Порядок відображення в бухгалтерському обліку витрат у закордонному відрядженні залежить від багатьох факторів. Передусім — чи вся сума авансу була використана у відрядженні, чи ні. А також який курс валют діяв на дату видачі інвалютного авансу на відрядження та на дату затвердження авансового звіту. На практиці зазвичай виникають 3 типові ситуації, коли:
1) сума фактично використаних грошових коштів дорівнює сумі виданого авансу;
2) було використано більше грошових коштів, аніж розмір виданого авансу;
3) залишилася невикористаною частина інвалютного авансу.
Розгляньмо особливості обліку для кожної із ситуацій

Відображаючи в бухобліку витрати у закордонному відрядженні, підприємство фіксує 2 операції:

1) виникнення дебіторської заборгованості за дебетом субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» (видача авансу на відрядження)

та

2) погашення такої заборгованості за кредитом субрахунку 372 (на підставі затвердженого авансового звіту).

Це випливає з п. 5 П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів»: операції в інвалюті відображають у валюті звітності шляхом перерахунку суми в інвалюті із застосуванням валютного курсу на дату здійснення операції (дату визнання активів, зобов’язань, власного капіталу, доходів і витрат).

Тим часом витрати визнає підприємство в бухобліку саме на дату затвердження авансового звіту: Дт 23 (91, 92, 93, 94) Кт 372.

Отже, на рахунках бухобліку такі операції відображатимуть уже з перерахунком у гривні за відповідним курсом залежно від ситуації.

Проаналізуймо кожну ситуацію окремо.

Ситуація 1. Фактична сума витрат = Сумі виданого авансу

У такому випадку фактичну суму витрат відрядженого працівника в межах виданого авансу відображатимуть у бухобліку за курсом НБУ на дату видачі авансу (п.п. 5–6 П(С)БО 21). Оскільки на дату видачі авансу працівникові, на нашу думку, виникає дебіторська негрошова заборгованість (немонетарна стаття), то щодо неї перерахунок валюти не здійснюють (курсові різниці не виникають) (п.п. 7, 8 П(С)БО 21) (див. приклад 1).