Довіреність на отримання ТМЦ: коли використовувати та як заповнити

Довіреність на отримання ТМЦ: коли використовувати та як заповнити

Як ви здогадалися, ітиметься про типову форму № М-2 «Довіреність» (далі — довіреність за ф. № М-2). Від початку існування цього документа його основною метою було підтвердити повноваження представника покупця на отримання ТМЦ — коли продавець міг без вагань їх передати особі, яка надасть цей документ.

Тож погляньмо, хто й у яких випадках повинен використовувати довіреність за ф. № М-2. Як її правильно заповнити та які наслідки чекають суб’єктів господарювання, якщо вони знехтують вимогами щодо наявності цього документа.

Юридичний бік питання

Форму та порядок використання довіреності викладено в Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженій наказом Мінфіну України від 16.05.1996 р. № 99 ( далі — Інструкція). Щоправда, там жодного слова про правовий статус довіреності за ф. М-2. Тому спробуємо звернутися до інших нормативно-правових актів.

У ст. 237 Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ) є поняття «представництво», коли одна сторона (представник) зобов’язана чи має право вчинити правочин від імені другої сторони, яку вона представляє. А одним із видів представництва є представництво за довіреністю (ст. 244 ЦКУ).

По суті довіреність за ф. № М-2 — це також документ, який уповноважує особу на вчинення правочину. Тобто в розумінні ЦКУ це також представництво за довіреністю. Проте використання цього документа чітко регламентоване Інструкцією та передбачає вчинення лише одного типу правочину — отримання ТМЦ, нематеріальних активів, грошових документів та цінних паперів (далі — цінності) (п. 2 Інструкції).

Коли довіреність за ф. № М-2 обов’язкова для використання

Згідно з п. 2 Інструкції, відпуск ТМЦ, нематеріальних активів, грошових документів і цінних паперів може здійснюватися тільки на підставі довіреності за ф. № М-2. Тобто продавець може передати товар покупцю лише коли отримає від нього належним чином оформлену довіреність за ф. № М-2.

Незважаючи на таку безапеляційну імперативність норми, у ній можуть бути виключення.

По-перше. При централізовано-кільцевих перевезеннях відпуск цінностей може здійснюватися без довіреності (п. 13 Інструкції). Проте для цього потрібно, щоб одержувач цінностей повідомив постачальника про зразок печатки (штампа), якою матеріально відповідальна особа, що прийматиме цінності, завіряє на супровідних документах (накладній, акті, ордері тощо) свій підпис про одержання цінностей.

Інструкція не уточнює, як повинно виглядати таке повідомлення. Проте найкраще, коли цей момент пропишуть безпосередньо в договорі поставки або в додатку до договору.

Самого поняття «центрально-кільцеві перевезення» у законодавстві немає. Однак Мінфін у листі від 05.03.2002 р. № 053-2930 убачає в цьому терміні «…систематичне завезення товарно-матеріальних цінностей за узгодженими на певний період параметрами (кількість, асортимент, час тощо) на адресу одного або більше замовників (юридичних осіб або їх відділень, дільниць, філій)». Щоправда, бар’єр систематичності в цьому листі не уточнюється. Проте, як правило, під систематичністю розуміють повторюваність від трьох і більше раз на рік.

По-друге. Довіреність за ф. № М-2 не потрібна, якщо цінності отримує фізособа-підприємець або представник фізособи-підприємця (за наявності в нього паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу). Адже п. 1 Інструкції поширює її дію тільки на підприємства, установи, організації, їхні відокремлені підрозділи та представництва іноземних суб’єктів господарської діяльності. Як бачите, фізосіб-підприємців у цьому списку немає.

Погоджується із цим і Мінфін (лист від 31.10.2000 р. № 053-29151 і від 06.11.2000 р. № 053-4154), але водночас вважає, що коли підприємець доручає одержати цінності іншій особі, то покупцю потрібно отримати від такої особи довіреність, яка оформлюється відповідно до ЦКУ. Звісно, що це лише рекомендація, але нею варто скористатися, аби не мати потім претензій щодо факту поставки.

По-третє. Вважаємо, коли керівник підприємства (установи, організації) особисто отримує цінності, то оформлення довіреності за ф. М-2 також не потрібно. Адже він і без довіреності є представником підприємства (установи, організації) (ст. 65 Господарського кодексу України).

За таких обставин буде достатньо паспорта й документа, який підтвердить статус керівника (витягу чи виписки з ЄДР).

Чи можна видати довіреність за ф. № М-2 непрацівнику підприємства

За загальним правилом, викладеним у п. 4 Інструкції, довіреність за ф. № М-2 видається лише особам, які працюють на такому підприємстві. Тобто лише тим фізособам, які уклали трудовий договір із підприємством (установою, організацією). Фізособи, з якими укладено цивільно-правові договори, до цього списку не входять.

Як виключення Інструкція дозволяє виписувати довіреність непрацівнику. Проте для цього потрібно, щоб виконувалася низка умов:

• дозвіл керівника підприємства, яке є кінцевим отримувачем цінностей;
• підприємство, на якому працює дана особа, видало їй довіреність на одержання тих самих цінностей і такої ж кількості із цього підприємства.

На практиці це можливо, коли фізособа є працівником підприємства, яке надає послуги експедитора чи є виконавцем по договору доручення.

У решті випадків підприємство може доручити третій фізособі (яка не є працівником підприємства) отримати цінності, якщо складе довіреність за правилами ЦКУ.

Порядок видачі та заповнення

До видачі довіреності за ф. № М-2 працівники інструктуються про порядок, терміни використання та звітування за цим документом. Видача довіреності працівнику здійснюється під розписку та реєструється в журналі реєстрації довіреностей.

Строк дії довіреності в загальному випадку не повинен перевищувати 10 днів (п. 8 Інструкції). У випадках, коли в нормативному документі прямо не вказано, календарні це чи робочі дні, — рахувати потрібно саме календарні.

Як виняток, довіреність за ф. № М-2 можуть виписати й на календарний місяць, але тільки коли одержання цінностей здійснюється за розрахунками в порядку планових платежів або доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями.

Заповнюють довіреність за ф. № М-2 працівники, які обіймають посади, що надають право складати довіреність на одержання цінностей. Тобто коли посадовою інструкцією передбачена така функція працівника, і керівник призначає таку особу на виписування та реєстрацію виданих, повернених і використаних довіреностей за ф. № М-2 (п. 5 Інструкції).

Довіреність за ф. № М-2 підписують одночасно керівник і головний бухгалтер або вповноважені ними заступники.

Під час заповнення довіреності потрібно бути особливо уважним, адже продавець не відпустить цінностей, якщо у формі:

• незаповнені реквізити;
• наявні виправлення та помарки, що не підтверджені підписами тих же осіб, які підписали довіреність;
• зазначені неправильні дані довіреної особи.

Незаповнені рядки довіреності за ф. № М-2 обов’язково прокреслюються.

Відповідальність

Формально невиконання вимог Інструкції тягне за собою адміністративну відповідальність, установлену ст. 164² Кодексу України про адміністративні правопорушення (порушення встановленого порядку ведення бухгалтерського обліку та звітності), яким передбачено штраф у розмірі від 136 грн до 255 грн. Однак накладати його можуть лише органи державного фінансового контролю (раніше — органи державної контрольно-ревізійної служби). Разом із тим адмінштраф накладається саме на постачальника, який відпустив цінності без довіреності.

Проте є тут і «підводні камені». Відсутність факту виписки довіреності за ф. № М-2 на отримання цінностей може розглядатися податківцями як відсутність доказів реального виконання цих поставок. І що найгірше, суд може підтримати таку позицію податківців (постанова ВАСУ від 24.01.2013 р. № К-31852/10).

Зразок додатка до Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на одержання цінностей