Організація безготівкових розрахунків в ОСББ

Перше запитання, яке постає в «неофітів» від ОСББ, — чи слід відкривати поточний рахунок в установі банку? Відповідно до п. 4 ст. 62 Господарського кодексу України (далі — ГКУ), наявність рахунка в установі банку є обов’язковою. Аналогічну норму містить і ч. 6 ст. 4 Закону України «Про об’єднання співвласників багатоквартирного будинку» від 29.11.2001 р. № 2866-III (далі — Закон про ОСББ). Окрім того, відсутність рахунка в переважній більшості випадків буде причиною низки порушень, передусім у сфері готівкового обігу, штрафні санкції за порушення норм котрого значно перевищують інші види покарань для юридичних осіб. Отже, банківський рахунок для ОСББ є, без перебільшення, життєво необхідним.

Як обрати банк

Існує 3 критерії, за якими можна обрати банк для відкриття рахунка:

1. Надійність установи банку.

2. Вартість банківських послуг та їх якість. Для цього критерію важливо визначити коло операцій, які найчастіше здійснюватиме ОСББ, і порівняти їх вартість у декількох банківських установах.

Типовими операціями ОСББ найчастіше є:

• унесення готівки на поточний рахунок у банку з каси ОСББ;
• унесення готівки особисто співвласниками. Може здійснюватись як до банку, де відкрито рахунок ОСББ, так і за посередництвом іншого банку (така операція — це додаткові витрати або співвласників, або ОСББ, або обох);
• переказ коштів співвласниками з власних банківських рахунків (платіжних карт) або з місця праці співвласників;
• зарахування інших готівкових і безготівкових переказів;
• переказ коштів із банківського рахунка для оплати комунальних платежів, оплати інших витрат ОСББ: придбання товарно-матеріальних цінностей, робіт, послуг, сплата податків і зборів тощо;
• видача готівки для зарахування в касу ОСББ для виплати заробітної плати працівникам, на господарські витрати (придбання канцтоварів тощо), фінансування витрат на відрядження працівників ОСББ.

Вартість саме цих банківських послуг слід порівнювати в різних установах банків.

3. Обсяг (у гривнях) тих або інших операцій.

Банки можуть установлювати вартість послуг по-різному, приміром:

1) у відсотках до суми операції. Відсоток може бути фіксованим або змінюватися залежно від суми, найчастіше зменшуватися — чим більша сума, тим менший відсоток, із установленням або без установлення граничної мінімальної/максимальної вартості операції. Наприклад, вартість послуги за видачу готівки з поточного рахунка може бути встановлена таким чином: 1% від суми виданої готівки, але не менше 5 грн і не більше 1000 грн;

2) фіксовану, незалежно від суми операції.  Скажімо, безготівкове списання коштів із поточного рахунка за одним платіжним дорученням — 20 грн незалежно від суми.

Майже всі банки практикують установлення програмного забезпечення так званих систем «клієнт – банк». Утім банки можуть на власних сайтах запроваджувати такі функції, які дозволяють здійснювати більшість банківських операцій у віддаленому режимі та значно спрощують ведення обліку по банківському рахунку, а головне — заощаджують час на відвідування банку й оформлення первинних документів. Для користування системами потрібні комп’ютер і доступ до мережі Інтернет.

Також у деяких банках послуга з відкриття рахунка безплатна. Докладні умови обслуговування клієнтів і вартість розрахунково-касового обслуговування й решти послуг банку можна дізнатися безпосередньо у відділенні банку або на інтернет-сторінках того чи іншого банку.

Який рахунок відкрити

Для здійснення власних функцій ОСББ достатньо відкриття так званого поточного рахунка в національній валюті.

Інші види рахунків відкривають за потреби. Наприклад, за наявності в ОСББ тимчасово вільних коштів, які ОСББ гарантовано не використовуватиме певний час, їх можна покласти на депозит (відсоток за депозитне зберігання коштів значно вищий, аніж звичний відсоток на залишок коштів на поточному рахунку). Для цього банк укладає з ОСББ угоду та відкриває депозитний рахунок. Однак не варто забувати, що при достроковому розірванні договору вкладник може не отримати очікуваних відсотків, отримати менші або й узагалі сплатити штрафні санкції — залежно від умов депозитного договору.

Процедура відкриття рахунка

Умови відкриття, функціонування та закриття банківських рахунків визначаються договором між клієнтом і банком, але не можуть суперечити нормам Інструкції про порядок відкриття, використання та закриття рахунків у національній та іноземній валютах, затвердженої постановою НБУ від 12.11.2003 р. № 492 (далі — Інструкція № 492).

Для відкриття поточного рахунка слід подати такі документи (п. 3.2 Інструкції № 492):

1. Заяву про відкриття рахунка. Бланк заяви можна отримати в установі банку. Заяву підписує голова правління ОСББ. Форма заяви є регламентованою та визначена в додатку 1 до Інструкції № 492. Зразок заповнення заяви — див. за посиланням.

2. Копію зареєстрованого в установленому порядку Статуту ОСББ.

3. Копію виписки з Державного реєстру юридичних осіб і фізичних осіб — підприємців.

4. Картку зі зразками підписів і відбитком печатки. Форма картки наведена в додатку 2 до Інструкції № 492. Для відкриття поточного рахунка оформлюються два ідентичні примірники картки. Картки посвідчуються нотаріально. Зазначимо: зразки підписів уповноважених осіб указуються в картці в присутності нотаріуса. Зразок заповнення картки — див. за посиланням.

Про печатку ОСББ. Нині для суб’єктів приватного права (до них належить й ОСББ) використання печатки є правом, а не обов’язком (п. 4 ст. 62 ГКУ). Отже, якщо статутом ОСББ не передбачено використання у своїй діяльності печатки, банк не вимагатиме її відтиску на картках.

Однак, відповідно до пп.пп. 1.16–1.17 Інструкції № 492, банк повинен здійснювати перевірку установчих документів юридичної особи (статуту ОСББ — у нашому випадку) із метою з’ясування наявності в неї печатки. Якщо в установчих документах є інформація про наявність у юридичної особи печатки, відкриття, використання та закриття рахунків здійснюється з її використанням.

На нашу думку, ОСББ варто провадити діяльність із використанням печатки, про що зазначити в статуті. Адже, зважаючи на сучасні реалії, діяльність юридичної особи без використання печатки тягне за собою щонайменше ретельну перевірку її контрагентами установчих документів, актуальних даних ЄДР (виписок) і повноважень осіб, котрі представлятимуть ОСББ.

Іще одним аргументом на користь використання ОСББ печатки є той факт, що в ч. 6 ст. 4 Закону про ОСББ прописано необхідність печатки для ОСББ. Таким чином, для уникнення непорозумінь і спорів (хоч вони й мали б бути вирішені на користь норм п. 4 ст. 62 ГКУ) щодо юридичної сили (ієрархії) нормативних актів та/або часу їх прийняття та/або їх приналежності до загального чи спеціального нормативно-правового акта, про використання печатки рекомендуємо зазначити в статуті та виготовити її. Тим більше що із 21.02.2011 р. оплатний (у будь-якому сенсі) дозвіл органів МВС на виготовлення печатки не потрібен.

Про перший і другий підписи. Формою картки передбачено наявність першого та другого підписів (керівника організації та головного бухгалтера), що передбачає наявність на платіжних або розрахункових документах підписів усіх осіб, унесених до картки. Однак у випадку, коли Статутом і/або штатним розписом ОСББ не передбачено посади головного бухгалтера, а його обов’язки покладені, наприклад, на голову правління, може бути оформлено картку лише з одним, першим підписом. Також можливий варіант із використання двох перших підписів — тобто дві особи (голова правління й уповноважена ним особа) зможуть розпоряджатися банківським рахунком незалежно одна від одної (на платіжних документах необхідним буде лише один підпис). Однак ці варіанти слід передбачити або безпосередньо в Статуті ОСББ, або внутрішніми розпорядчими документами, складеними вповноваженими на це (відповідно до Статуту) особами. Оригінали таких документів слід надати працівникам банку.

5. Документи, що посвідчують повноваження посадових осіб ОСББ, котрі матимуть право розпоряджатися банківським рахунком. У випадку ОСББ — це протокол зборів співвласників про призначення голови правління та головного бухгалтера (повноваження головного бухгалтера можуть бути підтверджені також наказом).

6. Документи, що встановлюють особи майбутніх розпорядників банківського рахунка: голови правління та головного бухгалтера (паспорт громадянина України, інший документ, зазначений у ст. 43 Закону України «Про нотаріат»  від 02.09.1993 р. № 3425-ХІІ).

7. Банки можуть вимагати заповнення інших документів — різноманітних анкет тощо, передбачених внутрішніми нормативними актами банку.

Якщо з поданими документами все в порядку, банк та ОСББ підписують відповідний договір про надання банківських послуг. Із текстом договору бажано ознайомитися до його підписання (доцільно залучити до цього процесу кваліфікованого юриста).

Операції із зарахування коштів на банківський рахунок дозволяється здійснювати із дати його відкриття (дата й номер поточного рахунка зазначаються працівником банку у відповідних полях заяви на відкриття рахунка).

Видаткові операції можливі із дати одержання банком повідомлення з органів ДФСУ за місцем реєстрації клієнта про взяття рахунка на облік. Повідомлення про відкриття (закриття) рахунків банки зобов’язані надсилати до органів ДФСУ за місцем реєстрації клієнта в день відкриття рахунка (п. 69.2 ПКУ). Орган ДФСУ зобов’язаний не пізніше наступного робочого дня надіслати до установи банку інформацію про взяття рахунка на облік або мотивовану відмову. Якщо таку інформацію в установлені строки банк не отримав, рахунок вважається взятим на облік за принципом «мовчазної згоди» (п. 69.3 ПКУ). 

Таким чином, повноцінно розпоряджатися рахунком клієнт зможе (у найгіршому випадку) не пізніше другого робочого дня із дати відкриття рахунка банком. Однак це питання взаєморозуміння та швидкості взаємодії конкретного банку з конкретним органом ДФСУ.

Типові операції за поточним рахунком ОСББ

Для зручності наведімо типові операції по надходженню коштів на поточний рахунок і видаткові операції з поточного рахунка, а також кореспонденцію бухгалтерських рахунків по відображенню цих операцій (див. таблицю 1).

Отримання коштів на поточний рахунок ОСББ у бухобліку відображається по субрахунку Дт 311, а списання коштів із рахунка — по Кт 311.

Таблиця 1

Типові операції за поточним рахунком ОСББ (кореспонденція бухгалтерських рахунків)

Звісно, наведений перелік операцій не вичерпний. Основна причина цього — певні господарські операції краще розглядати в комплексі, не за окремими елементами, а в цілому — від початку до завершення, особливо коли йдеться про доволі специфічний облік у ОСББ.

Скільки потрібно відкривати рахунків у банку

ОСББ може відкривати будь-яку кількість рахунків у будь-яких банківських установах на власний вибір (п. 1.3 Інструкції № 492). У зв’язку із цим найчастіше постають 2 запитання.

Запитання 1. Якщо ОСББ об’єднує співвласників більше одного будинку, чи слід відкривати банківські рахунки відповідно до кількості житлових будинків?

Так, ОСББ може об’єднувати декілька будинків (два чи більше). Це можливо в разі дотримання вимог ч. 3 ст. 4 Закону про ОСББ, а саме: власники квартир (нежитлових приміщень) у двох і більше багатоквартирних будинках можуть створити одне об’єднання, однак при цьому будинки мають бути об’єднані спільною прибудинковою територією, елементами благоустрою, обладнанням та інженерною інфраструктурою. Важливо пам’ятати, що в цьому разі голосування та визначення результатів голосування про створення ОСББ проводиться в кожному будинку окремо (ч. 17 ст. 6 Закону про ОСББ).

Якихось специфічних вимог щодо кількості банківських рахунків ОСББ законодавство не містить. Тобто ОСББ можуть мати як один банківський рахунок, так і більше, зокрема, для обліку внесків співвласників кожного будинку окремо. Передусім це питання зручності ведення обліку в ОСББ (усі надходження слід вести ідентифіковано, «побудинково – поквартирно»). Однак у співвласників можуть постати запитання щодо напряму й обґрунтованості витрачання коштів жителів конкретного будинку.

Для уникнення таких спірних ситуацій можна відкрити для обліку коштів співвласників кожного будинку ОСББ окремий банківський рахунок — але лише із цієї причини. Пам’ятаймо також про вартість обслуговування кожного банківського рахунка. Схожі моменти вирішуються внутрішніми обліковими «інструментами» — відкриттям необхідної кількості субрахунків.

Запитання 2. Якщо ОСББ використовує та, відповідно, обліковує декілька Фондів, чи слід відкривати банківський рахунок для кожного Фонду окремо?

Законодавство не містить такої вимоги. Узагалі так звані фонди (у сенсі наведеного запитання) — це, насправді, не більше як бухгалтерські рахунки, відкриті для зручності обліку ОСББ і контролю за надходженням коштів та їх витрачанням на певні цільові заходи. Отже, це питання зручності: для працівника, котрий здійснюватиме облік, і для співвласників. Як і в попередньому запитанні, ситуацію можливо вирішити суто обліковими методами.

Облік таких Фондів можна вести також у розрізі будинків, наприклад, 48451, 48452 тощо.

До того ж ОСББ відкрило субрахунки для обліку розрахунків зі співвласниками:

• 3775 «Розрахунки з співвласниками за внесками до Фонду утримання будинку та прибудинкової території»;
• 3776 «Розрахунки з співвласниками за внесками до Фонду ремонту систем опалення»;
• 3777 «Розрахунки з співвласниками за внесками до Фонду погашення заборгованості за кредитом та відсотками».

До цих субрахунків відкрито відповідні субрахунки для кожного співвласника, це можливо зробити в розрізі окремих будинків. Нехай внесок у розмірі 1000 грн  (100 + 300 + 600) одним готівковим платежем у касу банку, де відкрито єдиний поточний рахунок ОСББ, зробив співвласник, який мешкає в будинку № 2 у квартирі 25. Проводки по обліку внесків див. у таблиці 2.

Таблиця 2

Облік внесків коштів ОСББ у розрізі співзасновників і напрямів використання

Отже, питання кількості поточних рахунків — це питання не законодавче, а швидше доцільності з точки зору трудомісткості облікових процедур й економічної доцільності, адже вартість послуг банку може зростати з кожним відкритим поточним рахунком. Так само вартість унесення платежів для співвласників і/або вартість зарахування платежів для ОСББ можуть збільшуватись із кожним відкритим поточним рахунком.

На інформаційному порталі для співвласників багатоквартирних будинків Ви знайдете більше інформації щодо:

• вибору форми управління багатоквартирним будинком;
• оформлення договірних відносин із постачальниками послуг;
• отримання державної підтримки на здійснення енергоефективних заходів;
• створення й організації діяльності ОСББ.