2007 р. № 3.51-4/4272-Д/3-6759.

Рішення про продовження або перенесення відпустки приймається за згодою між найманою особою та роботодавцем.

Працівник зобов’язаний повідомити роботодавця шляхом подання заяви:

  • про своє рішення подовжити чи перенести відпустку на бажаний строк (законодавство не зобов’язує подовжувати відпустку неодмінно на весь період непрацездатності: частину днів можна використати як подовження відпустки, а частину — перенести);
  • про причини подовження або перенесення відпустки (у нашому випадку — тимчасова непрацездатність, не пов’язана з нещасним випадком на виробництві).

Своєю чергою, роботодавець має видати наказ про подовження або перенесення відпустки, унести зміни до графіка відпусток і за потреби — до табеля обліку робочого часу.

У разі невиходу на роботу без попередження роботодавець змушений буде табелювати прогули, що дає підстави для звільнення працівника з посиланням на п. 4 ч.1 ст. 40 КЗпП.

Важливо!

Як випливає із ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки, відпустка подовжується або переноситься тільки у випадку, якщо йдеться про тимчасову непрацездатність власне працівника. Тому її не подовжують і не переносять на період:

  • догляду за хворою дитиною до 14 років;
  • догляду за хворим членом сім’ї;
  • у разі захворювання матері чи іншої особи, яка здійснює догляд за дитиною до 3 років або дитиною-інвалідом до 18 років.

Під час розрахунку кількості днів, що підлягають перенесенню або на які планується продовжити відпустку, зверніть увагу, що до їх низки не входять святкові та неробочі дні, які припали на період хвороби.

Облікові коригування

Їх проводять у місяці, у якому працівник надасть лікарняний лист як документальну підставу для перенесення чи подовження відпустки, а також для оплати періоду непрацездатності.

Подальші дії бухгалтера залежатимуть від того, чи потрібно переобчислювати відпускні. Якщо відпустка подовжується в тому ж місяці, з якого вона розпочиналася, заново проводити розрахунок відпустки не потрібно — береться той же середньоденний заробіток, який розрахували перед відпусткою. Те саме — якщо відпуску переносять усього на декілька днів, але надають другу частину знову ж таки в тому самому місяці, у якому працівник пішов у відпустку перший раз.

Але якщо відпустка переноситься на інший місяць або початок подовження її припадає на наступний місяць, відпускні обчислюють заново — на підставі нового розрахункового періоду. У такому разі необхідно:

  • сторнувати відпускні за календарні дні, що припадають на період непрацездатності, разом із нарахованими на них ЄСВ й утриманими ПДФО та військовим збором;
  • нарахувати лікарняні та провести належні у зв’язку із цим нарахування ЄСВ й утримання ПДФО та військового збору;
  • у випадку подовження відпустки відразу нарахувати заново відпускні на основі нового розрахункового періоду, включаючи до середнього заробітку в т.ч. щойно нараховані лікарняні.

Проте незалежно від того, чи доводилося переобчислювати відпускні, слід обов’язково звернути увагу на:

  • податкову соцпільгу, а саме, чи не втрачає (набуває) працівник право на неї в місяці перерахунку (коригування);
  • максимальну величину бази нарахування єдиного внеску (у 2019 році — 62595 грн). Якщо дохід працівника за місяць перевищує зазначену величину, із суми перевищення ЄСВ не сплачують;
  • якщо база нарахування ЄСВ виявиться меншою за мінзарплату (у 2019 році — 4173 грн), доведеться донарахувати ЄСВ на різницю між мінімальною та фактичною заробітною платою. Увага: це стосується випадку, коли наймана особа працює за основним місцем роботи і не є особою з інвалідністю. Докладніше про донарахування ЄСВ на вказану різницю див. у статті «Мінімальна база нарахування ЄСВ: визначаємо суму різниці та відображаємо у Звіті з ЄСВ» (№ 189/2018).

У випадку перенесення відпустки в працівника може виникнути заборгованість перед підприємством, якщо сума відпускних перевищує суму лікарняних. Таку заборгованість можна утримати за рахунок оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності чи будь-якого іншого найближчого нарахованого доходу працівника.

Далі розгляньмо числовий приклад.

Приклад

Продавцеві-консультантові магазину Левко Т.С. надано частину щорічної основної відпустки — 23 к.дн. за період із 08.04.2019 по 30.04.2019. Вийшовши з відпустки, працівниця надала лікарняний лист, який свідчить про те, що вона хворіла з 15 по 22 квітня. Однак лікарняний був наданий із запізненням, тож Звіт із ЄСВ за квітень уже здали. Зважаючи на це, було прийнято рішення перенести відпустку на літні місяці.

Проведімо необхідні коригування в таблиці з урахуванням таких показників:

  • середньоденний заробіток для розрахунку квітневих відпускних — 460 грн;
  • середньоденний заробіток для розрахунку лікарняних — 490 грн;
  • зарплата за перших 5 робочих днів квітня — 2500 грн;
  • зарплата за травень — 10800 грн.

Таблиця

Відображення в обліку операцій у зв’язку із хворобою працівника за час відпустки

№ з/п

Зміст господарської операції

Бухгалтерський облік

Сума, грн

Дт

Кт

Квітень

1

Нараховано працівникові відпускні:

(460 грн × 23 к.дн.)

471

661

10580,00

2

Нараховано на суму відпускних ЄСВ:

(10580 грн × 22%)

471

651

2327,60

3

Утримано з відпускних:

— ПДФО: 10580 грн × 18%

661

641

1904,40

— військовий збір: 10580 грн × 1,5%

661

642

158,70

4

Перераховано до бюджету:

— ЄСВ

651

311/1*

2327,60

— ПДФО

641

311/1

1904,40

— військовий збір

642

311/1

158,70

5

Перераховано відпускні на картрахунок працівникові:

(10580 грн – 1904,40 грн – 158,70 грн)

661

311/1

8516,90

6

Нараховано зарплату за квітень

93

661

2500,00

7

Нараховано на зарплату ЄСВ:

(2500 грн × 22%)

93

651

550,00

8

Утримано із зарплати:

— ПДФО: 2500 грн × 18%

661

641

450,00

— військовий збір: 2500 грн × 1,5%

661

642

37,50

Травень

9

Перераховано до бюджету:

— ЄСВ

651

311/1

550,00

— ПДФО

641

311/1

450,00

— військовий збір

642

311/1

37,50

10

Перераховано зарплату за квітень на картрахунок працівника:

(2500 грн – 450,00 грн – 37,50 грн)

661

311/1

2012,50

11

Нараховано лікарняні:

— за рахунок підприємства:

(490 грн × 5 к.дн.)

93

663

2450,00

— за рахунок ФСС:

(490 грн × 3 к.дн.)

378

663

1470,00

12

Нараховано ЄСВ на суму лікарняних:

(2450 грн + 1470 грн) × 22%

93

651

862,40

13

Утримано з лікарняних:

— ПДФО з оплати за перші 5 днів непрацездатності:

2450 грн × 18%

663

641

441,00

— ПДФО з лікарняних, які оплачуються за рахунок ФСС:

1470 грн × 18%

663

641

264,60

— військовий збір з оплати за перші 5 днів непрацездатності:

2450 грн × 1,5%

663

642

36,75

— військовий збір із лікарняних, які оплачуються за рахунок ФСС:

1470 грн × 1,5%

663

642

22,05

14

Відкориговано суму відпускних методом «червоного сторно»:

(460 грн × 8 к.дн.)

471

661

3680,00

15

Відкориговано суму ЄСВ, нарахованого на відпускні, методом «червоного сторно»:

(3680 грн × 22%)

471

651

809,60

16

Відкориговано суму утримань з відпускних методом «червоного сторно»:

— ПДФО:

 3680 грн × 18%

661

641

828,00

— військовий збір:

3680 × 1,5%

661

642

55,20

17

Надійшли кошти на виплату допомоги від Фонду на спецрахунок

311/2*

378

1470,00

18

Нараховано зарплату за травень

93

661

10800,00

19

Нараховано на зарплату ЄСВ:

(10800 грн × 22%)

93

651

2376,00

20

Утримано із зарплати:

— ПДФО:

10800 грн × 18%

661

641

1944,00

— військовий збір:

10800 грн × 1,5%

661

642

162,00

Червень

21

Перераховано до бюджету:

— ЄСВ із травневої зарплати і нарахований на лікарняні за мінусом ЄСВ зі сторнованих відпускних:

(2376 грн + 862,40 грн – 809,60 грн)

651

311/1

2428,80

— ПДФО з травневої зарплати й оплати за перші 5 днів непрацездатності за мінусом ПДФО зі сторнованих відпускних:

(1944 грн + 441 грн – 662,40 грн)

641

311/1

1722,60

— ПДФО, утриманий із лікарняних, оплачених за рахунок ФСС:

(470 × 18%)

641

311/2

264,60

— військовий збір із травневої зарплати й оплати за перші 5 днів непрацездатності за мінусом суми військового збору зі сторнованих відпускних:

(162 грн + 36,75 грн – 69 грн)

642

311/1

129,75

— військовий збір, утриманий із лікарняних, оплачених за рахунок ФСС

642

311/2

22,05

22

Перераховано лікарняні зі спецрахунку на картрахунок працівника:

(1470 грн – 264,60 грн – 22,05 грн)

663

311/2

1183,35

23

Перераховано зарплату за травень й оплату за перші 5 днів непрацездатності за мінусом відсторнованих відпускних на картрахунок працівника:

(10800 грн + 2450 – 1944 –162 – 441 – 36,75 – (3680 – 662,40 – 55,20))

661

311/1

7703,85

* На субрахунку 311/1 відображаємо операції за поточним рахунком, на субрахунку 311/2 — за спецрахунком, на який зараховуються кошти від ФСС.

Як відобразити результати коригувань у звітності

Форма № 1ДФ. Оскільки зарплату, відпускні та лікарняні в Податковому розрахунку відображають з однією й тією ж ознакою доходу «101», їх записують одним рядком.

Водночас вважаємо, що на всі три виплати поширюється правило з п. 3.3 Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом Мінфіну України від 13.01.2015 р. № 4:

«Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, повинна бути відображена в податковому розрахунку за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, до податкового розрахунку за I квартал входить заробітна плата за січень, яка нарахована у січні та виплачена в лютому, за лютий (нарахована у лютому та виплачена в березні), за березень (нарахована в березні та виплачена у квітні)».

Загалом можлива ситуація, коли коригування проводять за звітний період, за підсумками якого ф. № 1ДФ уже подано. У такому випадку слід пам’ятати, що коригування — це не виправлення помилки, а нововиявлена обставина, результат якої, як ми вже казали, відображають за фактом надання лікарняного листа. Тому результати коригування відображають у Податковому розрахунку за той період, у якому (а не за який!) його проводять. Такий висновок випливає з пп. 169.4.1 ПКУ, у якому зазначено: у разі нарахування заробітку за час відпустки або перебування на лікарняному нарахований дохід належить до періоду його нарахування.

Звіт із ЄСВ. Облікові коригування відобразяться на таблицях 1 та 6 Звіту за місяць, у якому проводять коригування (у нашому прикладі — травень 2019 року).

У таблиці 1 Звіту з ЄСВ коригування відпускних і нарахування лікарняних відобразяться разом із зарплатою в рядках 1 та 2, а ЄСВ (скоригований та нарахований) — у рядках 3 та 6.

Тепер щодо таблиці 6. На відміну від ф. № 1ДФ, у Звіті з ЄСВ нараховані лікарняні та відсторновані відпускні повинні відноситися до місяця, за який (а не в якому) їх нараховували. Тобто, знову повертаючись до нашого прикладу, у Звіті за підсумками травня слід відобразити коригування відпускних і нарахування лікарняних, зазначивши в реквізиті 11 квітень — «04».

Сторновану суму відпускних відображають одним рядком із кодом типу нарахувань «10» у реквізиті 10 та із зазначенням у реквізитах 17, 18 і 21 суми відпускних та ЄСВ зі знаком «–».

Лікарняні відображають окремим рядком із кодом категорії застрахованої особи «29» у реквізиті 9.

А тепер на основі прикладу заповнимо таблицю 6 до Звіту з ЄСВ за травень 2019 року.

Геннадій ВАСИЛЬЄВ,

головний редактор
газети «Інтерактивна бухгалтерія»