Надміру витрачені у відрядженні кошти: облік і оподаткування

Працівник у встановлені строки склав авансовий звіт про відрядження, але залишок невикористаного авансу повернув майже через два тижні після повернення з відрядження (аванс видавали через касу). Чи вважати несвоєчасно повернений залишок надміру витраченими коштами? Чи треба обкладати ПДФО зазначену суму (з урахуванням негрошового коефіцієнта) й утримувати її з доходів працівника? Як відобразити таку операцію в бухобліку?

ВІДПОВІДЬ: Згідно з п. 170.9 Податкового кодексу України (далі — ПКУ), кошти, отримані працівником на відрядження та неповернені в установлені строки, вважаються надміру витраченими й підлягають обкладенню ПДФО. Для описаної ситуації граничний термін для складання авансового звіту й повернення коштів визначено пп. «а» пп. 170.9.2 ПКУ — до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершив таке відрядження. І той факт, що працівник пізніше все ж таки повернув невикористаний залишок авансу, нічого не змінює. Щоправда, у п. 3 Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну України від 05.12.2012 р. № 1276, ідеться про обкладення надміру витрачених коштів ПДФО, якщо працівник не повернув їх до кінця місяця, на який припадає граничний строк.

Водночас п. 170.9 ПКУ не допускає різнотлумачень, указуючи, що обкладенню податком на доходи підлягають суми, не повернені в установлений строк. На те, що базу оподаткування для надміру витрачених коштів обов’язково визначають з урахуванням негрошового коефіцієнта з п. 164.5 ПКУ, указують і податківці в листі від 22.05.2013 р. № 335/10/06-4-061. Тож виходить, що підприємство має донарахувати суму доходу в розмірі належного до сплати податку та її ж утримати. Тобто працівник нібито матеріально не постраждає, а підприємство матиме додаткові витрати.

Однак у такому разі виникає питання: як реалізувати норму з абз. 3 пп. 170.9.1 ПКУ, яка приписує утримати ПДФО за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника? Як випливає зі згаданого вище листа, Податкова не вбачає тут протиріччя. Спробуємо зрозуміти її логіку й проілюструємо на прикладі порядок оподаткування та відображення в обліку.

Приклад

Працівник (адмінперсонал) із 13 по 15 травня 2013 року перебував у відрядженні (з оплатою за умовами трудового договору), решта робочих днів травня відпрацьована. За травень йому нараховано зарплату в розмірі 4000 грн.

На витрати у відрядженні було видано з каси аванс у сумі 1800 грн. За авансовим звітом затверджено 1520 грн, залишок авансу (280 грн) працівник повернув лише 29 травня (після сплину граничного терміну).

Оскільки залишок авансу працівник повернув пізніше встановленого п’ятиденного строку, то за п. 170.9 ПКУ таку суму вважають надміру витраченими коштами й обкладають ПДФО із застосуванням негрошового коефіцієнта (для ставки 15% — 1,176471). Отже, базу оподаткування для надміру витрачених коштів визначають так: 280,00 грн х 1,176471 = 329,41 грн. Тобто дохід донараховують у сумі 49,41 грн (329,41 грн - 280,00 грн).

Таблиця

Оподаткування та облік надміру витрачених коштів


з/п

Зміст господарської операції

Бухгалтерський облік

Податковий облік, грн

Дт

Кт

Сума, грн

Дохід

Витрати

1

Працівникові видано аванс на відрядження

372

301

1800,00

2

Списано на витрати на підставі затвердженого звіту

92

372

1340,00

1340,00

3

Віднесено ПДВ (сума — умовна) до податкового кредиту

641

372

180,00

4

Повернено працівником залишок авансу після сплину граничного терміну

301

372

280,00

5

Нараховано зарплату за травень 2013 р., у т.ч. оплату за дні відрядження

92

661

4000,00

4000,00

6

Нараховано ЄСВ* на зарплату (4000 грн х 37%)

92

651

1480,00

1480,00

7

Утримано ЄСВ із зарплати (4000 грн х 3,6%)

661

651

144,00

8

Персоніфіковано дохід у сумі неповерненого своєчасно залишку авансу з урахуванням негрошового коефіцієнта

377

377

329,41

10

Утримано ПДФО з:

 

 

 

 

 

— зарплати ((4000,00 грн - 144,00 грн) х 15%)

661

641

578,40

— надміру витрачених коштів
(329,41 грн х 15%)

377

641

49,41

-

-

11

Відображено утримання ПДФО за рахунок оподатковуваного доходу працівника

661

377

49,41

* У підприємства — 15-й клас професійного ризику виробництва (ставка 37%).

Як видно з таблиці, податкових витрат у разі донарахування доходу працівнику з урахуванням негрошового коефіцієнта не буде. Витратами не визнаються суми податку на доходи фізичних осіб, які відраховуються із сум виплат таких доходів згідно з розділом IV ПКУ, на підставі пп. 139.1.6 ПКУ.

У формі № 1ДФ кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, які надміру витрачені та не повернені в установлені законодавством строки, відображаються з ознакою доходу «118».

Хтось може сказати: навіщо такі складнощі та зайві бухгалтерські проводки? Проте вибір за вами — скористатися цим варіантом чи іншими, про які ми розповідали в матеріалі «Підприємство виплатило працівникові добові в розмірі 360 грн за кожен день: чи утримувати податок на доходи» газети «Інтерактивна бухгалтерія» № 7 (16) за 2013 рік.

У свою чергу, усі приписи ПКУ ми виконали: натуральний коефіцієнт застосували, а податок на доходи утримали із загального оподатковуваного місячного доходу працівника. Та й підприємство не залишилося в накладі.

Світлана ЛІСТРОВА,

шеф-редактор
газети «Інтерактивна бухгалтерія»

1 Лист і коментар до нього — у газеті «Інтерактивна бухгалтерія» № 24 (33) за 2013 рік.