Щорічні додаткові відпустки: кому, коли та як надають

Коло працівників, яким надають такі додаткові відпустки, доволі широке. І важливо те, що такі додаткові відпустки мають певні особливості, зокрема під час визначення стажу, що надає право на додаткові відпустки. Тож згадаймо, які є види додаткових відпусток, правила надання та визначення їх тривалості. Особливу увагу приділимо щорічним додатковим відпусткам за роботу з важкими та шкідливими умовами, а також за особливий характер праці

Види щорічних додаткових відпусток

Відповідно до ст. 76 КЗпП і ч. 1 ст. 4 Закону про відпустки, до щорічних додаткових належать відпустки:

Перелік осіб, яким надають такі додаткові відпустки, і їх тривалість наведено в довідник у «Щорічні додаткові відпустки».

До останнього виду, зокрема, належать щорічні додаткові відпуски держслужбовців, суддів, посадових осіб місцевого самоврядування, працівників дипломатичних служб, атестованих працівників прокуратури, батьків (осіб, які їх замінюють) дітей-інвалідів і ВІЛ-інфікованих, працівників, які надають допомогу людям із ВІЛ-інфекціями, лікарів та медичних працівників, перелічених у п. «н» ч. 1 ст. 77 Основ законодавства № 2801.

Тривалість щорічних додаткових відпусток, умови та порядок їх надання визначено окремими нормативно-правовими актами. Проте існують загальні правила їх надання.

Щорічні додаткові відпустки: загальні правила

Основні правила надання додаткових відпусток мало відрізняються від порядку надання щорічних основних відпусток, про який ми розповіли в статті «Щорічні відпустки: надаємо, оформлюємо, розраховуємо» в газеті «Інтерактивна бухгалтерія» № 17 за 2013 рік. Проте слід пам’ятати про декілька важливих нюансів, прописаних у ст. 10 Закону про відпустки та ст. 79 КЗпП. Отже, основні правила для надання додаткових відпусток такі:

  • щорічні додаткові відпустки , передбачені ст. 7 і ст. 8 Закону про відпустки, надають понад тривалість основної відпустки за однією з підстав, обраною працівником. Однак працівникам, професії та посади яких позначені значком «*» у Списку № 1 і Списку № 2, щорічні додаткові відпустки надаються з декількох підстав;
  • додаткову відпустку за бажанням працівника надають окремо чи приєднують до основної відпустки;
  • право на додаткову відпустку повної тривалості в перший рік роботи (як і на основну) виникає після шести місяців безперервної роботи на підприємстві (а до його настання відпустку надають пропорційно відпрацьованому часу). Зважаючи на особливості надання додаткових відпусток за роботу в шкідливих і важких умовах та за особливий характер праці, їх краще надавати саме пропорційно фактично відпрацьованому часу (інакше доведеться потім з’ясовувати, чи не надали часом зайві дні додаткової відпустки);
  • щорічну додаткову відпустку за роботу в шкідливих і важких умовах і за особливий характер праці роботодавець зобов’язаний надати працівникові протягом робочого року1 згідно із ч. 5 ст. 80 КЗпП;
  • щорічні додаткові відпустки (як і основні) дозволено переносити й ділити на частини;
  • за невикористані дні додаткової відпустки виплачують компенсацію під час звільнення , а також за бажанням працівника, якщо він відпочивав не менше ніж 24 календарні дні (за дні, що перевищують цю тривалість) із загальної тривалості щорічних відпусток (ч. 1 і ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки).

Визначення стажу для щорічної додаткової відпустки

До стажу, що надає право на щорічну додаткову відпустку, згідно із ч. 2 ст. 82 КЗпП і ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки зараховують час:

  • фактичної роботи зі шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше ніж половину тривалості робочого дня, установленої для працівників цього виробництва, цеху, професії або посади;
  • щорічних основної та додаткових відпусток за роботу зі шкідливими, важкими умовами та за особливий характер праці;
  • час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів.

Очевидно, що до стажу для щорічних додаткових відпусток не враховують час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігали місце роботи (посаду) і зарплату повністю (окрім щорічних основної та додаткових відпусток) або частково. Тобто під час розрахунку стажу для додаткової відпустки не беруть, зокрема:

  • час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу тощо;
  • період тимчасової непрацездатності;
  • дні відпустки без збереження зарплати, керуючись ст.ст. 25, 26 Закону про відпустки;
  • період відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трьох років (за медичним висновком — шести), а в разі якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний), — шістнадцятирічного віку;
  • інші періоди роботи, такі як: навчальна відпустка, відпустка на дітей, чорнобильська відпустка, курси підвищення кваліфікації, відрядження 2 тощо.

Нагадаємо!

Святкові та неробочі дні не враховують як під час визначення тривалості щорічних відпусток (ст. 781 КЗпП), так і до стажу для щорічних додаткових відпусток.

Визначаючи кількість днів розрахункового періоду, з нього виключають не лише святкові та неробочі дні,а й робочі дні, протягом яких працівник не працював під час скороченого робочого тижня (лист Мінпраці від 12.03.2007 р. № 66/06/186-07).

На практиці можна зустріти різні варіанти обчислення стажу для щорічної додаткової відпустки: у робочих днях, у місяцях, у календарних днях.

На нашу думку, правильним є останній варіант, оскільки тривалість усіх видів відпусток згідно із ч. 1 ст. 5 Закону про відпустки визначають саме в календарних днях. На те, що стаж для відпусток слід розраховувати в календарних днях, указує й абз. 1 п. 7 Порядку № 100, у якому прописано алгоритм розрахунку відпускних.

Тому далі зосередимо увагу на нюансах надання щорічних додаткових відпусток за шкідливі й важкі умови праці та за особливий характер праці. Адже стосовно них у читачів виникає найбільше запитань.

Щорічна додаткова відпустка за шкідливі та важкі умови праці

Таку відпустку надають згідно зі ст. 7 Закону про відпустку працівникам зі Списку № 1, зайнятим на роботах, пов’язаних із негативним упливом на здоров’я шкідливих виробничих факторів. Максимальна її тривалість — 35 календарних днів.

Особливості надання щорічної додаткової відпустки за шкідливі та важкі умови праці визначені Порядком № 16-1. Озвучимо основні правила, яких слід дотримуватися роботодавцям, які надають своїм працівникам щорічні додаткові відпустки за Списком № 1:

  • для визначення тривалості додаткової відпустки
    потрібно провести атестацію робочого місця працівника (ч. 2 ст. 7 Закону про відпустки). Її проводять згідно з Порядком № 442, а під час визначення права на додаткову відпустку та її тривалості керуються Наказом № 383/55;
  • конкретну тривалість додаткової відпустки визначають у колективному чи трудовому договорі залежно від фактичної зайнятості працівника в шкідливих та важких умовах (ч. 2 ст. 7 Закону про відпустки);
  • якщо тривалість додаткової відпустки за результатами атестації робочих місць перевищує максимальну відпустку зі Списку № 1, її може бути подовжено на кількість днів різниці за рахунок власних коштів підприємства (абз. 2 п. 4 Порядку № 16-1). Підприємство має право включити такі витрати (як додаткову зар­плату) до податкових (п. 142.1 ПКУ). Адже оплата додаткових відпусток (понад тривалість, передбачену законодавством), наданих відповідно до колективного договору, належить до фонду додаткової зарплати (п. 2.2.12 Інструкції № 5);
  • роботодавець має вести облік робочого часу за кожним із видів шкідливих і важких робіт . У разі якщо працівники трудилися в різних виробництвах, цехах, за професіями та на посадах, за роботу в яких надають додаткову відпустку різної тривалості, підрахунок часу роботи проводять окремо (п. 8 Порядку № 16-1);
  • додаткову відпустку надають пропорційно відпрацьованому часу (п. 9 Порядку № 16-1).

До слова, Список № 1 не містить виключного переліку виробництв, цехів, професій, посад зі шкідливими та важкими умовами праці, що надають право на додаткову відпустку. Відповідно до Порядку № 16-1, додаткову відпустку надають також деяким категоріям працівників, які обіймають посади чи працюють за професіями, які прямо в Списку № 1 не вказано, а саме:

  • працівникам, посади та професії яких не передбачені в цьому Списку, але в окремі періоди робочого часу вони виконують такі роботи (п. 3);
  • тим, які працюють за професіями (на посадах), зазначеними в розділі «Загальні професії за всіма галузями господарства» (якщо ці професії та посади не передбачені в інших розділах (підрозділах) Списку № 1) незалежно від того, у яких цехах і виробництвах вони працюють (п. 5);
  • бригадирам, помічникам і підручним робочим, якщо таку відпустку надають робітникам відповідних професій, зайнятим на роботах у шкідливих і важких умовах (п. 6);
  • усім працівникам, якщо виробництва та цехи в Списку № 1 зазначено без конкретного переліку професій і посад (п.п. 3, 5, 6, 7 Порядку № 16-1).

Продемонструємо на прикладах, як визначають стаж для додаткової відпустки за шкідливі умови праці та розраховують її тривалість.

Ситуація 1

За результатами атестації робочого місця робітник має право на додаткову відпустку за роботу в шкідливих і важких умовах праці (за Списком № 1) — 7 календарних днів. Він іде в щорічну додаткову відпустку з 1 квітня 2013 року. Умовно вважатимемо, що впродовж робочого року, за який надають відпустку, робітник трудився всі робочі дні. Проте він працював на умовах неповного робочого тижня — 4 дні на тиждень (понеділок, вівторок, середа, четвер — по 8 годин) при п’ятиденному робочому тижні.

Припустімо, у 2012 році робітник перебував в основній і додатковій відпустці з 1 по 31 липня. Тоді зазначений період теж повністю включають у стаж для додаткової відпустки.

Для обчислення стажу для додаткової відпустки та її тривалості потрібно:

  • визначити кількість календарних днів розрахункового періоду (з 1 квітня 2012 року по 31 березня 2013 року), яка після виключення святкових і неробочих днів (10 н. дн.) становить 355 к. дн. (365 к. дн. - 10 н. дн.);
  • відмінусувати з розрахункового періоду робочі дні, під час яких робітник не працював через неповний робочий час (п’ятницю щотижня, усього — 45 р. дн.), окрім періоду, коли він перебував у щорічній основній і додатковій відпустці: 355 к. дн. - 45 дн. = 310 к. дн.;
  • знайти тривалість додаткової відпустки для робітника з таким режимом роботи: (7 к. дн. : 355 к. дн.) х 310 к. дн. = 6,1 к. дн., округлюємо до 6-ти.

Отже, робітнику мають надати за відпрацьований робочий рік шість календарних днів додаткової відпустки за роботу в шкідливих і важких умовах праці.

Ситуація 2

Робітник іде з 13 травня 2013 року в додаткову відпустку за роботу в шкідливих і важких умовах праці (за Списком № 1) — 14 календарних днів. Упродовж робочого року, за який надають відпустку, робітник перебував у відпустці без збереження зарплати протягом 14 днів (з 3 по 16 грудня 2012 року) і на лікарняному з 4 по 12 лютого 2013 року та з 18 по 22 березня 2013 року.

Періоди, коли працівник перебував у відпустці без збереження зарплати (14 к. дн.) і на лікарняному (9 к. дн. + 5 к. дн.), виключають зі стажу для визначення тривалості додаткової відпуски.

Для обчислення стажу та тривалості додаткової відпустки потрібно:

  • визначити кількість календарних днів розрахункового періоду (з 1 травня 2012 року по 30 квітня 2013 року). Для цього із загальної кількості слід вирахувати святкові та неробочі дні (10 н. дн.), дні неоплачуваної відпустки (14 к. дн.) і дні непрацездатності (14 к. дн.). Отже, стаж для додаткової відпустки дорівнюватиме 327 к. дн. (365 к. дн. - 10 к. дн. - 14 к. дн. - 14 к. дн.);
  • розрахувати тривалість додаткової відпустки для робітника: (14 дн. : 355 дн.) х 327 дн. = 12,9 к. дн., після округлення отримуємо 13 к. дн.

Отже, робітник має право на 13 календарних днів додаткової відпустки за роботу в шкідливих і важких умовах праці за відпрацьований робочий рік.

Ситуація 3

Робітник із благоустрою, що займається утилізацією, бере з 18.03.2013 р. 4 календарні дні додаткової відпустки за роботу в шкідливих і важких умовах праці. Однак із 1 грудня 2012 року він працює на умовах неповного робочого дня (на півставки). Чи має він право на таку додаткову відпустку? Працівник трудився всі дні впродовж відпрацьованого робочого року.

Те, що робітник працює на умовах неповного робочого дня, не позбавляє його права на додаткову відпустку за роботу в шкідливих і важких умовах праці. Проте це можливо лише у випадку, коли він працює в таких умовах не менше половини тривалості робочого дня.

Отже, робітнику, який працює півдня (половину денної норми робочого часу), можна надати додаткову відпустку за шкідливі та важкі умови праці повної тривалості — 4 календарних дні.

Щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці

Таку «особливу» відпустку надають окремим категоріям працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я (далі — додаткова відпустка за особливий характер), наведеним у Списку № 2 (п. 1 ч. 1 ст. 8 Закону про відпустки). Максимальна тривалість додаткової відпустки за особливий характер згідно зі Списком № 235 календарних днів. А її конкретну тривалість установлюють у колективному чи трудовому договорі залежно від зайнятості працівника в таких умовах.

Особливості надання такої відпустки визначено Порядком № 16-2. Вони аналогічні тим, які встановлено для «шкідливих» відпусток. Єдине, що їх різнить: атестацію робочого місця для визначення права на «особливу» відпустку проводити не потрібно.

Нагадаємо, що деякі категорії працівників мають право на додаткову відпустку з декількох підстав (і за Списком № 1, і за Списком № 2). Як у такому випадку визначити тривалість додаткової відпустки?

Ситуація 4

Машиніст дизель-поїзда має право на щорічну додаткову відпустку за двома підставами, оскільки його посада є і в Списку № 1, і в Списку № 2. Якої тривалості додаткову відпустку йому можна надати?

Зважаючи на загальне правило, щорічну додаткову відпустку надають за однією з обраних підстав зі Списку № 1 та Списку № 2. Проте є винятки для професій (посад) із позначкою «*», серед яких і професія машиніста дизель-поїзда.

Отже, машиніст дизель-поїзда може отримати додаткову відпустку за обома підставами:

  • за шкідливі та важкі умови праці — до 7 к. дн.

і водночас

  • за особливий характер праці — теж до 7 к. дн.

При цьому для надання першої необхідно провести атестацію робочого місця й визначити тривалість відпустки, а для другої — достатньо встановити її тривалість у колективному чи трудовому договорі . Якщо таких умов дотримано і машиністу встановлено максимальну тривалість додаткових відпусток, то він може взяти щорічну додаткову відпустку за обома підставами загальною тривалістю 14 календарних днів (за умови, що всі робочі дні, окрім періоду щорічних відпусток, він трудився не менше половини тривалості робочого дня в таких умовах).

Щорічна додаткова відпустка за ненормованість

Це один із видів відпустки за особливий характер праці, яку надають працівникам із ненормованим робочим днем. Максимальна її тривалість — 7 к. дн., а список посад, робіт та професій із таким режимом роботи визначають колективним (трудовим) договором (п. 2 ч. 1 ст. 8 Закону про відпустки).

Особливості надання додаткової відпустки за ненормований робочий день визначено в Рекомендаціях № 7.

Нагадаємо!

Умови ненормованого робочого дня не можуть застосовуватися для працівників, зайнятих на роботі з неповним робочим днем (п. 2 Рекомендацій № 7), а для тих, які працюють на умовах неповного робочого тижня, такі умови можна застосовувати.

Конкретна тривалість додаткової відпустки встановлюється колективним договором за кожним видом робіт, професій та посад або трудовим договором (п. 2 та п. 7 Рекомендацій № 7). При цьому додаткову відпустку за ненормований робочий день надають пропорційно часу, відпрацьованому на роботі (посаді), що надають право на цю відпустку.

Ситуація 5

За колдоговором бухгалтер має право на додаткову відпустку за ненормований робочий день — 7 к. дн. Однак упродовж розрахункового періоду (з 1 травня 2012 року до 30 квітня 2013 року) він у грудні брав відпустку без збереження зарплати (з 17.12.2012 р. по 30.12.2012 р.) та хворів з 1 по 12 лютого 2013 року, а також перебував у навчальній відпустці (з 14 по 25 січня 2013 року).

Тож, аби обчислити стаж для додаткової відпустки за ненормований робочий день та її тривалість, потрібно:

  • визначити кількість календарних днів розрахункового періоду, яка після виключення святкових і неробочих днів становитиме 355 к. дн. (365 к. дн. - 10 н. дн.);
  • визначити кількість календарних днів стажу для надання додаткової відпустки, ураховуючи періоди, коли працівник не працював через згадані в прикладі причини: 355 к. дн. - 14 к. дн. - 12 к. дн. – 12 к. дн. = 317 к. дн.;
  • розрахувати тривалість додаткової відпустки для бухгалтера з ненормованим робочим днем: (7 к. дн. : 355 к. дн.) х 317 к. дн. = 6,3 к. дн., округлюємо до 6-ти.

Отже, бухгалтер може розраховувати на 6 календарних днів додаткової відпустки за ненормований робочий день за відпрацьований робочий рік.

Ситуація 6

Посаду водія включено в список працівників із ненормованим робочим днем за колдоговором, що дає право на додаткову відпустку — 7 календарних днів. До 1 вересня 2012 року він працював на умовах неповного робочого дня, а з 1 вересня 2012 року — на умовах неповного робочого тижня (чотири дні на тиждень, крім п’ятниці). З 1 квітня 2013 року він узяв щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день.

Право на відпустку за ненормований робочий день виникає у водія лише з вересня 2012 року. Адже при роботі з неповним робочим днем умови ненормованості не застосовують.

Задля обчислення стажу для додаткової відпустки за ненормований робочий день та її тривалості потрібно:

  • визначити кількість календарних днів розрахункового періоду (з 1 вересня 2012 року по 31 березня 2013 року), які надають право на таку відпустку, — 209 к. дн. (30 к. дн. + 31 к. дн. + 30 к. дн. + 31 к. дн. + 29 к. дн. + 28 к. дн. + 30 к. дн.). Після виключення святкових і неробочих днів, що припадають на цей період, отримуємо стаж для додаткової відпустки — 206 к. дн. (209 к. дн. - 3 к. дн.);
  • виключити з розрахункового періоду ті робочі дні, коли водій не працював (п’ятниця щотижня): 206 к. дн. - 29 к. дн. = 177 к. дн.;
  • обчислити тривалість додаткової відпустки для водія з ненормованим робочим днем: (7 дн. : 355 дн.) х 177 к. дн. = 3,49 к. дн., округлюємо до 3-х.

Отже, водієві за відпрацьований робочий рік мають надати три календарних дні додаткової відпустки за ненормований робочий день.

Світлана ЛІСТРОВА,

шеф-редактор
газети «Інтерактивна бухгалтерія»

Список використаних нормативно-правових актів:

КЗпП Кодекс законів про працю України.

КпАП Кодекс України про адміністративні правопорушення.

Основи законодавства № 2801 Основи законодавства України про охорону здоров’я від 19.11.1992 р. № 2801-ХІІ.

Закон про відпустки Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР.

Порядок № 100 Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100.

Список № 1 — Список виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість працівників на роботах в яких дає право на щорічну додаткову відпустку, затверджений постановою КМУ від 17.11.1997 р. № 1290.

Список № 2 — Список виробництв, робіт, професій і посад працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я, що дає право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці, затверджений постановою від 17.11.1997 р. № 1290.

Порядок № 442 — Порядок проведення атестації робочих місць за умовами праці, затверджений постановою КМУ від 01.08.1992 р. № 442.

Наказ № 383/55 — наказ МОЗ України, Мінпраці України «Про затвердження Показників та критеріїв умов праці, за якими надаватимуться щорічні додаткові відпустки працівникам, зайнятим на роботах, пов’язаних з негативним впливом на здоров’я шкідливих виробничих факторів» від 31.12.1997 р. № 383/55.

Порядок № 16-1 Порядок застосування Списку виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість працівників в яких дає право на щорічну додаткову відпустку на роботах, затверджений наказом Мінпраці України від 30.01.1998 р. № 16.

Порядок № 16-2 Порядок застосування Списку виробництв, робіт, професій і посад працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я, що дає право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці, затверджений наказом Мінпраці України від 30.01.1998 р. № 16.

Рекомендації № 7 Рекомендації щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затверджені наказом Мінпраці від 10.10.1997 р. № 7.

Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена Держкомстатом України від 13.01.2004 р. № 5.

1 Ненадання протягом робочого року щорічних додаткових відпусток за роботу зі шкідливими та важкими умовами чи з особливим характером праці вважається грубим порушенням трудового законодавства, за яке посадовим особам роботодавця загрожує адмін­штраф за ч. 1 ст. 41 КпАП.

2 У випадках коли працівника направлено у відрядження до іншого населеного пункту, де він виконує роботу зі Списку № 1 (з умовами праці, аналогічними встановленим на основному місці роботи), можна розглядати питання про включення днів відрядження в стаж для додаткової відпустки. Проте не слід забувати, що облік часу в шкідливих і важких умовах праці веде роботодавець.