Доволі часто виникає потреба перенести відпустку на інший період або подовжити її в разі настання певних обставин, передбачених законодавством, або за ініціативою роботодавця чи за ініціативою працівника. Для яких відпусток і за яких умов це можливо?

Перенесення відпустки з ініціативи роботодавця чи працівника

Перенесення та подовження щорічних відпусток передбачено ст. 11 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі Закон про відпустки). Щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі:

  • порушення власником або вповноваженим ним органом строку письмового повідомлення працівника про час надання відпустки (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки);
  • несвоєчасної виплати власником або вповноваженим ним органом зарплати працівникові за час щорічної відпустки (ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки).

Щорічна відпустка за ініціативою власника чи вповноваженого ним органу як виняток може бути перенесена згідно із ч. 3 ст. 11 Закону про відпустки на інший період за дотримання таких умов:

  • є письмова згода працівника;
  • перенесення, погоджене з виборним органом первинної профспілки (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом;
  • причина перенесення — надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо відобразитися на нормальному процесі роботи підприємства;
  • частина відпустки тривалістю не менш як 24 к.дн. має бути використана в поточному робочому році.

Перенесення відпустки в разі настання певних обставин

Щорічні основні й додаткові відпустки переносять на інший період або подовжують згідно із ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки в разі:

  • тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку;
  • виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо відповідно до законодавства він звільнений на цей час від основної роботи зі збереженням зарплати;
  • настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
  • збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.

Щодо перенесення щорічних і додаткових відпусток у зв’язку з настанням тимчасової непрацездатності під час відпустки потрібно звернути увагу на таке:

  • відпустка переноситься в разі настання тимчасової непрацездатності працівника, що засвідчено належним чином. У разі надання листка непрацездатності по догляду за хворою дитиною відпустка не підлягає перенесенню;
  • тимчасова непрацездатність працівника, засвідчена листком непрацездатності, є підставою для перенесення відпустки незалежно від причини, включаючи випадки непрацездатності, зумовлені захворюванням або травмою, унаслідок алкогольного, токсичного сп’яніння чи дії наркотиків (див. лист Мінсоцполітики від 17.07.2017 р. № 1922/0/101-17/284);
  • перенести на інший період або подовжити відпуску можна також у разі пред’явлення працівником довідки про проходження обстеження у спеціалізованому лікувально-профілактичному закладі (див. лист Мінпраці від 20.08.2010 р. № 233/18/99-10). Зазначена довідка є документом, що засвідчує тимчасову непрацездатність громадян і прирівнюється до листка непрацездатності, на що вказує лист МОЗ від 26.05.2007 р. № 3.51-4/4272-Д/3-6759.

Які відпустки та в яких випадках можна перенести чи подовжити

Щорічні основні та щорічні додаткові відпустки

Переносити та подовжувати можна щорічні основні відпустки та щорічні додаткові відпустки, передбачені ст. 7 і ст. 8 Закону про відпустки. Серед них й інші щорічні додаткові відпустки, передбачені законодавством (абз. 5 п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про відпустки). Зокрема це щорічні додаткові відпустки, що надаються:

  • державним службовцям і посадовцям органів місцевого самоврядування (залежно від стажу);
  • прокурорам і суддям (залежно від стажу);
  • лікарям дільничних лікарень, головним лікарям і лікарям амбулаторій, розташованих у сільській місцевості, дільничним лікарям-терапевтам, лікарям-педіатрам, дільничним медсестрам територіальних ділянок поліклінік, дільничним медичним сестрам амбулаторій, лікарям загальної практики (сімейним лікарям) та медичним сестрам загальної практики — сімейної медицини, завідувачам терапевтичних і педіатричних відділень поліклінік, керівникам амбулаторій та відділень сімейної медицини, медичним працівникам бригад екстреної (швидкої) медичної допомоги центрів екстреної медичної допомоги та медицини катастроф, медичним працівникам бригад екстреної (швидкої) медичної допомоги станцій екстреної (швидкої) медичної допомоги, медичним працівникам оперативно-диспетчерських служб центрів екстреної медичної допомоги та медицини катастроф, медичним працівникам відділень екстреної (невідкладної) медичної допомоги — 3 к.дн. за безперервну роботу на зазначених посадах у вказаних закладах (пп. «н» ст. 77 Основ законодавства України про охорону здоров’я від 19.11.1992 р. № 2801-XII);
  • одному з батьків дитини-інваліда чи особи, що її замінила, — до 5 днів (ч. 2 ст. 26 Закону України «Про охорону дитинства» від 26.04.2001 р. № 2402-ІІІ);
  • батькам (особам, що їх замінюють) ВІЛ-інфікованих дітей і дітей, що страждають на хворобу, зумовлену ВІЛ, — 10 днів у літній чи інший зручний час до досягнення дитиною 18-річного віку (п. 2. ч. 1 ст. 18 Закону від 12.12.1991 р. № 1972-ХІІ);
  • працівникам, що надають меддопомогу людям, які живуть із ВІЛ, лабораторною діагностикою ВІЛ-інфекції, проведенням наукових досліджень із використанням уніфікованого матеріалу, виробництвом біологічних препаратів для діагностики лікування та профілактики ВІЛ-інфекції (п. 2. ч. 1 ст. 18 Закону від 12.12.1991 р. № 1972-ХІІ).

«Дитячі» відпустки

Додаткові відпустки працівників, які мають дітей, також переносять на інший період або подовжують у порядку, визначеному ст. 11 Закону про відпустки. Тому норма щодо перенесення (подовження) відпусток у разі тимчасової непрацездатності працівника поширюється не лише на випадки надання щорічних додаткових відпусток, а й на додаткові відпустки працівникам, які мають дітей (ч. 7 ст. 20 Закону про відпустки).

На те, що «дитяча» відпустка має бути подовжена на кількість календарних днів хвороби чи перенесена на інший період відповідно до наданого листка непрацездатності, указує й Мінпраці в листі від 19.02.2009 р. № 34/13/116-09.

Чорнобильські відпустки

Додаткова відпустка, що надається на підставі ст. 20 і ст. 21 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.1991 р. № 796-ХІІ, не належить до щорічних. Тож на неї не поширюється право щодо перенесення щорічної відпустки на частини згідно зі ст. 11 Закону про відпустки (див. лист Мінпраці від 17.11.2006 р. № 415/13/116-06).

Додаткова відпустка учасникам бойових дій

Додаткова відпустка, що надається на підставі ст. 162 Закону про відпустки, не належить до щорічних додаткових відпусток, а тому не підлягає перенесенню та подовженню.

Оформлення подовження (перенесення) відпустки у разі хвороби

Якщо працівник захворів під час щорічної чи «дитячої» відпустки, він не може самостійно прийняти рішення про подовження чи перенесення відпустки без погодженням з адміністрацією.

Як оформлюється подовження (перенесення) щорічної та «дитячої» відпустки, роз’яснило Мінсоцполітики в листі від 21.03.2019 р. № 369/0/206-19, а саме:

  • працівник має надати роботодавцеві заяву про подовження (перенесення) відпустки та належним чином оформлений листок непрацездатності;
  • строки, на які переноситься або подовжується відпустка, установлюються за угодою між працівником та роботодавцем;
  • подовження або перенесення відпустки оформляється новим наказом (розпорядженням) керівника на підставі наданого листка тимчасової непрацездатності та заяви працівника;
  • якщо початок подовженої відпустки припадає на наступний місяць (а не той, у якому розпочалася первинно відпустка), то потрібно визначити новий розмір середньої зарплати для оплати подовженої частини відпустки.

Відображаємо перенесення та подовження відпустки у звітності

Звітність із ЄСВ. Перенесення чи подовження відпусток у більшості випадків призводить до необхідності зробити перерахунок ЄСВ і відобразити результати у звітності з ЄСВ. Тому потрібно брати до уваги деякі особливості нарахування ЄСВ на відпускні. Зокрема застосування максимальної величини під час нарахування єдиного внеску на суми оплати щорічної відпустки, період якої становить понад місяць, здійснюється окремо за кожен місяць (пп. 2 п. 3 р. ІV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449).

Під час відображення відпускних у таблиці 6 Форми № Д4 слід зважати на такі нюанси:

  • якщо відпускні нараховують за поточні та наступні місяці, відпускні за кожен місяць показують в окремих рядках;
  • суми, нараховані за дні щорічних і додаткових відпусток, уносять до графи 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» таблиці 6, зазначаючи відповідний місяць і код типу нарахувань «10» — тільки у сумі, що припадає на дні відпустки цього місяця;
  • визначаючи базу нарахування ЄСВ на рівні не менш ніж мін зарплата, відпускні відносять до місяців, за які їх нарахували. Якщо відпускні нараховані за майбутній місяць, то дотримання такої норми перевіряють після нарахування кінцевих доходів за цей місяць;
  • суми, що припадають на дні відпустки наступних місяців, включають до поля наступних місяців і відображають в окремих рядках за першим рядком із кодом типу нарахувань «10»;
  • сторновані суми відпускних, нарахованих у попередніх періодах, уносять із від’ємним значенням.

Як відображати перехідні відпускні у звітності з ЄСВ, ми розповідали у статті «Перехідні відпускні: нараховування ЄСВ, оподаткування, відображення у звітності» (№ 76/2019).

Форма № 1ДФ. Під час обкладення ПДФО потрібно врахувати, що доходи у вигляді зарплати за період її збереження згідно із законодавством, у т.ч. суми відпускних і лікарняних, відносять до відповідних податкових періодів їх нарахування (абз. 3 пп. 169.4.1 ПКУ).

Світлана ЛІСТРОВА,

бухгалтер-експерт