Хто підписує касові документи, коли директор у відпустці

Хто підписує касові документи, коли директор у відпустці

Директор підприємства планує піти у відпустку. Однак під час його перебування у відпустці потрібно буде видавати гроші з каси. Хто в такому випадку може підписувати видаткові касові документи, ураховуючи, що посади заступника директора в нас немає?

ВІДПОВІДЬ: Окрім директора та головного бухгалтера, касові документи може підписувати працівник, уповноважений на це керівником. Далі зупинимося на законодавчому підґрунті поставленого запитання та розглянемо, як такого працівника вповноважити на підписання касових документів.

Видаткові касові документи (видаткові касові ордери та видаткові відомості) обов’язково мають бути підписані керівником підприємства та головним бухгалтером або іншим працівником, який уповноважений на те керівником. Про це чітко сказано в п. 3.4 Положення про ведення касових операцій в національній валюті, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637). Тож якщо замість головного бухгалтера підпис може поставити вповноважена особа, то підпис керівника на касових документах є обов’язковим. Про це говорить і НБУ в листі від 07.04.2008 р. № 11-113/1441-4464.

Однак на практиці виникають ситуації, коли керівник фізично відсутній на підприємстві тривалий час, відповідно, підписати касові документи він не може. Звісно, він може зробити це після виходу на роботу, але слід визнати, що без підпису керівника касові документи вважатимуться такими, що оформлені невірно, а це — порушення порядку ведення касових операцій. Відповідальності за це не передбачено, але касир як особа, з якою укладено договір про повну матеріальну відповідальність, має всі підстави не брати такі видаткові документи до виконання. На цьому ж наголошується в п. 3.12 Положення № 637.

Тому напередодні виходу директора у відпустку відповідні повноваження, як правило, доручають іншому працівнику. Зазвичай за період відпустки більшість обов’язків директора виконує його заступник, на якого відповідні повноваження покладено посадовою інструкцією, статутними документами, рішенням засновників тощо. Оскільки такої посади у вас немає, частину повноважень директора можна доручити іншому працівнику, наприклад, у порядку виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 КЗпП). Утім у такому випадку слід попередньо отримати рішення власника, загальних зборів учасників товариства (акціонерів), наглядової ради (далі — власник).

Якщо ж питання лише в передорученні права на підпис касових документів, то це може зробити директор самостійно перед відпусткою шляхом оформлення довіреності чи наказу (розпорядження). Вважаємо, що в цьому випадку згода власника не потрібна. Такий висновок робимо на підставі п. 5 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV, підприємство (від себе додамо — в особі директора) самостійно визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів. Аналогічної думки дотримуються й фахівці НБУ в листі від 26.08.2008 р. № 11-113/3421-115-75.

Найпоширеніший і найпростіший спосіб доручити працівнику підписувати касові документи — видати наказ (зразок див. нижче).

Зразок