Матдопомога від роботодавця: порядок надання, облік, оподаткування

Чинне законодавство не містить визначення матеріальної допомоги. Проте трапляються різні її види, кожен із яких має свої особливості. Тому важливо їх добре знати, аби правильно відображати в обліку, обкладати ПДФО, військовим збором і нараховувати ЄСВ. Тож, наразі йтиметься про матдопомогу, яку може виплатити роботодавець своїм працівникам

Визначаємося із термінами

Матеріальна допомога, яку підприємство виплачує своїм працівникам, може мати:

• систематичний характер — надається всім або більшості працівників;
• разовий характер — надається окремим працівникам у зв’язку з певними обставинами.

Такі види матеріальної допомоги умовно можна кваліфікувати як «зарплатна» та «не зарплатна».

Особливості документування, облік й оподаткування для цих двох видів допомоги істотно відрізняються, тому пропонуємо ознайомитися з ними окремо. Водночас зосередьмо увагу на матдопомозі, яку надають у грошовій формі.

Зарплатна, або систематична матдопомога

Підстави та документування

Її виплата передбачається законодавчими актами чи колективним договором підприємства (або іншим аналогічним документом), і надається вона всім або більшості працівників. Тобто така матдопомога має систематичний характер.

Відповідно до пп. 2.3.3 Інструкції № 5, матеріальна допомога, що має систематичний характер, надана всім працівникам або більшості (на оздоровлення, у зв’язку з екологічним станом, крім сум, зазначених у п. 3.31 цієї Інструкції), належить до фонду оплати праці у складі інших заохочувальних і компенсаційних виплат.

Сюди належать передусім матдопомоги, визначені умовами колективного чи трудового договору, зокрема: на оздоровлення до щорічної відпустки, до ювілею, у разі народження дитини або сім’ям із дітьми, під час виходу на пенсію тощо. Звісно, у випадку виплати матдопомоги на оздоровлення до щорічної відпустки окремої заяви від працівника не вимагають. Проте якщо матдопомогу виплачують при народженні дитини, то від працівника все ж можуть зажадати заяву з копіюєю свідоцтва про народження дитини.

Матдопомога надається на підставі наказу керівника підприємства, у якому зазначають подію, пов’язану з її наданням, посилаються на норму колективного договору (чи іншого документа) і надають припис бухгалтерії нарахувати матдопомогу певним працівникам у конкретних розмірах.

Після цього наказ передається до бухгалтерії, та на його підставі нараховують матдопомогу працівникам.

ПДФО та військовий збір

Передусім наголосимо: хоча ПКУ не містить норм, які б розмежовували матдопомогу на систематичну та разову, податківці зазначають, що матеріальна допомога, яка має систематичний характер і надається всім або більшості працівників, з метою оподаткування прирівнюється до заробітної плати та включається до загального місячного оподатковуваного доходу платника податку (див. ІПК ДФС від 26.09.2017 р. № 2052/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, від 26.09.2017 р. № 2052/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, роз’яснення з категорії 103.15 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua)).

У цьому випадку матдопомогу, надану відповідно до умов колективного чи трудового договору (положення про оплату праці або галузевої угоди) усім або більшості працівників, у Податковому розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ), затвердженому наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4 (далі — форма № 1ДФ), відображають, як і будь-яку іншу зарплатну виплату, з ознакою доходу «101».

Зважаючи на те що цей вид матдопомоги включається до оподаткованого доходу, з нього утримується також військовий збір (пп. 1.2 п. 16¹ підрозділу 10 р. ХХ ПКУ).

ЄСВ

Базою нарахування ЄСВ для підприємств, установ й організацій, які використовують працю фізосіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, згідно з п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464 є сума нарахованої заробітної плати за видами виплат, що включають основну й додаткову зарплати, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у т.ч. у натуральній формі, які визначаються відповідно до Закону про оплату праці.

Керуючись пп. 5 п. 3 р. IV Інструкції № 449, визначення видів виплат, що належать до основної, додаткової заробітної плати й інших заохочувальних і компенсаційних виплат, у разі нарахування ЄСВ передбачено Інструкцією № 5.

І знову варто пригадати пп. 2.3.3 Інструкції № 5, за яким матеріальна допомога, що має систематичний характер, тобто надана всім або більшості працівників (на оздоровлення, у зв’язку з екологічним станом, крім сум, зазначених у п. 3.31), належить до заробітної плати як інші заохочувальні та компенсаційні виплати, а отже, є базою для нарахування та утримання ЄСВ (див. листи ПФУ від 13.07.2011 р. № 14399/03-20, від 08.02.2012 р. № 2929/03-30, ІПК ДФС від 26.09.2017 р. № 2052/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

У формі № Д4 систематична матдопомога працівникам відображатиметься у складі зарплати, нарахованої у звітному місяці.

Податок на прибуток

Із 01.01.2015 об’єктом обкладення податком є прибуток із джерелом походження з України та за її межами, який визначається шляхом коригування (збільшення або зменшення) фінрезультату до оподаткування (прибутку або збитку), визначеного у фінзвітності підприємства відповідно до НП(С)БО або МСФЗ, на різниці, які виникають згідно з положеннями ПКУ (п. 134.1 ПКУ). До того ж ДФС пояснювала, що фінрезультат до оподаткування не коригують на суми виплат, пов’язаних з оплатою праці (зокрема, виплати на народження дитини, одноразова допомога працівникам, які виходять на пенсію згідно із чинним законодавством і колдоговором), — див. ІПК від 17.01.2019 р. № 195/6/99-99-15-02-02-15/ІПК.

Бухоблік

Як уже зазначалося, матеріальна допомога, що має систематичний характер, належить до фонду оплати праці. Тому нараховують таку матдопомогу за Дт рахунків 92, 93, 23 і Кт субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою».

Допомога незарплатна, або одноразова

Підстави та документування

Така допомога надається працівникові в разі виникнення в нього певних життєвих обставин (наприклад, лікування, оздоровлення тощо). Ця виплата для підприємства є незапланованою та непередбачуваною, тобто раптовою, разовою.

Працівникам її надають за наказом керівника, виданого на підставі заяви працівника, зазначаючи обставини, які є причиною для її надання, а також розмір матдопомоги.

Відповідно до п. 3.31 Інструкції № 5, матеріальна допомога разового характеру, що надається підприємством окремим працівникам у зв’язку із сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей тощо, не належить до фонду оплати праці.

ПДФО та військовий збір

Керуючись пп. 170.7.3 ПКУ, таку матдопомогу можна кваліфікувати як нецільову благодійну допомогу, сума якої не включається до оподатковуваного доходу в розмірі, що не перевищує (протягом звітного податкового року сукупно) граничного розміру доходу, визначеного згідно з абз. 1 пп. 169.4.1 ПКУ (у 2019 році — 2690 грн).

Із неоподатковуваного розміру такої матдопомоги не утримується також військовий збір (п.п. 1.7 п. 16¹ підрозділу 10 р. ХХ ПКУ). Із частини перевищення над неоподатковуваним розміру цієї матдопомоги необхідно утримати військовий збір (див. роз’яснення з категорії 132.02 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua)).

У формі № 1ДФ суму нецільової благодійної допомоги, у т.ч. тієї, яка перевищує неоподатковувані розміри, відображають за ознакою доходу «169» (див. роз’яснення з категорії 132.02 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua)).

ЄСВ

Зважаючи на п. 14 Переліку № 1170, матеріальна допомога разового характеру, що надається окремим працівникам у зв’язку із сімейними обставинами: на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання, коли необхідність її отримання виникла раптово (за умови подання заяви), не є базою для нарахування ЄСВ. Цю саму норму цитує й ДФС в ІПК від 19.02.2019 р. № 600/6/99-99-13-02-03-15/ІПК.

Якщо ж вона не є об’єктом обкладення ЄСВ, то й у формі № Д4 її не показують.

Податок на прибуток

Тут знову процитуємо норму з п. 134.1 ПКУ, за якою об’єктом обкладення податком є прибуток із джерелом походження з України та за її межами, який визначається шляхом коригування (збільшення або зменшення) фінрезультату до оподаткування (прибутку або збитку), визначеного у фінзвітності підприємства відповідно до НП(С)БО або МСФЗ, на різниці, які виникають згідно з положеннями ПКУ (п. 134.1 ПКУ). Жодних коригувань для виплати нецільової матдопомоги працівникам ПКУ не передбачає, а діють лише бухоблікові правила її нарахування.

Бухоблік

Виплата зазначеної допомоги не пов’язана ані з виробничою, ані з адміністративною чи збутовою діяльністю. Тому під час її нарахування використовують субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності».