Суму нарахованих декретних відобразили в таблиці 6 одним рядком: як виправити помилку

Коли заповнювали таблицю 6 додатка 4 звіту по ЄСВ¹ (за липень 2013 р.), то допомогу по вагітності та пологах співробітниці відобразили одним рядком. Після подання звіту дізналися, що суму допомоги потрібно було показувати за кожен місяць декретної відпустки окремо. Як тепер виправити помилку?

ВІДПОВІДЬ: Оскільки тепер строк перебування в декретній відпустці включають у страховий стаж для пенсії, то кількість календарних днів декретної відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами відображається в таблиці 6 додатка 4 окремо за кожен відповідний місяць, що припадає на дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (див. матеріал «Як заповнити таблицю 6 додатка 4: нові офіційні роз’яснення від ПФУ» газети «Інтерактивна бухгалтерія» № 92 з)а 2013 рік). Відповідно, і суми декретних розподіляють окремо за кожен (повний чи неповний) місяць перебування в декретній відпустці (пропорційно кількості календарних днів місяця). Якщо цього не зробити, фіз­особі не включать увесь період декретної відпустки в пенсійний страховий стаж.

Тож помилку потрібно обов’язково виправити. Одразу зауважимо, що механізм виправлення помилки не прописаний у нормативних документах. Принаймні, р. V «Виправлення помилок» Порядку № 22-2 не містить опису виправлення такої помилки. Тож зараз розглянемо три можливі варіанти, якими можна було би виправити ситуацію.

Варіант 1. Скористатися п. 5.2 Порядку № 22-2 і скасувати² в таблиці 6 рядок із нарахованою допомогою по вагітності та пологах, а також одночасно подати таблицю 6 із правильно заповненими рядками та позначкою «початкова». Адже загальні суми в реквізитах 16–18 таблиці 6 додатка 4 не зміняться, і можна говорити, що в сумі нарахованої допомоги й утриманого ЄСВ помилки немає. До того ж Роз’яснення ПФУ від 13.08.2013 р. допускає складення таблиці 6, що скасовується, якщо бухгалтер помилився під час унесення місяця та року, за який проведено нарахування доходу.

Проте на перешкоді може стати п. 5.5 Порядку № 22-2, який дозволяє створювати документи, що скасовуються, до системи персоніфікованого обліку, якщо помилку було допущено в реквізитах, які не зачіпають сум доходу й утриманого ЄСВ.

Крім того, застосовуючи форми, що скасовуються, для таблиці 6 додатка 4, одному рядку зі скасовуючими відомостями повинен відповідати лише один рядок із початковими (правильними) відомостями. У нашому випадку скасовується один рядок, натомість додається декілька. Зазначений варіант порушує правила формування звітів, що скасовуються, для таблиці 6 додатка 4.

Варіант 2. Фактично нам необхідно відсторнувати неправильний рядок попереднього звіту й одночасно відобразити правильні рядки, причому зробити це потрібно методом, який дозволяє змінювати суми нарахованого доходу та ЄСВ у рядках таблиці 6.

Для цього можемо скористатися реквізитом «Код типу нарахувань» таблиці 6. У рядку зі сторнованою сумою декретних необхідно зазначити код типу нарахувань «3», а в нових виправлених рядках — «2». Хоча в нашому випадку виправлення не можна назвати зменшенням надміру нарахованого ЄСВ або його самостійним донарахуванням, і ПФУ не раз наголошував, що зазначені рядки заповнюються лише у випадках самостійно виявленого завищення (заниження) сум страхових внесків (лист ПФУ від 03.03.2011 р. № 4149/05-10).

Проте зазначені коригування зачеплять таблицю 1 додатка 4 (у рядках 6 і 7) і будуть відмічені під час проведення перевірок щодо правильності нарахувань єдиного внеску.

Варіант 3. Механізм відображення від’ємних сум у таблиці 6 додатка 4 регулюється п. 4.9 Порядку № 22-2.

Унесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) допускається лише:

• під час відображення сум перерахунків заробітку (доходу), що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю та відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх періодах;
• під час відображення сторнованих сум відпускних, допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх періодах.

Цей метод можна застосувати й для нашого випадку. Принаймні, Роз’яснення ПФУ від 13.08.2013 р. дозволяють унесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) до реквізиту 16 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» таблиці 6 у разі відображення сторнованих сум допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих у попередніх періодах. Відповідно, реквізит «Код типу нарахувань» уже не використовуємо.

Який це матиме вигляд у таблиці 6, також покажемо на прикладі (усі цифри — умовні).