Щорічну відпустку надають працівникам відповідно до графіка відпусток, який складають на початку кожного календарного року. У які строки треба його скласти і які нюанси потрібно врахувати під час його складання?
Чи обов’язково складати графік відпусток
Про обов’язок роботодавця затверджувати графік відпусток працівників зазначено у ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки). Нормами цих нормативних актів передбачено, що черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджує роботодавець за погодженням із виборним органом первинної профспілки (чи її представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.
Складання графіка відпусток — не лише вимога законодавства, він є необхідним документом для організації роботи підприємства. Пояснімо.
По-перше, потрібно спланувати діяльність підприємства й роботу працівників таким чином, щоб відпустки працівників не завадили повноцінній роботі й організації виробничого процесу.
По-друге, саме графік відпусток є документом, на підставі якого розраховують плановий фонд оплати відпусток у 2020 році, а також коефіцієнт резервування для забезпечення відпусток. Адже суму забезпечення на оплату відпусток визначають щомісяця як добуток фактично нарахованої зарплати з урахуванням ЄСВ і відсотка (коефіцієнта резервування) (п. 13 П(С)БО 11 «Зобов’язання»). А створений резерв відпусток можна використати лише на оплату тих відпусток, для забезпечення яких його створювали (п. 16 П(С)БО 11). Виходить, що дані з графіка відпусток певною мірою впливають і на бухгалтерський облік оплати відпусток. На цю тему читайте консультацію «Резерв відпусток: правила обчислення й облік».
По-третє, роботодавець повинен довести графік відпусток до відома працівників (ч. 4 ст. 79 КЗпП). Під час складання графіків ураховують інтереси виробництва, особисті інтереси працівників і можливості їх відпочинку.
Завважимо
Мінпраці вважає, що графіки відпусток повинні складати і фізособа-підприємець, яка має найманих працівників, і підприємство, навіть якщо на ньому працює 3 особи (див. листи Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10, Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15).
Отже, усі роботодавці повинні скласти графіки відпусток і довести їх до відома працівників у встановлені строки. Адже положення КЗпП і Закону про відпустки поширюються на всіх громадян, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності й галузевої належності, а також від того, чи працюють за трудовим договором у фізособи (незалежно від того, скільки осіб у них працює).
Коли потрібно скласти графік відпусток