Працівник витратив власні кошти на цілі підприємства: коли надавати авансовий звіт

Працівник витратив власні кошти на цілі підприємства: коли надавати авансовий звіт

Під час службової поїздки по місту (не відрядження) на автомобілі було пошкоджено шину. Запасного колеса в автомобілі не було, тому водій прийняв рішення дістатися до найближчого шиномонтажу та полагодити шину. За послуги ремонту водій сплатив власні кошти. Проте згодом забув скласти звіт про витрачання власних коштів і згадав про це лише через місяць після події.
Чи є граничні строки для надання звіту про витрачання власних коштів працівника?

ВІДПОВІДЬ: Усе залежатиме від того, хто був ініціатором використання особистих коштів працівника. Тому розглянемо дві ситуації.

Працівник із власної ініціативи вирішив використати особисті кошти в інтересах підприємства

Такі дії працівника не зовсім уписуються в норми трудового законодавства. Це, найімовірніше, цивільно-правові відносини¹, а саме — вчинення дій у майнових інтересах іншої особи без її доручення (ст. 1158 Цивільного кодексу України, далі — ЦКУ).

Що говорить ЦКУ

Якщо майновим інтересам однієї особи (у нашому випадку — підприємству) загрожує небезпека настання невигідних для неї майнових наслідків, інша особа (у нашому випадку — працівник) має право без доручення вчинити дії, спрямовані на попередження, усунення або зменшення цих негативних наслідків (ч. 1 ст. 1158 ЦКУ).

Безумовно, несплата послуг за ремонт шини могла призвести до більш вагомих витрат. Розуміючи це, працівник вирішив запобігти негативним наслідкам, оплативши послуги ремонту власним коштом. Далі працівник повинен був за першої ж нагоди повідомити про свої дії керівництву підприємства (ч. 2 ст. 1158 ЦКУ).

Якщо ж працівник не має такої можливості, то фактично він бере на себе всі зобов’язання завершити правочин (ч. 3 ст. 1158 ЦКУ). Але, як тільки з’являється можливість, він повинен негайно нею скористатись і повідомити керівнику підприємства про свої дії, а також скласти звіт і передати керівнику все, що при цьому було одержано (ст. 1159 ЦКУ). У нашому випадку разом зі звітом працівник повинен передати первинні документи, які були складені під час оплати послуг із ремонту шини.

Який проміжок часу вписується в поняття «за першої ж нагоди», сказати важко. Проте в будь-якому разі це буде суб’єктивна оцінка. Звичайно, наказом (розпорядженням) керівника підприємства можна визначити певні часові рамки, у ме­жах яких працівники повинні надавати звіт у таких випадках. Але, знову ж таки, це лише суб’єктивне бачення норми кодексу.

Згідно із ч. 1 ст. 1160 ЦКУ, працівнику, який учинив дії в майнових інтересах підприємства без його доручення, надано право вимагати відшкодування фактично зроблених витрат. Проте якщо працівник за першої ж нагоди не повідомив керівнику про свої дії, то він своє право втрачає (ч. 2 ст. 1160 ЦКУ).

Із запитання зрозуміло, що працівник не повідомив роботодавцеві про ремонт шини негайно. Можна припустити, що в нього насправді не було можливості це зробити. Скажімо, він намагався зателефонувати на мобільний або стаціонарний телефон керівника, але безуспішно. Далі після проведеного ремонту він закінчив виконувати надане доручення (службову поїздку), наприкінці робочого дня повернувся на територію підприємства, але керівника не було на місці. Тоді, як ми вже казали, працівник повинен повідомити роботодавцеві про свої дії за першої ж нагоди.

Коли виникає право на відшкодування понесених витрат

Щойно керівник підприємства схвалить дії працівника стосовно проведення й оплати ремонту шини без доручення, надалі до відносин сторін застосовуються положення про відповідний договір (ч. 2 ст. 1158 ЦКУ). В описаному випадку ним буде договір доручення (гл. 68 «Доручення» ЦКУ). Тобто схвалення дій працівника означає, що між ним і роботодавцем укладено договір доручення, за яким працівник уже виконав свою частину зобов’язань. Залишилося тільки роботодавцю виконати свою —відшкодувати витрачені працівником кошти.

Водночас правочин працівника вважатиметься схваленим, зокрема у разі якщо особа, яку він представляв (підприємство в особі керівника), учинить дії, що свідчать про прийняття його до виконання (ч. 1 ст. 241 ЦКУ). У нашій ситуації такою дією буде затвердження керівником звіту працівника² про фактично понесені витрати (з додаванням до нього підтвердних документів). 

Податкові наслідки

Щодо податкових наслідків, то у випадку коли керівник не погодиться на відшкодування витрат, підприємство буде зобов’язане визнати дохід від безоплатно отриманих послуг із метою обкладення податком на прибуток (пп. 135.5.4 Податкового кодексу України, далі — ПКУ).

З іншого боку, оскільки звіт про витрати, здійснені без доручення,  надано не «негайно» і не «за першої ж нагоди», а через місяць, то у податківців можуть бути претензії до підприємства стосовно відшкодування витрат, на яке працівник не мав права претендувати (ч. 2 ст. 1160 ЦКУ). Це можуть розцінити як додаткове благо, отримане працівником, яке підлягає обкладенню податком на доходи фізосіб (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ). Хоча ми цього твердження не підтримуємо та вважаємо, що відсутність права вимагати відшкодування не змінює самої суті операції. Тобто це все одно що відшкодування витрат, понесених працівником за дорученням³, а не виплата додаткового блага, навіть якщо працівник надасть звіт через місяць.

Адже описана ситуація схожа з витрачанням власних коштів працівника під час відрядження. І податківці в підкатегорії 103.17 ЄБПЗ⁴ визнають, що: «сума витрат, яка відшкодована найманому працівнику на підставі наданого Звіту про використання коштів, виданих на відрядження та під звіт, та оригіналів документів, що підтверджують вартість понесених витрат, не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб, незалежно від того, що аванс не видавався, а витрати, під час відрядження, здійснювалися за власні кошти». Хоча витрати були понесені не у відряджені, але наша ситуація ідентична по суті до здійсненої працівником операції: за власний кошт і в інтересах підприємства.

До того ж у підкатегорії 109.14 ЄБПЗ податківці погоджуються, що: «…питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань відносяться до майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником та регулюються Цивільним кодексом України».

Окрім цього, у тій же підкатегорії читаємо: «…питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань регулюються ст. 1159, 1160 Цивільного кодексу України та <…>, оскільки чинним законодавством визначено строки звітування саме за одержані під звіт кошти на відрядження та на виконання цивільно-правових дій, <…> то у разі несвоєчасного подання Звіту при придбанні за власні кошти товарів для потреб підприємства (використанні власних коштів у відрядженні), фінансові санкції⁵ не застосовуються».

Водночас іще й фахівці Мінфіну в листах від 12.10.2010 р. № 31-26030-12-29/27606 і від 28.08.2007 р.№ 31-34000-10-25/17266 і НБУ в листах від 01.09.2006 р. № 11-113/3225-9206 і від 13.04.2005 р. № 11-113/1227-3746 відзначали, що питання придбання працівником для підприємства ТМЦ за власні кошти та правомірності їх подальшого відшкодування врегульовані положеннями ст. 1158 і 1160 ЦКУ⁶.

Отже, ми пішли вірним шляхом.

Працівник використав особисті кошти в інтересах підприємства за дорученням роботодавця

Після пошкодження шини працівник міг зателефонувати керівнику підприємства та повідомити про подію. У відповідь керівник міг попросити працівника здійснити ремонт шини за власний кошт із зобов’язанням відшкодувати витрачені кошти.

Фактично це означає укладення договору доручення в усній формі (ст. 1000 ЦКУ). Звичайно, бажано викласти його на папері⁷, зважаючи на вимогу ч. 2 ст. 208 ЦКУ. Але недотримання сторонами письмової форми правочину не призводить до визнан­ня його недійсним, окрім випадків, прямо вказаних у законі (ч. 1 ст. 218 ЦКУ). А у гл. 68 «Доручення» ЦКУ ви такої вказівки не знайдете.

За таких обставин можна сказати, що працівник здійснив ремонт шини за дорученням підприємства. А тому в подальших діях повинен керуватися нормами гл. 68 «Доручення» ЦКУ. Так, у ч. 2 ст. 1006 ЦКУ мовиться, що після виконання доручення повірений зобов’язаний негайно надати звіт про виконання доручення та виправдні документи, якщо це вимагається за умовами договору та характером доручення. Проте це договірні відносини, і ніхто не забороняє сторонам домовитися про інші строки складання звіту про виконання договору повіреним (у нашому випадку — працівником), наприклад, упродовж місяця чи іншого прийнятного строку. Як ми згадували вище, податківці також погоджуються, що строки надання звіту в разі використання власних коштів регулюються нормами ЦКУ.

Тож не буде помилкою, коли працівник надасть звіт про витрачання коштів упродовж місяця, якщо це передбачено договором між працівником і підприємством.

Водночас, вважаємо: навіть коли строк складання звіту працівником (повіреним) за договором доручення не встановлено або звіт не подано у встановлений договором час — його можна прийняти від працівника в межах загального строку позовної давності, тобто впродовж 3 років (ст. 257 ЦКУ).