Електронна первинка зараз не диковинка, а закономірний процес. Економія на обміні документами, оперативність отримання — явні її переваги.
Що потрібно взяти до уваги під час використання електронних первинних документів? Які до них вимоги? Що вважається датою складання електронних документів?

Юридичне підґрунтя

Стаття 9 Закону № 996, а також п. 2.1 Положення № 88 дозволяють складати первинні документи в електронній формі. Проте за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи й електронний документообіг (абз. 8 ч. 2 ст. 9 Закону № 996, п. 2.3 Положення № 88).

Головним нормативом щодо цього є Закон № 851. Тож згідно із цим Законом електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (ст. 5 Закону № 851).

Тому, безсумнівно, в електронних первинних документах мають бути всі обов’язкові реквізити, зазначені у ст. 9 Закону № 996.

Нагадаємо

Обов’язковими реквізитами первинного документа є:

  • назва документа (форми);
  • дата складання;
  • назва підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст й обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що надають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Водночас закон вимагає, щоб електронна форма була візуалізована та придатна для сприймання її змісту людиною (ч. 4 ст. 5 Закону № 851).

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у т.ч. з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 2155.

У разі надсилання електронного документа декільком адресатам або його зберігання на декількох електронних носіях інформації кожен з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа (ст. 7 Закону № 851).

Якщо створено ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен із документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність і справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, у т.ч. у паперовій копії.

Електронну копію електронного документа засвідчують у порядку, установленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, засвідчене в порядку, визначеному законодавством.

Прикладом візуальної форми є PDF-формат документа згідно з Переліком форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 р. № 1886/5.

Важливо

Електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді (див. лист ДФС від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15).

Але це лише частина вимог, яких слід дотримуватися для надання електронному первинному документові легітимності. Завершують створення електронного первинного документа накладенням головного реквізиту — електронного підпису автора чи підпису, прирівняного до власноручного підпису відповідно до Закону № 2155.

За його наявності оригіналом вважатимуть будь-який створений примірник електронної первинки (ч. 2 ст. 6 Закону № 851).

Своєю чергою, розрізняють (ст. 1 Закону № 2155):

— електронний підпис — електронні дані, які додає підписувач до інших електронних даних або логічно з ними пов’язує та використовує як підпис;

— удосконалений електронний підпис — електронний підпис, створений за результатом криптографічного перетворення електронних даних, з якими пов’язаний цей електронний підпис, з використанням засобу вдосконаленого електронного підпису й особистого ключа, однозначно пов’язаного з підписувачем, і який дає змогу здійснити електронну ідентифікацію підписувача та виявити порушення цілісності електронних даних, з якими пов’язаний цей електронний підпис;

— кваліфікований електронний підпис — удосконалений електронний підпис, який створений із використанням засобу кваліфікованого електронного підпису та ґрунтується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

Кваліфікований електронний підпис прирівняний до власноручного підпису (ч. 4 ст. 18 Закону № 2155).

Зауважимо

Касові документи можуть бути паперовими чи електронними. Електронні касові документи потрібно оформлювати відповідно до вимог законодавства України у сфері електронного документообігу.

Працівник установи/підприємства для підписання електронного касового документа зобов’язаний використовувати кваліфікований електронний підпис (п. 23 р. ІІІ Положення № 148).

Фізособа для підписання електронного касового документа має право використовувати:

— кваліфікований електронний підпис;

— удосконалений електронний підпис;

— простий електронний підпис.

Суб’єкт господарювання має право використовувати:

— кваліфіковану електронну печатку банку;

— удосконалену електронну печатку як додатковий реквізит електронного касового документа.

Принагідно зауважимо

ДПС, надаючи роз’яснення щодо можливості ведення первинної документації на підприємстві в електронній формі, турбується про те, аби з відповідних документів можна було зробити копії з метою перевірки. Зокрема, перевіряючий має право отримувати копії документів, які належать до предмета перевірки, засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.8 ПКУ). Щоправда, ці копії платник податків повинен зробити за власний рахунок (ч. 6 ст. 9 Закону № 996).

Нагадаємо

Згідно із ч. 6 ст. 7 Закону № 851 копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, засвідчене в порядку, установленому законодавством. Щоправда, законодавчого порядку затвердження копій не встановлено.

Зазвичай у діловодстві застосовують порядок засвідчення копій документів, прописаний у п. п. 5.26, 5.27 Національного стандарту України Державної уніфікованої системи документації, Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації «Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003, затверджений наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 р. № 55): копії документа засвідчують словами «Згідно з оригіналом», указують назву посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дату засвідчення копії, яку проставляють нижче підпису. Щоправда, це стосується посвідчення копій документів органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями та їх об’єднаннями всіх форм власності.

Який строк зберігання для електронної первинки?

Для електронної первинки встановлено загальноприйнятий строк зберігання, який передбачено для паперової первинки (п. 6.4 Положення № 88). Наразі строки зберігання за кожним окремим первинним документом установлено Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.

Важливо

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена лише через те, що він створений в електронній формі (ст. 8 Закону № 851).

Електронний документ як доказ у суді

Без електронного підпису електронний документ не вважається створеним, а, отже, не може розглядатися судом як доказ:

«…електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документа, яка використовується для ідентифікації автора та/або підписування електронного документа іншим суб’єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершує створення електронного документа» (постанова Верховного Суду від 28.12.2019 р. у справі № 922/788/19).

Між сторонами договору не впроваджена процедура електронного документообігу, а відповідач надсилав свої інформаційні повідомлення щодо виконання умов договору без дотримання вимог стосовно наявності обов’язкових реквізитів електронного документа й без завірення його своїм електронним підписом. Тому надані відповідачем скриншоти листів не є належними письмовими електронними доказами в обґрунтування своєї правової позиції по справі.

Важливо

Якщо документи подають учасники справи до суду або надсилають іншим учасникам справи в електронній формі, такі документи скріплюють електронним цифровим підписом учасника справи (див. ч. 10 ст. 44 КАС України, провадження Великої Палати Верховного Суду від 14.02.2019 р. у справі № 9901/43/19 (П/9901/43/19)).

Практична реалізація електронного документування

Алгоритм дій може бути таким:

1. Розробити власну інструкцію (положення) про електронні документи й електронне діловодство.

Усі юрособи, незалежно від форм власності, повинні застосовувати спеціальний . На цей документ слід особливо звернути увагу, адже він містить різноманітні вимоги, зокрема, щодо найменування файлів:

  • електронних документів;
  • електронних облікових документів;
  • архівних електронних документів.

Завважте

Серед іншого установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах — паперовій та електронній (п. 4 р. І Порядку № 1886).

Створення документів із кадрових питань (особового складу) в електронній формі погоджують із відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради.

Звісно, на підприємстві дозволено розробити й затвердити окремі регламенти роботи з електронними документами, але з обов’язковим урахуванням вимог Порядку № 1886, специфіки організації діяльності установи, характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі (абз. 2 п. 5 р. І Порядку № 1886).

Для тих, у кого бракує часу на розробку такого Положення з документування управлінської інформації в електронній формі й організації роботи з електронними документами в діловодстві, ми пропонуємо готовий зразок.

2. Отримати кваліфікований електронній підпис.

3. Обрати програмне забезпечення, за допомогою якого відбуватиметься обмін первинними електронними документами.

4. Укласти договір (або додаткову угоду) з контрагентами для погодження обміну електронними документами та використання кваліфікованого електронного підпису.

5. Оформити розпорядження (наказ) по підприємству про перехід на електронній документообіг із певної дати.

Наразі стисло розгляньмо послідовний процес роботи з електронною первинкою.

По-перше, електронний документ складають у певному форматі — зазвичай XML-формат. Проблем у цьому, начебто, не повинно бути, бо низка офісних програм (у т.ч. безкоштовних) підтримують можливість створення електронних документів у XML-форматі. Щоправда, вони не уніфіковані, а тому різні програми їх не завжди підтримують. Отже, має бути спеціалізована програма, яка може створювати уніфіковані форми документів.

По-друге, цей документ потрібно підписати — теж за допомогою спеціальної програми.

По-третє, підписання має відбуватися в режимі онлайн із відміткою часу.

Кваліфікаційний електронний підпис накладають за допомогою особистого ключа та перевіряють за допомогою відкритого ключа.

По-четверте, підписаний документ треба направити контрагенту. А контрагент повинен мати змогу відкрити (візуалізувати) цей документ і за потреби — поставити свій підпис. І потім уже імплементувати (унести) його до своєї програми бухгалтерського обліку.

Отже, усе залежить від програмного забезпечення, яке дозволить використовувати електронний документ, створений однією програмою в решті.

Основні етапи роботи з первинним документом такі:

1. Створення документа. Причому розробник не тільки має вже готові форми первинки, але й дає змогу створити власну форму.

2. Підписання документа.

3. Відправлення контрагенту (як засобами самої програми, так і вручну через електронну поштову скриньку) з підтвердженням про отримання.

4. Отримання від контрагента підписаного документа.

Проблема — дата первинного документа

З метою ПДВ, зокрема, вагомим є визначення дати податкових зобов’язань за постачанням послуг (якщо це перша подія) — за фактом оформлення первинного документа, який підтверджує надання послуг (п. 187.1 ПКУ). Тож, потрібно визначити цю дату — як дату складання первинного документа, що зазначена в такому первинному документі як його обов’язковий реквізит чи як дату підписання первинного документа шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису обома сторонами цивільно-правового договору про надання послуг.

Мінфін у листі від 26.12.2019 р. № 35210-06-62/35178 прямо на це питання не відповідає, адже для цілей бухобліку важливою є дата здійснення госпоперації (ст. 9 Закону № 996) (читайте «Різні періоди складання та підписання електронного первинного документа: коли операцію фіксувати в обліку»).

Нині в ІПК ДПСУ від 17.03.2020 р. № 1112/6/99-00-07-03-02-06/ІПК

«…платникам податку при здійсненні операцій з постачання послуг з метою визначення дати виникнення податкових зобов’язань з ПДВ та, відповідно, складання податкових накладних за такими операціями, слід використовувати дату складання документа (в паперовій чи електронній формі), який містить відомості про постачання послуг платником податку, оскільки даний реквізит визначений Законом № 966 як обов’язковий для первинного документа.

Таким чином, при здійсненні платником податку (постачальником) операції з постачання послуг, які оформлялись первинним документом, складеним в електронній формі, датою виникнення податкових зобов’язань з ПДВ та відповідно складання податкової накладної за такою операцією буде вважатися дата складання такого первинного документа, який містить відомості про господарську операцію, незалежно від дати накладання електронних підписів».

Тобто для визначення податкових зобов’язань із ПДВ за постачанням послуг, якщо перша подія — їх надання, слід орієнтуватися на дату складання такого документа, а не підписання електронного документа другою стороною. Щоправда, це індивідуальна консультація, і було б чудово мати подібну свою ІПК, аби уникнути ризиків зміни позиції контролерів.

Редакція газети
«Інтерактивна бухгалтерія

 

 

 

______________________________________________________________

ПРАВОВИЙ ГЛОСАРІЙ

ПКУ — Податковий кодекс України.

Закон № 996 — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV.

Закон № 851 — Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.

Закон № 2155 — Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.

Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88.

Положення № 148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

Порядок № 1886 — Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 р. № 1886.