Як зареєструватися підприємцем: покроковий опис процедури

Якщо фізособа вирішила зареєструватися приватним підприємцем, то відразу постає запитання — із чого розпочати? Тому розгляньмо покрокову процедуру реєстрації ФОПом, а ще проаналізуймо: які документи й куди потрібно подавати для реєстрації, скільки коштів і часу знадобиться для цього

Зареєструватися підприємцем нескладно. Процедуру реєстрації можна умовно поділити на 4 етапи:

1. Вибір системи оподаткування.

2. Подання документів держреєстратору → отримання виписки з Єдиного державного реєстру.

3. Відкриття рахунка в банку (необов’язково).

4. Реєстрація книги обліку доходів (книги обліку доходів і витрат).

Етап І. Види діяльності й система оподаткування

Передусім майбутньому підприємцеві необхідно визначитися, які види діяльності він планує провадити, та підібрати відповідні коди у КВЕД ДК 009:2010. Для чого це треба? Під час реєстрації підприємницької діяльності майбутній підприємець указує обрані КВЕДи у заяві про державну реєстрацію фізичної особи підприємцем (про це йтиметься далі). Потім підприємець може провадити підприємницьку діяльність лише в межах обраних і зареєстрованих ним КВЕДів (особливо актуально для єдинників). Тому підприємцю слід якомога зваженіше поставитися до такої процедури — наперед спрогнозувати, які операції в особи можуть виникнути під час його діяльності, і заздалегідь зареєструвати потрібні КВЕДи для того, аби надалі уникнути внесення змін до реєстраційних даних. Під час вибору потрібних КВЕДів допоможе спеціальний сервіс, розроблений Держстатом України.

До того ж вагомо прорахувати, на якій системі оподаткування економічно вигідніше провадити діяльність: на загальній чи спрощеній.

Загальна система оподаткування вигідніша тим підприємцям, які під час провадження своєї підприємницької діяльності мають значні витрати, адже на цій системі витрати враховуються при розрахунку бази оподаткування. Зазвичай це підприємці, які займаються виробничою діяльністю (придбаваючи сировину для виробництва) або торгівлею товарами, де на переважну частину витрат припадають собівартість продукції, витрати на транспортування, оплату праці тощо.

Спрощену систему оподаткування (єдиний податок) найчастіше обирають підприємці, які мають незначні витрати, адже особливістю такої системи оподаткування є визначення бази оподаткування без урахування витрат. Зазвичай це сфера послуг із незначною питомою вагою витрат або торгівля продукцією власного виробництва (без залучення сировини для її виробництва). Для спрощеної системи оподаткування (1–3 групи платників єдиного податку) є чимало обмежень як у частині видів діяльності, кількості найманих працівників, так і в частині граничного обсягу річного доходу.

З детальнішою інформацією про переваги, недоліки й обмеження загальної та спрощеної систем оподаткування можна ознайомитись у статті «Яку систему оподаткування обрати під час реєстрації підприємця: порівняльна характеристика» газети № 38/2016.

Також звертаємо увагу, що нині фізособи-фермери можуть обрати четверту групу платників єдиного податку. До неї належать фізичні особи — підприємці, які провадять діяльність лише в межах фермерського господарства, зареєстрованого відповідно до Закону України «Про фермерське господарство» від 19.06.2003 р. № 973-IV (далі — Закон № 973), за умови виконання сукупності таких вимог:

• здійснюють лише вирощування, відгодовування сільськогосподарської продукції, збирання, вилов, переробку такої власновирощеної або відгодованої продукції та її продаж;
• провадять господарську діяльність (окрім постачання) за місцем податкової адреси;
• не використовують працю найманих осіб;
• членами фермерського господарства такої фізичної особи є лише члени її сім’ї у визначенні ч. 2 ст. 3 Сімейного кодексу України;
• площа сільськогосподарських угідь і/або земель водного фонду у власності та/або користуванні членів фермерського господарства становить не менш як 2 га, але не більш як 20 га (п. 291.4 ПКУ).

Етап ІІ. Подання документів до держреєстратора

Для реєстрації фізособа може звернутися із заявою до суб’єкта держреєстрації або до нотаріуса (далі — держреєстратор). Заяву та відповідні документи для державної реєстрації можна подавати в паперовій або в електронній формі (п. 1 р. ІІ Порядку державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, затвердженого наказом Мін’юсту України від 09.02.2016 р. № 359/5, далі — Порядок № 359/5, ст. 14 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 р. № 755-IV, далі — Закон № 755).

Реєстраційні документи в паперовій формі можна подати:

• особисто;
• поштовим відправленням (з описом вкладення);
• через представника (уповноважену особу).

У разі якщо майбутній підприємець подає реєстраційні документи держреєстратору особисто, він має пред’явити документ, що відповідно до закону посвідчує особу (наприклад, паспорт громадянина України).

Коли такі документи подають держреєстратору поштовим відправленням, справжність підпису заявника на заяві про державну реєстрацію має бути нотаріально засвідчена.

Якщо ж реєстраційні документи подають через представника, доведеться додатково надати примірник оригіналу (нотаріально засвідчену копію) документа, що підтверджує його повноваження (крім випадку, коли відомості про повноваження цього представника містяться в Єдиному державному реєстрі) (ст.ст. 14, 15 Закону № 755).

Для проведення державної реєстрації фізичної особи підприємцем подають такі документи (ч. 1 ст. 18 Закону № 755):

1) заяву про державну реєстрацію фізичної особи підприємцем (форма 10 затверджена наказом Мін’юсту України від 18.11.2016 р. № 3268/5);

2) заяву про обрання фізичною особою спрощеної системи оподаткування, форму якої затверджено наказом Мінфіну України від 20.12.2011 р. № 1675, та/або реєстраційну заяву про добровільну реєстрацію як платника податку на додану вартість, форма № 1-ПДВ якої затверджено наказом Мінфіну України від 14.11.2014 р. № 1130, — за бажанням заявника;

3) нотаріально засвідчену письмову згоду батьків (усиновлювачів) або піклувальника чи органу опіки та піклування — для фізичної особи, яка досягла 16 років і воліє займатися підприємницькою діяльністю, але не має повної цивільної дієздатності;

4) договір (декларацію) про створення сімейного фермерського господарства — у разі державної реєстрації фізичної особи, яка самостійно або із членами сім’ї створює сімейне фермерське господарство відповідно до Закону № 973-IV.

Інші додаткові документи для проведення реєстраційних дій вимагати заборонено. Утім, зважаючи на практику, заявнику може знадобитися ще й копія документа про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків.

Укотре нагадаємо: під час подання реєстраційних документів через представника до пакета паперів також доведеться долучити примірник оригіналу (нотаріально засвідчену копію) документа, що підтверджує його повноваження (наприклад, довіреності) (ч. 2 ст. 14 Закону № 755).

Як альтернативу можна використати онлайн-реєстрацію підприємцем. Особливості проведення державної реєстрації за заявами в електронній формі викладено в р. IV Порядку № 359/5. Відповідний електронний сервіс й інструкції розміщено на офіційному сайті Мін’юсту. Не вдаватимемося в деталі цього процесу, проте завважимо, що для ідентифікації фізичної особи за таких обставин використовується електронний цифровий підпис. Тобто на момент бажаного подання всіх необхідних реєстраційних документів через електронний сервіс Мін’юсту фізична особа повинна отримати електронний цифровий підпис.

Декілька слів про правила заповнення реєстраційних документів, установлені ч. 1 ст. 15 Закону № 755:

• документи мають бути викладені державною мовою та додатково, за бажанням заявника, — іншою мовою (за винятком заяви про державну реєстрацію, яку заповнюють лише державною мовою);
• текст документів має бути написаний розбірливо (машинодруком або від руки друкованими літерами);
• документи не повинні містити підчищення або дописки, закреслені слова й інші виправлення, не обумовлені в них, орфографічні й арифметичні помилки, заповнюватись олівцем, а також містити пошкодження, які не дають змоги однозначно тлумачити їх зміст;
• документи в електронній формі повинні бути оформлені згідно з вимогами, визначеними законодавством;
• заява про державну реєстрацію підписується заявником. У разі подання заяви про державну реєстрацію поштовим відправленням справжність підпису заявника має бути нотаріально засвідчена.

Існує низка підстав, коли держреєстратор може призупинити розгляд реєстраційних документів, поданих для державної реєстрації (на 15 к.дн. із дати їх призупинення, ч. 1 ст. 27 Закону № 755). До них серед іншого належать:

• подання документів не в повному обсязі, передбаченому Законом № 755;
• невідповідність таких документів вимогам, установленим ст. 15 Закону № 755 (див. вище).

Призупинення розгляду документів з інших підстав, аніж передбачено ст. 27 Закону № 755, заборонено.

Повідомлення про призупинення розгляду документів із зазначенням строку та виключного переліку підстав для його призупинення та відповідне рішення держреєстратора розміщуються на порталі електронних сервісів у день призупинення та надсилаються заявнику на адресу його електронної пошти. Якщо фізособа подасть документи, необхідні для усунення підстав для призупинення розгляду реєстраційних документів, строк розгляду документів поновлять (ч.ч. 4–7 ст. 27 Закону № 755).

До того ж фізособі можуть відмовити в держреєстрації підприємцем. Можливі підстави для цього прописані у ч. 2 ст. 28 Закону № 755:

• документи подані особою, яка не має на це повноважень;
• у Єдиному державному реєстрі містяться відомості про судове рішення щодо заборони в проведенні реєстраційної дії;
• не усунено підстави для призупинення розгляду документів протягом установленого строку;
• наявні обмеження на провадження підприємницької діяльності, установлені законом;
• наявність у Єдиному державному реєстрі запису про те, що фізична особа вже зареєстрована як фізична особа — підприємець;
• подані документи суперечать вимогам законів України.

Відмова в держреєстрації підприємцем з інших підстав не допускається. Після усунення причин, що слугували підставою для відмови в держреєстрації, фізособа може повторно подати документи для державної реєстрації.

Певна річ, що для провадження підприємницької діяльності зареєстрованому підприємцю необхідно потрапити на облік:

• в орган ДФС — як платник податків і зборів;
• до Пенсійного фонду — як платник ЄСВ;
• до органу статистики.

Нічого складного у цьому немає, адже взяття на такий облік не вимагатиме від підприємця суттєвих зусиль.

Постановка на облік у Податковій, Пенсійному фонді й органі статистики

Цей етап відбувається автоматично без участі підприємця. Держреєстратор після внесення відомостей про реєстрацію фізособи-підприємця до Єдиного державного реєстру, тобто в день проведення реєстраційної дії, самостійно передає інформацію про реєстрацію підприємницької діяльності до органів ДФС, ПФУ й статистики для постановки на облік (ч. 2 ст. 13 Закону № 755).

Постановка на облік в органах ДФС. Узяття на облік підприємця в податкових органах за основним місцем обліку проводиться в день отримання від держреєстратора відомостей про державну реєстрацію фізособи-підприємця та здійснюється датою внесення даних до Реєстру самозайнятих осіб. Цього ж дня податкова передає назад держреєстратору інформацію про постановку підприємця на облік (п.п. 6.4, 6.5 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 р. № 1588).

Власне, підприємцю до органу ДФС йти не потрібно. Узяття на облік відбувається автоматично, інформація про це вказується у виписці з Єдиного державного реєстру, яку підприємець отримує від держреєстратора.

Вище ми зазначали, що разом із реєстраційною заявою на проведення держреєстрації майбутній підприємець може подати держреєстратору й заяву щодо обрання спрощеної системи оподаткування. За таких обставин держреєстратор передає до органів ДФС разом із відомостями про проведення держреєстрації підприємницької діяльності копію заяви про обрання спрощеної системи оподаткування в електронній формі (ч.2 ст. 13 Закону № 755, п. 299.4, пп. 298.1.1 ПКУ).

У такому випадку орган ДФС здійснює реєстрацію підприємця як платника єдиного податку протягом двох робочих днів із дати отримання нею електронної копії заяви (пп.пп. 298.1.2, 298.8.5, п. 299.4 ПКУ).

За бажанням зареєстрований платник єдиного податку може безоплатно та безумовно отримати витяг із реєстру платників єдиного податку (п. 299.9 ПКУ). Цей витяг підтверджує підприємницький статус єдинника, однак таку інформацію можна перевірити в будь-який момент на сайті ДФС у реєстрі платників єдиного податку. Строк надання витягу не має перевищувати одного робочого дня із дня надходження запиту. Витяг діє до внесення змін у реєстр.

Якщо підприємець бажає стати платником ПДВ, він або подає відповідну заяву про добровільну реєстрацію як платника ПДВ разом із реєстраційною заявою держреєстратору, або згодом особисто до органів ДФС за місцезнаходженням (місцем проживання) особи.

За відсутності підстав для відмови в реєстрації особи як платника ПДВ контролюючий орган зобов’язаний протягом трьох робочих днів після надходження реєстраційної заяви до контролюючого органу внести до реєстру платників податку запис про реєстрацію такої особи як платника ПДВ (п. 183.9 ПКУ).

Постановка на облік у ПФУ. Узяття на облік фізособи-підприємця в Пенсійному фонді за місцем проживання особи як платника ЄСВ здійснюється не пізніше наступного робочого дня із дня отримання зазначених відомостей органами Пенсійного фонду від держреєстратора (п. 2.2 Порядку взяття на облік та зняття з обліку в органах Пенсійного фонду України платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Правління ПФУ від 27.09.2010 р. № 21-6).

Узяття на облік підприємців, на яких поширюється дія Закону № 755, підтверджується випискою з Єдиного державного реєстру, що видається підприємцеві держреєстратором. У виписці вказується також присвоєний підприємцеві клас професійного ризику виробництва. Тому для підприємців, які мають виписку із Єдиного державного реєстру, немає потреби отримувати повідомлення про взяття їх на облік у ПФУ та присвоєння класу профризику. Таке повідомлення за формою № 2-ЄСВ надсилається (вручається) контролюючим органом тим платникам ЄСВ, на яких не поширюється дія Закону № 755 (п. 4 р. ІІІ Порядку обліку платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.11.2014 р. № 1162).

Щодо постановки на облік в органах статистики, то вона відбувається також без участі підприємця. У виписці з Єдиного державного реєстру указуються дата й номер запису про взяття підприємця на облік в органі статистики.

Завершення процедури державної реєстрації підприємницької діяльності

Після отримання інформації від органів ДФС, Пенсійного фонду та статистики про взяття підприємця на облік держреєстратор формує виписку із Єдиного державного реєстру.

Нині отримати виписку з Єдиного державного реєстру з даними про проведення державної реєстрації фізичної особи — підприємця та взяття на облік в органах ДФС можна не пізніше наступного робочого дня з дня подання відповідних реєстраційних документів державному реєстратору. Таку виписку розміщують на порталі електронних сервісів у день проведення державної реєстрації. Якщо заяву про держреєстрацію подавали в паперовій формі, за бажанням заявника виписку з Єдиного державного реєстру нададуть у паперовій формі (з підписом та печаткою держреєстратора) (п. 15 р. II Порядку № 359/5, ч. 1 ст. 26, ч. 4 ст. 11, ч. 2 ст. 25 Закону № 755). Перелік інформації, яку вказують у виписці з Єдиного державного реєстру, наведено в п. 1 р. VII Порядку надання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань, затвердженого наказом Мін’юсту України від 10.06.2016 р. № 1657/5. Серед іншого у виписці з Єдиного державного реєстру відображають:

• номер, дату й час формування виписки;
• відомості про державного реєстратора, який сформував виписку;
• ім’я та по батькові (за наявності) фізичної особи — підприємця;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта) фізичної особи — підприємця;
• місцезнаходження (місце проживання або іншу адресу, за якою здійснюється зв’язок із фізичною особою — підприємцем) фізичної особи — підприємця;
• відомості, отримані в порядку інформаційної взаємодії між Єдиним державним реєстром та інформаційними системами державних органів:
  • дату запису про взяття на облік, назву й ідентифікаційний код органу державної статистики, у якому фізична особа — підприємець перебуває на обліку;
  • дату й номер запису про взяття на облік як платника податків і зборів, платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, назву й ідентифікаційний код органу ДФС, у якому фізична особа — підприємець перебуває на обліку;
  • клас професійного ризику виробництва платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування за основним видом його економічної діяльності;
  • дату й номер запису в Єдиному державному реєстрі про проведення державної реєстрації фізичної особи — підприємця;
  • види діяльності;
  • інформацію для здійснення зв’язку з фізичною особою — підприємцем: телефон, адресу електронної пошти.

Етап ІІІ. Відкриття підприємницького рахунка в банку

Фізособи мають право (але не зобов’язані) відкривати рахунки в банках для провадження підприємницької діяльності (п. 1.3 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління Нацбанку України від 12.11.2003 р. № 492, далі — Інструкція № 492).

Наявність підприємницького поточного рахунка в одному банку не позбавляє підприємця права відкривати такі рахунки в інших банках, якщо вони йому потрібні.

Банк відкриває клієнтові поточний рахунок за договором банківського рахунка. Під час відкриття рахунка й укладання договору підприємець обов’язково проходить процедуру ідентифікації та верифікації. Водночас згідно з п. 69.7 ПКУ фізичні особи — підприємці й особи, які провадять незалежну професійну діяльність, зобов’язані повідомляти про свій статус банки й інші фінансові установи, у яких такі особи відкривають рахунки.

Для відкриття підприємницького поточного рахунка в банку, у якому у підприємця ще немає рахунків, він повинен (п.п. 1,8, 3.1, 3.4 Інструкції № 492):

• пред’явити паспорт (або інший документ, що посвідчує особу), а також документ, що засвідчує його реєстрацію в Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків;
• подати заяву про відкриття поточного рахунка (додаток 2 до Інструкції № 492), що підписана фізичною особою — підприємцем або її представником.

Представник підприємця також має подати документи, що підтверджують його повноваження й відповідно до законодавства України можуть бути використаними на території України для укладення правочинів.

Усі підприємницькі рахунки підлягають обов’язковому взяттю на облік у фіскальних органах за місцем реєстрації підприємця (ст. 69 ПКУ).

У день відкриття рахунка підприємцю банк надсилає до податкового органу, у якому такий підприємець обліковується як платник податків, повідомлення про відкриття рахунка (п. 1.14 Інструкції № 492, п. 69.2 ПКУ). Своєю чергою, податковий орган не пізніше наступного робочого дня з дня отримання повідомлення від банку про відкриття рахунка зобов’язаний надіслати банку повідомлення про взяття рахунка на облік або про відмову в узятті рахунка на облік із зазначенням підстав для відмови (п. 69.3 ПКУ).

Етап ІV. Реєстрація Книги обліку

Незалежно від вибраної системи оподаткування, підприємці повинні вести облік результатів своєї господарської діяльності.

Підприємці-загальносистемники ведуть книгу обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, окрім осіб, що вибрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджену наказом Міндоходів від 16.09.2013 р. № 481.

Підприємці-єдинники груп 1–3 (неплатники ПДВ) ведуть книгу обліку доходів. Єдинники групи 3 — платники ПДВ — книгу обліку доходів і витрат. Обидві книги затверджені наказом Мінфіну від 19.06.2015 р. № 579.

І загальносистемникам, і єдинникам дозволено вести книгу або в паперовому, або в електронному вигляді. У разі обрання підприємцем ведення книги в електронній формі йому попередньо необхідно отримати посилені сертифікати відкритих ключів, сформовані акредитованими центрами сертифікації ключів, й укласти договір про визнання електронних документів з контролюючим органом.

Фізособи-підприємці зобов’язані зареєструвати книги в органі ДФС, у якому вони перебувають на обліку в порядку, передбаченому згаданими вище наказами. За нереєстрацію (неведення) відповідних книг, на думку фіскальних органів, до підприємців мусять застосовуватися штрафні санкції, передбачені ст. 121 ПКУ (510 грн, а за повторне порушення протягом року — 1020 грн) і ст. 164¹ Кодексу України про адміністративні правопорушення (попередження або штраф від 3 до 8 НМДГ, а в разі накладення штрафу протягом року за те саме порушення — від 5 до 8 НМДГ) — див. роз’яснення з категорій 103.13 та 105.13 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua).

Особливості реєстрації платником єдиного податку

У разі якщо підприємець не подавав заяви держреєстратору про обрання спрощеної системи оподаткування, це абсолютно не означає, що він не може стати єдинником. Підприємець може подати таку заяву безпосередньо до податкового органу за місцем своєї реєстрації (пп. 298.1.1 ПКУ).

Фізособи-підприємці, що до закінчення місяця, у якому відбулася їх державна реєстрація, подали заяву про обрання групи 1 або 2 єдиного податку, вважаються платниками єдиного податку з першого числа місяця, наступного за місяцем, у якому відбулася державна реєстрація.

Фізособи-підприємці, які планують працювати єдинниками групи 3, повинні подати заяву протягом 10 днів із дня їх державної реєстрації. У такому випадку вони вважаються платниками єдиного податку з дня їх державної реєстрації (пп. 298.1.2 ПКУ).

Зареєстровані в установленому порядку фізичні особи — підприємці, що до закінчення місяця, у якому відбулася державна реєстрація, подали заяву про обрання спрощеної системи оподаткування та ставки єдиного податку, установленої для групи 4, вважаються платниками єдиного податку з дня державної реєстрації (пп. 298.8.5 ПКУ).

Якщо ж підприємець не встиг подати заяву в зазначені вище строки, він утрачає статус новоствореного підприємця й тепер може стати єдинником у загальному порядку — шляхом подання заяви до контролюючого органу не пізніше ніж за 15 к.дн. до початку наступного календарного кварталу.