Квитки на проїзд до місця відрядження втрачено: чи можна компенсувати витрати

Квитки на проїзд до місця відрядження втрачено: чи можна компенсувати витрати

Наше підприємство відправило працівника в службове відрядження з Києва до Львова. Перед поїздкою він отримав аванс готівкою. Проте працівник загубив квиток на потяг із Києва до Львова.
Підкажіть, будь ласка, чи можна компенсувати працівнику витрати на проїзд до місця відрядження в такому випадку? Чи будуть це податкові витрати?

ВІДПОВІДЬ: Компенсувати витрати, понесені на придбання втраченого квитка, можна, та от до податкових витрат така сума не потрапить.

Як гарантує ст. 121 Кодексу законів про працю України, підприємство оплачує відрядженому працівнику вартість проїзду до місця призначення та назад. Однак водночас до податкових витрат потрапляють витрати на відрядження працівників підприємства в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті) (абз. 1 пп. 140.1.7 ПКУ). І це можливо лише за наявності підтвердних документів: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), електронних квитків (за наявності посадкового талона й документа про сплату) та інших документів, що підтверджують сплату за проїзд (абз. 2 пп. 140.1.7 ПКУ).

Отже, за відсутності документів в оригіналі, що підтверджують понесені працівником витрати на проїзд до місця відрядження, підприємство не вправі віднести такі витрати до податкових відповідно до пп. 140.1.7 ПКУ. Але компенсувати ці витрати все ж можна. Для цього потрібно відповідне рішення керівника підприємства. Якщо ж керівник проти компенсації сум витрат на проїзд у відрядженні, які не підтверджені відповідними документами, то, звісно ж, працівнику доведеться оплатити витрати на такий проїзд зі своєї кишені.

Тож після повернення з відрядження працівник має право в авансовому звіті¹ показати лише ті витрати, які підтвердженні документально. Вони, згідно з пп. 140.1.7 ПКУ, потрапляють до податкових витрат. Невикористану частину авансу (у т.ч. непідтверджену документально) працівник повинен повернути в касу підприємства (або на поточний рахунок підприємства) за загальними правилами протягом 5 банківських днів після дня завершення відрядження.

Однак працівник усе ж має право звернутися із заявою на ім’я керівника з проханням компенсувати непідтверджені документально витрати на проїзд, указавши причину відсутності підтвердних документів. У заяві також необхідно зазначити суму понесених витрат на проїзд, що не підтверджені документально. Потім, якщо керівник дає дозвіл компенсувати ці витрати, — працівнику компенсують такі «бездокументальні» витрати.

Проте така компенсація не матиме зв’язку з госпдіяльністю підприємства, і, відповідно, такі суми теж не потраплять у податкові витрати. Та й сама виплата розглядатиметься як додаткове благо, з якого слід утримати податок на доходи за загальними правилами (на підставі пп. 164.2.17 ПКУ). При цьому, для того щоб працівник отримав повну суму компенсації за проїзд (витрати на який не підтверджено відповідними первинними документами), до суми компенсації слід застосувати коефіцієнт із п. 164.5 ПКУ (1,176471 — для ставки 15% або 1,204819 — для ставки 17%). А далі, відповідно, показати цю суму під ознакою доходу «126» у ф. № 1ДФ.

Та на практиці трапляється й інший варіант оформлення такої ситуації. А саме: працівник подає в бухгалтерію авансовий звіт за витраченим авансом на відрядження, у якому серед інших задокументованих витрат вписує й витрати на проїзд у відрядженні (не підтверджені проїзними документами) і додає до нього заяву на ім’я керівника з відповідною дозвільною візою керівника на відшкодування бездокументальних витрат.

На думку автора, оформивши вказані вище до­кументи, суми, витрачені на проїзд і не підтверджені первинними документами, повертати в касу не потрібно. Звісно, вони не потраплять до податкових витрат. Щоправда, такі суми потрібно обкласти ПДФО за ставкою 15% (або 17% — залежно від розміру доходу) (пп. 164.2.11, ст. 167.1 ПКУ та п. 170.9 ПКУ). Під час нарахування ПДФО слід скористатися правилами з пп. 164.5 ПКУ та застосувати натуральний коефіцієнт (1,176471 або 1,204819 — залежно від ставки податку, яка застосовується). Суму нарахованого ПДФО утримує підприємство за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а якщо коштів не вистачить, то за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців. І так до повної сплати належного податку (пп. 170.9.1 ПКУ). Детальніше про це оподаткування надміру витрачених коштів можна прочитати в матеріалі «Надміру витрачені у відрядженні кошти: облік і оподатковування» в газеті «Інтерактивна бухгалтерія» № 35(44) за 2013 рік.

Автор вважає, що для швидшого вирішення питання з компенсацією працівнику слід звернутися до директора за компенсацією відразу після повернення з відрядження.