Підприємство користується майном працівника: пошук оптимального рішення

Наразі розглянемо ситуацію, коли підприємство у виробничих цілях користується майном працівника. Зрозуміло, що йтиметься про речі, визначені індивідуальними ознаками (інструменти, обладнання, автотранспорт). На практиці ця ситуація виникає доволі часто. Потрібно лише визначитися, яким договором краще оформити такі відносини. Серед варіантів: договір оренди (найму) та компенсація в порядку, визначеному ст. 125 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП). Який із варіантів буде вигіднішим для підприємства з точки зору оподаткування, зараз і розглянемо

Компенсація за використання майна працівника

Такий варіант, як правило, обирають, коли виникає короткотермінова потреба у використанні майна працівника, або коли працівник відмовляється укладати договір оренди.

Юридична сторона. Право працівника на компенсацію за використання інструментів для потреб підприємства встановлено ст. 125 КЗпП. Однак проблема в тому, що в цій нормі йдеться лише про інструменти. І на думку авторів¹ Науково-практичного коментаря, КЗпП не передбачає можливості компенсації працівникам за використання для потреб підприємства такого майна, як механізми, верстати, машини, у тому числі автомобілі. Деякі суди² також притримуються такої думки.

Ми ж вважаємо, що укладати з працівником договір використання особистого автомобіля, застосовуючи ст. 125 КЗпП, можна. Тільки в договорі обов’язково потрібно зазначити, що його укладено по аналогії зі ст. 125 КЗпП, а право так вчинити³ надано ст. 8 Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ). Детальніше цю ситуацію ми розглядали в матеріалі «Компенсація за використання власного автомобіля для потреб підприємства» газети «Інтерактивна бухгалтерія» № 37 за 2013 рік.

Податок на прибуток (компенсація за використання майна). Включити компенсаційні виплати в податкові витрати буде досить проблематично. На думку податківців, це просто неможливо (підкатегорія 102.07.17 ЄБПЗ⁴), оскільки такі виплати не відносяться ні до фонду оплати праці (п. 3.22 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5), ні до операцій лізингу (оренди). Податківці не бачать інших підстав для віднесення компенсаційних витрат до податкових. Дивно, адже використовувати майно підприємство збирається саме в рамках госпдіяльності, а пп. 138.12.2 ПКУ дозволяє включати будь-які інші витрати господарської діяльності, для яких прямо не встановлено заборон або обмежень.

Податок на прибуток (витрати на обслуговування майна).

Найбільше проблем виникає саме з вартістю пального, яке було використане автомобілями. На практиці застосовують два способи забезпечення автомобілів пальним:

Варіант 1. Підприємство самостійно сплачує вартість бензину.

Варіант 2. Працівник заправляє авто власним коштом, який підприємство компенсує фізособі на підставі авансового звіту⁵.

Обидва варіанти податківців не влаштовують. Вони не визнають такі витрати на пальне в складі податкових витрат і вважають вартість такого пального додатковим благом працівника. Причому аргументація податківців йде від зворотного: податкові витрати відсутні, тому що вони є фінансуванням особистих потреб фізособи.

Добре, що хоч суди на боці платників податків. Зокрема, можна виділити постанови Окружного адміністративного суду АР Крим від 20.12.2012 р. у справі №2а-778/12/0170/13, Рівненського окружного адміністративного суду від 14.06.2013 р. у справі № 817/1691/13-а, Херсонського окружного адміністративного суду від 17.09.2012 р. у справі № 2-а-2002/12/2170.

У цих постановах суди доходять висновку: у разі компенсації вартості використаного пального (якщо воно витрачене в межах господарської діяльності) додаткового блага не виникає.

Тобто використання пального для господарських потреб не буде фінансуванням особистих потреб фізособи, а, відповідно, і право на податкові витрати (як на суму компенсації, так і на вартість пального) зберігається за підприємством. Єдине, на що потрібно звернути увагу, — документальне підтвердження. Обов’язково мають бути укладені договори на компенсацію використання майна працівника та наявні підтвердні документи на використання пального в господарських цілях.

ПДФО. Сума компенсації за використання майна працівника для обкладення податком на доходи вважається додатковим благом (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ), тож із цієї суми потрібно утримати ПДФО. У податковому розрахунку форми № 1ДФ дохід фіз­особи відобразять під ознакою «126».

Щодо пального, витраченого для господарських потреб, — воно вже не входить до доходу працівника. Податківці можуть бути іншої думки, та судова практика (про що ми зазначали вище) переважно на боці платників податків. Потрібно лишень подбати про належне документальне оформлення.

ЄСВ. Сплачувати ЄСВ із компенсації за використання майна не потрібно, тому що компенсація не входить до фонду оплати праці. До того ж сума компенсації виплачується не за виконання робіт (надання послуг), а за користування майном фізособи.

Договір оренди

Юридична сторона. Тут простіше, аніж із компенсацією за використання майна, оскільки власне договір найму (оренди) чітко визначений як цивільно-правові відносини та регламентований главою 58 ЦКУ. Серед мінусів — нотаріальне посвідчення договору оренди автомобіля (ст. 799 ЦКУ). Це правило діє, якщо одна зі сторін договору є фізособою-непідприємцем.

Податок на прибуток. Договір оренди дає платнику податків низку переваг. Адже підприємство має право на включення в податкові витрати не лише вартості оренди (п. 153.7 ПКУ), але й вартості обслуговування орендованого майна. Окрім цього, якщо об’єктом оренди є основний засіб, підприємство вправі збільшити податкові витрати на вартість ремонту такого об’єкту (у межах 10% ліміту п. 146.12 ПКУ) і навіть створити окремий об’єкт основних засобів (п. 146.19 ПКУ).

Заперечень зі сторони податківців щодо податкових витрат не буде. Тільки не забувайте, що для того щоб віднести ремонт орендованих основних засобів до витрат, договір оренди повинен містити обов’язок або передбачати право орендаря здійснювати ремонти та/або поліпшення об’єкта оперативної оренди (лізингу) (п. 146.19 ПКУ).

ПДФО. Сума оплати за договором оренди включається в загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід фізособи як винагорода, нарахована (виплачена) відповідно до умов цивільно-правового договору (пп. 164.2.2 ПКУ). У формі № 1ДФ дохід відобразять під ознакою «102».

ЄСВ. Хоча дохід працівника отриманий у рамках цивільно-правового договору, нараховувати та/або утримувати ЄСВ не потрібно, адже винагорода виплачується не за виконання робіт (надання послуг), а за користування майном фізособи. Аналогічна думка Міндоходів викладена в підкатегорії 301.03 ЄБПЗ.