У нас звільняється працівник. Однак за ним числиться неповернений залишок виданого авансу на відрядження, який він відмовляється добровільно повертати, оскільки вважає, що за ним жодної заборгованості немає. Як діяти в такій ситуації?
ВІДПОВІДЬ: Не завжди звільнення відбувається без ускладнень. Іноді трапляються ситуації, схожі на описану в запитанні.
Передусім нагадаємо: не повернений у встановлені строки залишок авансу на відрядження вважається надміру витраченою сумою, яку слід включити до загального місячного оподатковуваного доходу працівника. Із цієї суми за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) підзвітної особи за відповідний місяць варто утримати ПДФО за ставкою 18% та військовий збір — 1,5%. Своєю чергою, базу оподаткування ПДФО необхідно збільшити на натуральний коефіцієнт — 1,219512. Докладніше про це читайте у статті «Облік розрахунків із підзвітними особами» (№ 94/2019).
Утім, попри такий механізм покарання за несвоєчасне повернення підзвітних сум, працівник усе одно зобов’язаний повернути кошти, які належать підприємству. Тож, розгляньмо можливі варіанти вирішення цього питання.
Перший варіант
Роботодавець має право провести відрахування із зарплати працівника для повернення його заборгованості (ст. 127 Кодексу законів про працю України, далі — КЗпП). Тобто на підставі наказу (розпорядження) керівника можна утримати борг із зарплати працівника. При цьому слід дотриматися ще декількох умов.
По-перше, наказ (розпорядження) потрібно видати не пізніше ніж за місяць із дня закінчення строку, установленого для повернення авансу, виданого на службове відрядження. Якщо аванс видавали готівкою, граничний строк повернення залишку авансу — 5-й банківський день після повернення з відрядження (пп. 170.9.2 ПКУ). А якщо кошти у відрядженні знімалися з корпоративної платіжної картки — 3-й банківський день після завершення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ). Отже, і відлік місячного строку розпочинають із цих граничних дат. До того ж строк повернення залишку невикористаних коштів може бути встановлений на підприємстві в Положенні про відрядження чи іншому внутрішньому розпорядчому документі підприємства.