Щорічні відпустки: надаємо, оформлюємо, розраховуємо

Незабаром сезон відпусток. Право кожного працівника на щорічну відпустку гарантовано законодавством України. Отже, нагадаємо, як оформити надання щорічної відпустки працівникам, розрахувати й виплатити відпускні

Види щорічних відпусток

Статтею 4 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки) установлені такі види щорічних відпусток:

  • основна відпустка;
  • додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
  • додаткова відпустка за особливий характер праці;
  • інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.

Водночас законодавством, колективним договором, угодою та трудовим договором можуть установлюватись інші види відпусток.

Хто має право на відпустку

Право на оплачувану щорічну відпустку передбачено ст. 45 Конституції України. Умови, тривалість і порядок надання відпусток визначено КЗпП, Законом про відпустки й іншими законодавчими актами.

Право на відпустку мають громадяни, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями незалежно від виду діяльності та галузевої приналежності, а також громадяни, які працюють за трудовим договором у фіз­особи (ч. 1 ст. 2 Закону про відпустки).

Тобто сумісники та працівники, що трудяться в режимі неповного чи скороченого робочого часу, мають рівні з іншими працівниками права на отримання щорічної відпустки.

Увага!

У громадян, які виконують роботи на підприємстві на підставі укладеного цивільно-правового договору, право на відпустку не виникає.

Тривалість відпустки

Гарантована ст. 75 КЗпП і ст. 6 Закону про відпустки тривалість щорічної основної відпустки становить не менше ніж 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік, який відліковується від дня укладення трудового договору.

Чинним законодавством передбачене також установлення більшої тривалості відпусток для певних категорій працівників (див. довідник «Види відпусток та їх  тривалість»).

До того ж ст.ст. 7 і 8 Закону про відпустки передбачено можливість надання працівникам щорічних додаткових відпусток (див. довідник «Щорічні додаткові відпустки»).

Загальна тривалість щорічних основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірських роботах, — 69 календарних днів (ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки).

Конкретна тривалість щорічної додаткової відпустки встановлюється колективним договором за кожним видом робіт, професій і посад або трудовим договором.

Щорічна основна та додаткова відпустки за бажанням працівника можуть надаватись одночасно чи окремо.

Тривалість відпусток незалежно від режимів і графіків роботи розраховується в календарних днях (ч. 1 ст. 5 Закону про відпустки).

Під час визначення тривалості відпустки не враховуються:

  • дні тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку, а також відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 78 КЗпП);
  • святкові й неробочі дні (ст. 73 КЗпП), що припадають на відпускний період (ст. 781 КЗпП).

Відпустка автоматично подовжується на кількість таких святкових або неробочих днів1. Вихідні (субота й неділя) не вважаються ні святковими, ні неробочими днями.

Порядок надання відпустки

Щорічні відпустки, як правило, надаються працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані до закінчення робочого року. Слід зауважити, що в перший рік працівник має право на відпустку повної тривалості лише після закінчення 6 місяців безперервної роботи. Проте деякі категорії працівників можуть одержати відпустку повної тривалості до спливу 6 місяців (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки, див. таблицю 1).

У разі якщо відпустка надається раніше, до настання 6-місячного строку, її тривалість розраховується пропорційно відпрацьованому часу.

Таблиця 1

Право на відпустку окремим категоріям працівників до настання 6-місячного строку безперервної роботи в перший рік роботи

Категорії працівників, які мають право на відпустку повної тривалості

Норма
Закону про відпустки

Жінки — перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї

п. 1 ч. 7 ст. 10

Жінки, які мають двох і більше дітей у віці до 15 років або дитину-інваліда

п. 1 ч. 7 ст. 10

Інваліди

п. 2 ч. 7 ст. 10

Особи віком до 18-ти років

п. 3 ч. 7 ст. 10

Чоловіки, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю й пологами

п. 4 ч. 7 ст. 10

Особи, звільнені після проходження строкової військової або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення зі служби вони були прийняті на роботу впродовж трьох місяців (не враховуючи часу переїзду на постійне місце проживання)

п. 5 ч. 7 ст. 10

Сумісники — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи

п. 6 ч. 7 ст. 10

Працівники, які успішно навчаються в навчальних закладах і бажають додати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних та інших робіт, передбачених навчальною програмою

п. 7 ч. 7 ст. 10

Працівники, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку та не одержали за неї грошову компенсацію

п. 8 ч. 7 ст. 10

Працівники, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування

п. 9 ч. 7 ст. 10

Батьки — вихователі дитячих будинків сімейного типу

п. 10 ч. 7 ст. 10

У решті випадків, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором*

п. 11 ч. 7 ст. 10

* Трудовим договором можна передбачити надання відпустки до закінчення 6 місяців у перший рік роботи чи одержання відпустки в будь-який зручний час.

Працівники, діти яких у віці до 18 років вступають у навчальні заклади, розташовані в іншій місцевості, для супроводу дитини до місця розташування навчального закладу й назад (ч. 8 ст. 10 Закону про відпустки) мають право на щорічну відпустку або її частину, але не менше ніж 12 календарних днів. За наявності двох або більше дітей зазначеного віку така відпустка надається окремо для супроводу кожної дитини.

Слід зазначити, що працівникам, у яких щорічна основна відпустка становить 24 календарних дні, доведеться брати частину відпустки не менше ніж 14 календарних дні (ст. 12 Закону про відпустки).

Щорічні відпустки за другий і наступні роки роботи надаються в будь-який час робочого року згідно із затвердженими графіками. Щоправда, деяким категоріям працівників щорічні відпустки надають у зручний для них час (див. довідник «Список працівників, які мають право на відпустку в зручний для них час»).

Увага!

Ненадання щорічних відпусток повної тривалості забороняється:

  • протягом двох років поспіль;
  • протягом робочого року особам віком до 18 років;
  • працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими й важкими умовами праці або з особливим характером праці.

(ч. 5 ст. 80 КЗпП і ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки)

Порушення згаданих норм може призвести до накладення адміністративного штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій, незалежно від форми власності, та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 НМДГ (від 510 грн до 1700 грн) (ч. 1 ст. 41 КпАП).

Стаж, що дає право на відпустку

Задля визначення кількості днів відпустки враховується стаж роботи, який дає на неї право (див. таблицю 2).

Таблиця 2

Стаж роботи, що дає право на щорічну відпустку

Вид відпустки

Періоди роботи, що дають право на щорічну відпустку

Основна відпустка (ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки)

1. Час фактичної роботи (у т.ч. на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка

2. Час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) і зарплата повністю або частково (у т.ч. час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу)

3. Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога по державному соціальному страхуванню, за винятком частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку

4. Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася зарплата в порядку, визначеному ст.ст. 25 і 26 Закону про відпустки, за винятком відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, а в разі якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний), — до досягнення дитиною шістнадцятирічного віку

5. Час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів

6. Час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці, у тому числі з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників

7. Інші періоди роботи, передбачені законодавством

Додаткова відпустка (ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки)

1. Час фактичної роботи зі шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше ніж половину тривалості робочого дня, установленої для працівників цього виробництва, цеху, професії або посади

2. Час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу зі шкідливими, важкими умовами та за особливий характер праці

3. Час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів

Примітка

Якщо працівник, переведений на роботу на інше підприємство, повністю або частково не використав щорічні основну та додаткові відпустки та не одержав за них грошову компенсацію, то до стажу роботи, що дає право на щорічні основну та додаткові відпустки, зараховується час, за який він не використав ці відпустки за попереднім місцем роботи.

До того ж у стаж не включається час:

  • частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
  • відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, а в разі якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний), — до досягнення дитиною шістнадцятирічного віку;
  • дні прогулу або відсторонення від роботи через провину працівника;
  • дні відпустки без збереження заробітної плати, отримані понад кількість, установлену ст.ст. 25 і 26 Закону про відпустки.

Порядок оформлення відпустки

Складаємо графік відпусток

Відповідно до ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки та ч. 4 ст. 79 КЗпП, черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або вповноваженим ним органом за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. Під час складання графіків ураховуються інте­реси виробництва, особисті інтереси працівників і можливості для їх відпочинку. Також слід узяти до уваги, що окремі категорії працівників за переліком із ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки мають право на відпустку у зручний для них час за їхнім бажанням.

Конкретні строки складання та порядок оформлення графіків відпусток українським законодавством не встановлено, тож підприємство може самостійно узгодити порядок складання графіка відпусток у довільній формі своїми внутрішніми документами: у колективному договорі чи правилах внутрішнього трудового розпорядку, розпорядженні, наказі тощо.

Нагадаємо!

Згідно з п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених за погодженням з ВЦРПС постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984 р. № 213, графік відпусток складається на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. Проте пізніша дата складання графіка не буде порушенням, якщо вона зазначена в обліковій політиці підприємства.

Чинними нормами законодавства також не встановлено конкретної форми графіка надання відпусток, тому роботодавець може самостійно її розробити (див. лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10). У тому ж листі зазначено, що графік відпусток складається навіть у випадку, коли на підприємстві працює три особи.

Графіки відпусток мають доводитися до відома всіх працівників.

Графіком визначається місяць початку використання відпустки.

Створюємо резерв відпусток

Відповідно до п. 13 П(С)БО 11 «Зобов’язання» та п. 7 П(С)БО 26 «Виплати працівникам», створюється резерв забезпечення відпусток, але тільки для щорічних (основних і додаткових) відпусток і для додаткових відпусток для працівників із дітьми. Згідно з Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 30.11.1999 р. № 291 (далі — Інструкція № 291), нараховують відпускні через субрахунок 471 «Забезпечення виплат відпусток». Щомісяця підприємство відраховує певну суму в резерв, залежно від розміру фонду заробітної плати в поточному році. Існують два способи розрахунку величини резерву відпусток — за Інструкцією № 291 і за п. 11.10 Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Мінфіну України від 11.08.1994 р. № 69 ( далі — Інструкція № 69) (докладніше про створення та використання резерву відпусток читайте в статті «Резерв відпусток: від створення до інвентаризації» газети «Інтерактивна бухгалтерія» № 17 за 2013 рік).

Попереджаємо про початок відпустки

Увага!

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або вповноваженим ним органом.

(ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки)

Власник (уповноважений ним орган) зобо­в’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну. Форму такого повідомлення законодавчо не встановлено, тому його оформлення має довільний характер.

Вважається також, що працівника письмово повідомлено про відпустку, якщо він поставив підпис у наказі про відпустку.

Оформлюємо заяву та наказ про відпустку

За умови що працівник іде у відпустку в обумовлений графіком термін, заява на відпустку може не подаватися. Якщо ж працівник не погоджується з термінами відпустки, установленими графіком, він подає відповідну заяву про розподіл або перенесення відпустки на ім’я керівника підприємства (докладніше про це див. у відповіді на запитання «Перенесення відпустки за ініціативою працівника й ініціативою роботодавця» газети «Інтерактивна бухгалтерія» № 17 за 2013 рік).

Щорічна відпустка, згідно із ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки, має бути перенесена за заявою працівника на інший період або продовжена в разі:

  • тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку;
  • виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати;
  • настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
  • збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.

Окрім того, узяти відпустку на підставі заяви в будь-який зручний час мають право громадяни, визначені ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки.

У заяві працівник вказує дату початку щорічної відпустки та її тривалість. Зазначати календарні дати початку та закінчення відпустки не потрібно, це зроблять фахівці кадрової служби.

Надання щорічних відпусток на підприємстві оформлюється наказом. Для цього може бути використана типова форма № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджена наказом Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489 (далі — Наказ № 489). Ця форма має рекомендаційний характер, тому роботодавець може скласти наказ про відпустку довільної формі.

Наказ про надання відпустки може бути видано відразу на декількох працівників, але часто видають і наказ на кожного працівника окремо. У ньому також можна зазначати й осіб, які тимчасово виконуватимуть обов’язки відсутнього працівника.

Заповнюємо табель обліку робочого часу

У табелі обліку використання робочого часу типової форми № П-5, затвердженої Наказом № 4892, проставляється відмітка про відпустку:

  • щорічні основні відпустки позначатимуться буквеним кодом «В» або цифровим — «08»;
  • щорічні додаткові відпустки — буквеним кодом «Д» або цифровим — «09».

Зверніть увагу!

У разі коли щорічна оплачувана відпустка збігається зі звичайними вихідними, доцільно їх кодувати шифрами щорічної відпустки, адже для оплати щорічної відпустки вихідні дні також враховуються. А от святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП) для оплати щорічної основної та додаткової відпусток не враховуються, тому кодувати їх слід шифром неробочих днів.

Оплачуємо відпустку

Щорічні (основна та додаткові) відпустки надаються працівникам зі збереженням на їх період місця роботи (посади) і зарплати (ст. 74 КЗпП).

Механізм обчислення заробітної плати працівникам за час відпусток і компенсації за невикористані відпустки встановлено Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100 (далі — Порядок № 100).

Відповідно до п. 2 Порядку № 100, обчислення середньої заробітної плати для оплати часу щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв’язку з навчанням, творчої відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, або для виплати компенсації за невикористані відпустки провадиться, зважаючи на виплати за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки чи виплати компенсації за невикористані відпустки.

На практиці

Наприклад, якщо працівнику надається відпустка з 03.06.2014 р., розрахунковим періодом для розрахунку відпускних буде період із 01.06.2013 р. по 31.05.2014 р.

Працівнику, який пропрацював на підприємстві менше року, середня заробітна плата обчислюється, виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, у якому надається відпустка чи виплачується компенсація за невикористану відпустку.

Розрахунок відпускних провадиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців (або за менший фактично відпрацьований період) на відповідну кількість календарних днів року (чи меншого відпрацьованого періоду) за винятком святкових і неробочих днів, установлених законодавством. Одержаний результат перемножується на кількість календарних днів відпустки.

Виплати, що враховуються та не враховуються в розрахунку середньої заробітної плати, наведені в розділі III Порядку № 100.

Нагадаємо!

Під час обчислення середньої заробітної плати в усіх випадках її збереження включаються:

  •  основна заробітна плата;
  •  доплати й надбавки (за надурочну роботу й роботу в нічний час; суміщення професій і посад; розширення зон обслуговування чи виконання підвищених обсягів робіт робітниками-почасовиками; високі досягнення в праці (високу професійну майстерність); умови праці; інтенсивність праці; керівництво бригадою, вислугу років та ін.);
  •  виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії та теплової енергії;
  •  винагорода за підсумками річної роботи та вислугу років.

Порядок включення окремих виплат має певні особливості. Премії за місяць, квартал, півріччя, дев’ять місяців включаються в заробіток того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. Одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років включається в середній заробіток шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік (абз. 2 п. 3 Порядку № 100).

У разі якщо одноразова винагорода за підсумками року була нарахована та виплачена у поточному році за поточний рік, вона не враховуватиметься в обчисленні середньої заробітної плати (див. лист Мінпраці від 24.06.2008 р. № 411/13/84-08). Окрім того, така одноразова винагорода розподіляється не між місяцями того року, у яких її було нараховано, а між місяцями розрахункового періоду для розрахунку середньої зарплати.

Виплати за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов’язків, службового відрядження та допомога по тимчасовій непрацездатності включаються в розрахунок середньої заробітної плати для оплати часу відпусток відповідно до абз. 4 п. 3 р. ІІІ Порядку № 100.

Усі виплати включаються в розрахунок середньої заробітної плати в тому розмірі, у якому вони нараховані, без виключення сум відрахування на податки, стягнення аліментів.

До виплат, які не враховуються в розрахунку середньої зарплати для визначення сум відпускних, належать виплати, зазначені в п. 4 р. ІІІ Порядку № 100.

Докладніше про розрахунок середньої зарплати для оплати відпусток читайте в матеріалах «Розрахунок відпускних» та «Приклади розрахунку середньої зарплати для оплати відпусток» в поточному номері газети «Інтерактивна бухгалтерія».

Заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку (ст. 115 КЗпП). Проте зверніть увагу, що у своєму листі від 05.01.2012 р. № 7/13/133-12 Мінсоцполітики зазначає таке: у разі необхідності отримання щорічної відпустки (або її частини) у стислі терміни (у зв’язку із сімейними обставинами, станом здоров’я тощо) у заяві працівник може висловити своє бажання про отримання відпускних у терміни, визначені між працівником і роботодавцем.

Олена ТКАЧЕНКО,

провідний бухгалтер-експерт
газети «Інтрактивна бухгалтерія»

1 Відповідно до ч. 3 ст. 67 КЗпП, у випадку якщо святковий або неробочий день збігається із вихідним днем, останній переноситься на наступний день.

2 Згідно з п. 2 приміток до Табеля, ця форма має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень.