Працівник надав авансовий звіт із запізненням: які наслідки
Працівнику видали аванс на відрядження на особисту платіжну картку. Він повернувся з відрядження 05.04.2013 р., а звіт подав тільки 15 квітня. Які це матиме наслідки для працівника та підприємства?
ВІДПОВІДЬ: Працівник, який повернувся з відрядження, повинен відзвітувати за витрачені кошти у строки, установлені Податковим кодексом України (далі — ПКУ).
Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ, авансовий звіт слід подати до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершує відрядження. Щоправда, якщо готівку працівник отримав з корпоративної платіжної картки, цей строк скорочується до трьох банківських днів.
На жаль, податківці триденний термін для звітування поширюють і на випадки отримання коштів на відрядження на особисту платіжну картку (лист ДПС від 06.02.2012 р. № 2292/6/23-50.0214). Вони вважають: якщо під час службових відряджень особа отримала готівку із застосуванням платіжних карток, у тому числі з використанням особистого спеціального платіжного засобу, вона подає авансовий звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Тому якщо ви обережний платник податків, варто прислухатися до позиції ДПС і дотримуватися триденного терміну звітування.
Проте якщо є бажання поборотися та відстояти можливість дотримуватися п’ятиденного терміну для звітування, можна спробувати довести, що в цьому випадку діє пп. «а» п. 170.9.2 ПКУ.
Нагадаємо!
Згідно з пп. 2.12 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637, особи, які одержали готівку з карткового рахунка із застосуванням особистої платіжної картки, подають звіт про використання коштів разом із підтвердними документами, а також документи про одержання готівки (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо).
Готівка вважається одержаною в день зняття її з карткового рахунка, підтвердженням дати зняття грошей є чек банкомата чи виписка за картковим рахунком.
Наслідки для працівника, який подав авансовий звіт невчасно
Незалежно від того, якої позиції дотримується роботодавець у цьому випадку, — строки звітування все одно пропущено. А тому сума, отримана як аванс на відрядження та не повернена в строк, вважатиметься надміру витраченими коштами (п. 170.9 ПКУ). Базу оподаткування надміру витрачених коштів визначають із застосуванням «натурального» коефіцієнта із п. 164.5 ПКУ. Сума податку, нарахована на суму надміру витрачених коштів, утримується роботодавцем за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а в разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку (абз. 3 пп. 170.9.1 ПКУ).
Наслідки для підприємства
За перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки встановлено штраф у розмірі 25% виданих під звіт сум, відповідно до абз. 5 ст. 1 Указу Президента «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 р. № 436/95.
Хоча в цьому документі й не говориться прямо про аванс на відрядження, останній вписується в визначення «готівки, виданої під звіт». А тому, вважаємо, у випадку надання авансового звіту із запізненням порушено правила використання (обігу) готівки, тож така ситуація підпадає під штраф у розумінні зазначеного указу.
Детальніше про порядок заповнення, строки подання авансового звіту та про повернення невикористаних коштів після відрядження читайте в матеріалі «Авансовий звіт: порядок заповнення, строки, повернення невикористаних коштів» у газеті «Інтерактивна бухгалтерія» № 10 (19) за 2013 рік.
Софія ВОЙЦЕХОВСКІ,
юрист газети «Інтерактивна бухгалтерія»