Будь-яке підприємство неодмінно стикається із виплатою заробітної плати. Виплачуючи її з каси, у підприємства є варіанти: або виплачувати окремими видатковими касовими ордерами, або ж за допомогою Відомості на виплату грошей. Про те, у який спосіб це робити, розповімо в статті

Гроші для виплати зарплати з каси

Для виплати заробітної плати з каси підприємство може або використовувати поточні надходження (виручку), або ж спеціально отримати гроші в банку.

Зверніть увагу!

Підприємство цілком правомірно може використовувати отриману з каси виручку для виплати заробітної плати. Такий висновок випливає з норм Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення про касові операції).

Так, п. 2.10 Положення про касові операції чітко зазначає: підприємство має зберігати в касі готівку для виплат, які «належать до фонду оплати праці та здійснюються за рахунок виручки», понад установлений йому ліміт каси протягом трьох робочих днів із дня настання строків цих виплат у сумі, що вказана в переданих до каси відомостях на виплату грошей. Це саме підтверджує НБУ в листі від 01.12.2009 р. № 11-113/5437-22295.

А якщо звернутися до визначення готівкової виручки  , то можна зробити висновок, що Положенням про касові операції не встановлено жодних обмежень стосовно використання для виплати зарплати готівки, яка надійшла в касу.

  Готівкова виручка — це сума фактично одержаних готівкових коштів від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) і позареалізаційні надходження (абз. 5 п. 1.2 Положення про касові операції). Водночас позареалізаційні надходження — надходження від операцій, що безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) й іншого майна (включаючи основні засоби, нематеріальні активи, продукцію допоміжного й обслуговуючого виробництва), у т.ч. погашення дебіторської заборгованості, заборгованості за позиками, безоплатно одержані кошти, відшкодування матеріальних збитків, внески до статутного капіталу, платежі за надане в лізинг (оренду) майно, роялті, дохід (проценти) від володіння корпоративними правами, повернення невикористаних підзвітних сум, інші надходження.

Водночас зважайте на те, що отримана з банку на виплату зарплати готівка може зберігатися на підприємстві лише протягом 3-х днів (п. 2.10 Положення про касові операції). За цей час потрібно або видати заробітну плату, або ж повернути її в банк. При цьому візьміть до уваги, що під час отримання коштів із банку на виплату заробітної плати одночасно потрібно подати документ на сплату ЄСВ, ПДФО та військового збору, інакше банк грошей не дасть. А в разі виплати з каси відповідні податки потрібно сплатити до бюджету протягом банківського дня, що настає за днем такого нарахування (виплати, надання) (пп. 168.1.4 ПКУ).

Завважте!

Наразі не заборонено виплачувати зарплату за наявності податкового боргу. Адже оплата праці працівників здійснюється підприємством у першочерговому порядку, а решта платежів — після виконання зобов’язань щодо виплати з оплати праці (ч. 3 ст. 15 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР).

Підтверджує цей висновок і той факт, що ані Положення про касові операції, ані ПКУ заборон на виплату зарплати за наявності податкового боргу не містять.

І хоча, з одного боку, передбачається відповідальність за витрачання готівки з виручки й інших касових надходжень на виплати, що пов’язані з оплатою праці за наявності податкової заборгованості (ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 р. № 436/95), нині ця норма не може застосовуватися, адже немає під собою правового підґрунтя (див. ухвалу ВАСУ від 06.09.2011 р. у справі № 26/222а). Погоджуються із цим і податківці в системі «ЗІР» (підкатегорія 109.21).

Документальне оформлення

Видача будь-якої готівки з каси (у т.ч. зарплати) проводиться за видатковими касовими ордерами типової форми № КО-2 (даліВКО) або за Відомостями на виплату грошей (далівидаткова відомість). Заповнюють їх чорнилом темного кольору чорнильною чи кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних засобів або в інший спосіб, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів строку.

Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це вповноважений керівником (п. 3.4 Положення про касові операції).

Окремі ВКО. Зазвичай використовують для виплати особам поза штатом. ВКО виписують у бухгалтерії на кожного одержувача. Потім реєструють у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів типової форми № КО-3. У день видачі зарплати за ВКО робиться відповідний запис у Касовій книзі типової форми № КО-4 (п. 4.3 Положення про касові операції).

Касир вимагає пред’явити паспорт або документ, що його замінює, записує у ВКО його найменування та номер, ким і коли він виданий. Фізособа розписується у видатковому касовому ордері про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень — словами, копійок — цифрами), використовуючи чорнильну або кулькову ручку із чорнилом темного кольору.

Детальніше про заповнення ВКО читайте в матеріалі «Приклад заповнення типової форми № КО-2».

Відомість на виплату грошей. Її використовують, коли гроші отримує більш ніж одна особа.

У бухгалтерії на титульній сторінці видаткової відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника та головного бухгалтера чи осіб, уповноважених керівником, із зазначенням строків видачі готівки й суми (гривень — словами, копійок — цифрами). Його наявність касир обов’язково має перевірити після отримання відомості. Також заповнюють і графи з 1-ї по 4-ту.

Касир отримує відомість разом із готівкою для виплати зарплати. Під час виплати грошей касир має звіряти паспортні дані та видавати гроші під підпис про їх одержання.

Не пізніше граничного строку на виплату зарплати касир зобов’язаний (п. 3.9 Положення про касові операції):

  • проставити у видатковій відомості проти прізвищ осіб, яким не виплачена зарплата, штамп або зробити напис «Депоновано»;
  • скласти реєстр депонованих сум;
  • зазначити в кінці видаткової відомості фактично виплачену суму та суму, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за відомістю й засвідчити напис своїм підписом.

Потім у бухгалтерії складають ВКО на фактично виплачену за відомістю суму. На його підставі касир робить відповідний запис у Касовій книзі (п. 4.3 Положення про касові операції).

Зверніть увагу!

Хоча виплата за відомістю може тривати протягом 3-х днів, ВКО за такою відомістю складається один, запис у касовій книзі здійснюється в останній день виплати.

На депоновані суми для здачі в банк у бухгалтерії оформлюється один ВКО на загальну суму.

У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму готівки, виданої для виплат, пов’язаних з оплатою праці, складається один ВКО, дата й номер якого проставляються на кожній видатковій відомості.

Детальніше про це — у матеріалі «Як правильно заповнити видатковий ордер для виплати зарплати за відомістю».

Приклад заповнення Відомості на виплату грошей та ВКО до відомості

Видача готівки за довіреністю. Цей момент також заслуговує на окрему увагу. Оскільки всі ми люди, і якщо працівник, приміром, хворіє, та йому потрібні гроші — отримати його зарплату можуть його близькі, якщо вони матимуть його довіреність. Тоді в тексті ВКО після прізвища, імені й по батькові одержувача готівки бухгалтер зазначає прізвище, ім’я та по батькові особи, якій довірено одержати готівку. У разі видачі готівки за видатковою відомістю перед підписом про одержання грошей касир робить у ній напис «За довіреністю». Довіреність лишається в касира та додається до ВКО чи видаткової відомості.

Редакція газети

«Інтерактивна бухгалтерія»