Працівникові довелося за власний кошт придбавати квитки на проїзд до місця відрядження й оплачувати проживання в готелі, оскільки через терміновість відрядження йому не встигли видати аванс.
У які строки він повинен надати авансовий звіт і протягом якого періоду йому мають відшкодувати понесені у відрядженні витрати?

ВІДПОВІДЬ: Cтроки надання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), визначено п. 170.9 ПКУ. У загальному випадку працівник повинен надати авансовий звіт до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому він завершив відрядження (пп. «а» пп. 170.9.2 ПКУ).

Однак ця норма стосується саме звітування за раніше отримані кошти (аванс на відрядження чи інші підзвітні кошти), проте податківці мають дещо іншу точку зору. Здавалося б, у випадку, коли працівник витратив власні кошти у відрядженні, строк звітування не встановлений. Адже працівникові грошові кошти не видавали, то за що він має звітувати.

Але годі шукати логіку чи нормативне обґрунтування в позиції ДФС. Вона прозвучала в роз’ясненні з категорії 109.14 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР: у разі придбання працівником товарів для потреб підприємства, використання коштів (у т.ч. власних) у відрядженні, подається у визначені законодавством строки до бухгалтерської служби звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт за формою, затвердженою наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841, а також додаються підтвердні документи про використання коштів.

Отже, податківці вважають, що в разі витрачання власних коштів працівника у відрядженні діє такий самий строк звітування, як і за використання виданого на відрядження авансу. Проте в нормативно-правових актах навіть згадки немає про звітування за витрачання власних коштів працівника і механізм відшкодування грошей, витрачених у відрядженні з кишені працівника.

Однак якщо працівник воліє повернути власні кошті, витрачені у відрядженні, йому доведеться скласти авансовий звіт, і затягувати із цим не варто.

Підприємство, аби врегулювати це питання, може зазначити строки надання авансового звіту (для випадку, коли працівник витратив у відрядженні власні кошти) у Положенні про відрядження чи іншому розпорядчому документі підприємства.