Чи потрібен авансовий звіт, якщо кошти не витрачалися

Підприємство направило працівника у службове відрядження, і попередньо видало аванс на відрядження в розмірі 700 грн. Але у зв’язку зі скасуванням відрядження працівник повернув невикористані кошти в повній сумі (700 грн) до каси підприємства. Чи потрібно в такому випадку складати авансовий звіт?

ВІДПОВІДЬ: Однозначної відповіді на це запитання законодавство не надає. Однак ми вважаємо, що в такому випадку не зайвим буде скласти авансовий звіт. Пояснімо.

Якщо розглядати ситуацію загалом, працівникові, який не використав грошових коштів, виданих йому на відрядження, немає потреби звітувати про їхнє використання, адже разом зі звітом про використання грошових коштів, виданих на відрядження чи під звіт, подаються документи в оригіналі, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат (п. 11 р. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59). Оскільки жодних витрат не понесено, підтвердних документів про витрачання грошових коштів немає, то й звіт подавати не треба.

Однак звернімося до інших норм законодавства.

По-перше, відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ, звіт про використання грошових коштів, виданих на відрядження чи під звіт, подається до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

• завершує таке відрядження;
• завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням і за рахунок особи, що видала грошові кошти під звіт.

Отже, про можливість неподання авансового звіту в ПКУ не йдеться.

По-друге, у п. 19 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148, зазначено: звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюється згідно із законодавством України. Водночас у п. 20 уточнено: довірені особи, які одержали готівку з поточного рахунка із застосуванням платіжного засобу, подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання грошових коштів разом із підтвердними документами.

По-третє, Порядком складання звіту про використання грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженим наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841 (далі — Порядок № 841), визначено: Звіт складається платником податку (підзвітною особою), що отримав такі грошові кошти на підприємствах усіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи (п. 6 Порядку № 841).