Десять типових помилок кадровика

Десять типових помилок кадровика

«Не помиляється тільки той, хто нічого не робить» — цю загальновідому істину пам’ятає кожен. Проте є ще й інша мудрість: «Хто попереджений, той озброєний». Тож краще вчасно дізнатися про помилки, яких припустилися інші, щоб уникнути їх у власній роботі

Звичайно, в одній статті складно розглянути всі можливі помилки, яких припускаються у своїй роботі кадровики. Тому ми вибрали десять найбільш типових помилок, на яких і зупинимося детальніше.

ПОМИЛКА 1: укладення контракту у випадках, не передбачених законодавством

Згідно з ч. 3 ст. 21 КЗпП, контракт є особливою формою трудового договору, у якому строк його дії, права, обов’язки та відповідальність сторін (у т.ч. матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання договору (у т.ч. дострокового) можуть установлюватися угодою сторін. Далі в нормі чітко визначено, що сфера застосування конт­ракту визначається законами України. Це означає, що контрактна форма трудового договору може застосовуватися лише в тих випадках, коли це прямо передбачено законодавством. Перелік законів і категорії працівників, з якими дозволена контрактна форма трудового договору, викладено в листі Мінпраці від 06.05.2000 р. № 06/2-4/66.

Порядок укладення контрактної форми трудового договору регулюється постановою КМУ «Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору» від 19.03.1994 р. № 170. Типову форму контракту затверджено наказом Мінпраці від 15.04.1994 р. № 23. Тому під час укладення контрактної форми трудового договору за основу має братися саме типова форма договору.

Також слід пам’ятати, що умови контракту, що погіршують становище працівника, порівняно з чинним законодавством, угодами та колективним договором, вважаються недійсними.

Правовими наслідками укладення контракту у випадках, не передбачених законодавством, є порушення трудового законодавства. Роботодавець у цьому разі нестиме адміністративну відповідальність згідно зі ст. 41 КпАП у вигляді накладення штрафу на посадових осіб підприємств від 30 до 100 НМДГ (від 510 грн до 1700 грн).

ПОМИЛКА 2: безпідставне укладення строкового трудового договору

Строковий трудовий договір укладається лише у випадках, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк із урахуванням (ч. 2 ст. 23 КЗпП):

• характеру наступної роботи, наприклад, прийняття на роботу сезонного працівника;
• умов її виконання, наприклад, коли працівник у силу суб’єктивних обставин тимчасово не може виконувати свої посадові обов’язки, а за ним зберігається місце роботи (найбільш розповсюджений випадок — прийняття на роботу працівника на місце працівниці, що знаходиться у відпустці по вагітності та пологах);
• інтересів працівника, наприклад, сімейних обставин (нормативні акти не визначають цих випадків, тому в заяві працівник має вказати обставину, яка змушує його укладати трудовий договір на певний строк);
• в інших випадках, передбачених законодавчими актами.

У решті випадків укладення строкового трудового договору буде вважатися безпідставним, а звільнення працівника по закінченню строку трудового договору — незаконним.

Водночас правомірне переукладення строкового трудового договору не тягне за собою зазначених вище наслідків (наприклад, строковий трудовий договір, укладений на період знаходження у відпустці по вагітності та пологах і продовжений на період знаходження працівниці у відпустці по догляду за дитиною).

Крім того, слід урахувати: якщо після закінчення строку трудового договору трудові відносини фа­ктично тривають і жодна зі сторін не вимагає їх припинення, дія цього договору вважається продовженою на невизначений строк.

ПОМИЛКА 3: установлення випробування з порушенням законодавства про працю

Під час укладення трудового договору угодою сторін може бути обумовлене встановлення випробування з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. Умова про встановлення випробування повинна бути зазначена в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу (ч. 1 ст. 26 КЗпП).

У період випробування на працівників поширюється законодавство про працю. Це означає, що такий працівник має отримувати заробітну плату не меншу ніж посадовий оклад, передбачений штатним розкладом. А також цей період зараховується йому до стажу, що дає право на відпустку, і, відповідно, під час звільнення йому має бути виплачена грошова компенсація за невикористану щорічну відпустку.

Слід пам’ятати, що не всім працівникам можна встановлювати випробування.

До інших випадків належать, наприклад, заборона на встановлення випробування сезонним і тимчасовим працівникам, особам, що влаштовуються на роботу за конкурсом, на виборні посади та керівникам, обраним на посаду.

Випробування також не можна встановлювати в разі переведення працівника з однієї посади на іншу, оскільки нормами трудового законодавства передбачено, що випробування може застосовуватися лише під час прийняття на роботу.

Строк випробування не може бути більшим, ніж передбачено законодавством. Зокрема, строк випробування не може перевищувати 3-х місяців, а для окремих категорій працівників за погодженням профспілкою — 6-ти місяців. Для робітників такий строк не може перевищувати 1-го місяця.

Продовжити строк випробування можна лише на кількість днів, у які працівник був відсутній на роботі у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю чи з інших поважних причин.

У разі коли після закінчення строку випробування трудові відносини з працівником тривають хоча б день, звільнити його як такого, що не пройшов випробування, не можна.

Умови про встановлення випробування до трудової книжки не заносяться (див. матеріал «Ведення трудових книжок працівників» газети «Інтерактивна бухгалтерія» в № № 16(25) і 19(28) за 2013 р.).

ПОМИЛКА 4: укладення договору про повну матеріальну відповідальність без законних підстав

Письмові договори про повну матеріальну відповідальність може бути укладено з працівниками (ст. 135¹ КЗпП):

•   що досягли вісімнадцятирічного віку;
•   які займають посади чи виконують роботи, безпосередньо пов’язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей. Перелік таких посад і робіт затверджений постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28.12.1977 р. № 447/24 (далі — Перелік).

Отже, укладення договору про повну матеріальну відповідальність можливе лише з категоріями працівників, які зазначені в цьому Переліку.

Перелік посад і робіт не підлягає розширеному тлумаченню, тому якщо договори про повну матеріальну відповідальність укладені з працівниками, чиї посади або характер виконуваної роботи не зазначено в Переліку, вони не матимуть юридичної ваги та, відповідно, не будуть підставою для притягнення працівника до повної матеріальної відповідальності.

Крім того, договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність працівника укладається відповідно до Типового договору, затвердженого тією ж Постановою, тому укладення його в довільній формі вважатимуть незаконним, а сам договір — недійсним.

ПОМИЛКА 5: відсторонення працівника від роботи у випадках, не передбачених законодавством

Відсторонення — тимчасове недопущення працівника до виконання своїх обов’язків. Здійснювати відсторонення мають право роботодавець і посадові особи державних органів. У разі відсторонення від роботи трудові правовідносини та дія трудового договору тривають, хоча працівник тимчасово до роботи не допускається.

Відсторонення працівників від роботи допускається в разі (ст. 46 КЗпП):

• появи на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного чи токсичного сп’яніння;
• відмови або ухилення від обов’язкових медичних оглядів, навчання, інструктажу та перевірки знань з охорони праці та протипожежної охорони;
• в інших випадках, передбачених законодавством.

Такими «іншими» випадками є:

• винесення постанови прокурора в разі порушення кримінальної справи;
• позбавлення спеціального права, посвідчення, ліцензії, що необхідні для виконання роботи чи обов’язків (наприклад, позбавлення посвідчення водія);
• відсторонення державного службовця згідно зі ст. 22 Закону України «Про державну службу» від 16.12.1993 р. № 3723-XII у разі невиконання службових обов’язків, що призвело до людських жертв або заподіяло значної матеріальної чи моральної шкоди.

Відсторонення відбувається зі збереженням заробітної плати. Тривалість відсторонення від виконання повноважень за посадою не повинна перевищувати часу службового розслідування та проводиться у строк до двох місяців.

Зазначений вище перелік випадків є вичерпним і не підлягає розширеному тлумаченню.

Що стосується оплати часу відсторонення, то законодавство прямо чи побічно встановило такі варіанти норм:

1) заробітна плата за період відсторонення не зберігається;

2) заробітна плата за період відсторонення не зберігається, але відшкодовується на основі спеціального закону (п. 1 ст. 3 Закону України «Про порядок відшкодування шкоди, завданої громадянинові незаконними діями органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і суду» від 01.12.1994 р. № 266/94-ВР);

3) заробітна плата за період відсторонення зберігається повністю;

4) заробітна плата зберігається в розмірі 2/3 тарифної ставки (посадового окладу);

5) за період відсторонення працівникові виплачується допомога по соціальному страхуванню.

Тож заробітна плата за період відсторонення зберігається лише у випадках, передбачених законодавством. Якщо збереження прямо не передбачено законодавчими актами, відсторонення відбувається без її збереження.

Рішення про відсторонення оформлюється розпорядчим документом. На період дії відсторонення працівник не може бути переведений на іншу посаду. Працівник допускається до роботи лише після видання окремого наказу про скасування відсторонення.

ПОМИЛКА 6: тимчасове та постійне переведення

Тимчасове переведення працівника на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором (ст. 33 КЗпП), допускається лише за його згодою. Це означає, що працівника можна перевести на іншу роботу на визначений строк за його бажанням.

Тимчасове переведення без згоди працівника допускається на термін до одного місяця, якщо робота не протипоказана працівникові за станом здоров’я та лише в таких випадках (ч. 2 ст. 33 КЗпП):

•   для відвернення чи ліквідації наслідків стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій;
•   інших обставин, які ставлять або можуть поставити під загрозу життя чи нормальні життєві умови людей.

Зазначений перелік тимчасового переведення є вичерпним, тому довільне його розширення не допускається.

Тимчасове переведення працівників у разі простою (ст. 34 КЗпП) може відбуватися також за їх згодою з урахуванням спеціальності та кваліфікації. Працівники в цьому випадку можуть бути переведені на іншу роботу на тому ж підприємстві на весь час простою або на інше підприємство, але в тій самій місцевості, на строк до одного місяця.

Тимчасове переведення відрізняється від постійного обмеженням певними часовими рамками, які законодавством не визначені. Тож це може бути тиждень або навіть рік.

Запис про тимчасове переведення до трудової книжки не заноситься, а про постійне — заноситься.

Під час переведення на іншу постійну нижчеоплачувану роботу за працівником зберігається його попередній середній заробіток протягом двох тижнів із дня переведення (ст. 114 КЗпП).

ПОМИЛКА 7: надання відпустки без збереження зарплати за згодою сторін, що перевищує тривалість, передбачену законодавством

Стаття 26 Закону про відпустки встановлює імперативну норму щодо тривалості відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін. Ця стаття містить чітке обмеження щодо кількості днів відпустки без збереження заробітної плати.

За сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником і роботодавцем, але не більше ніж 15 календарних днів на рік.

Оскільки відпустка надається за згодою сторін, працівник має висловити своє бажання письмово у формі заяви. Роботодавець за своєю ініціативою в односторонньому порядку надавати таку відпустку не може.

Інший вид відпустки без збереження заробітної плати, передбачений ст. 25 Закону про відпустки, надається в обов’язковому порядку працівникам, виключний перелік яких установлений цією статтею. Роботодавець не вправі відмовити працівнику в наданні відпустки, якщо він має на неї право, але це не означає, що в разі виникнення обставин, зазначених у ст. 25 Закону про відпустки, працівник зобов’язаний використати її обов’язково.

ПОМИЛКА 8: помилки під час застосування неповного робочого часу

Робота на умовах неповного робочого часу регламентується ст. 56 КЗпП.

Неповний робочий час може бути встановлений:

• за угодою між працівником і роботодавцем. У цьому випадку ініціатива надходить від працівника, що підтверджується його заявою;
• з ініціативи роботодавця , якщо на підприємстві провадяться зміни в організації виробництва та праці й із додержанням процедури, передбаченої частиною третьою ст. 32 КЗпП. Про зміну істотних умов праці працівник має бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці;
• в обов’язковому порядку на прохання вагітної жінки, жінки, яка має дитину віком до чотирнадцяти років або дитину-інваліда, у т. ч. таку, що знаходиться під її опікуванням, або здійснює догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медичного висновку.

Неповний робочий час може встановлюватися на певний період або без обмеження строком, про що обов’язково зазначається в наказі. Крім того, у наказі має бути чітко зазначено кількість годин роботи під час неповного робочого дня або кількість робочих днів у разі переведення на неповний робочий тиждень.

Оплата праці в разі встановлення неповного робочого часу провадиться пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку. Неповний робочий час не слід плутати зі скороченим робочим часом, який установлюється для пільгових категорій осіб, передбачених ст. 51 КЗпП, під час якого кількість робочих годин скорочується, а оплата здійснюється повністю.

Досить часто помилково вважають, що під час неповного робочого часу щорічна відпустка надається пропорційно відпрацьованому часу, адже в законодавстві нібито немає прямої норми, яка б передбачала надання відпустки повної тривалості. Проте згідно із ч. 3 ст. 56 КЗпП робота на умовах неповного робочого часу не тягне за собою будь-яких обмежень обсягу трудових прав працівників. Завдяки цій універсальній фразі слід вважати, що відпустка — це право на відпочинок, яке гарантоване Конституцією України, а тому працівникам, що працюють на умовах неповного робочого часу, надається відпустка повної тривалості. Винятком є складає щорічна додаткова відпустка за шкідливі умови праці, оскільки вона надається пропорційно фактично відпрацьованому часу (п. 9 Наказу Мін­праці «Про затвердження Порядків застосування Списків виробництв, робіт, цехів, професій і посад, зайнятість працівників в яких дає право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами праці та за особливий характер праці» від 30.01.1998 р. № 16).

ПОМИЛКА 9: відсутність кадрової документації у фізичної особи — приватного підприємця

Досить розповсюджена на практиці ситуація, коли фізособи-підприємці не ведуть кадрову документацію, зокрема не розробляють правила внутрішнього трудового розпорядку, не ведуть табель обліку робочого часу, не складають графік відпусток, не видають накази. Уся їх кадрова документація складається лише з укладених письмових трудових договорів з найманими працівниками з реєстрацією їх у центрі зайнятості. Утім навіть у цих випадках накази про прийняття на роботу видаються не завжди.

Насправді це є порушенням трудового законодавства, адже відповідно до ст. 3 КЗпП законодавство про працю регулює трудові відносини працівників усіх підприємств незалежно від форм власності, а також осіб, які працюють за трудовим договором із фізичними особами.

Приватний підприємець, який використовує най­ману працю, зобов’язаний:

• укладати трудові договори з найманими працівниками винятково в письмовій формі та видавати відповідні накази про прийом на роботу;
• реєструвати трудові договори в центрі зайнятості протягом тижня з дня фактичного допуску працівника до роботи;
• складати графіки відпусток, видавати накази про надання відпусток;
• вести табель обліку робочого часу;
• складати правила внутрішнього трудового розпорядку;
• вносити записи до трудової книжки працівника.

Винятком є колективний договір, оскільки відповідно до ст. 2 Закону України «Про колективні договори і угоди» від 01.07.1993 р. № 3356-XII він укладається на підприємствах, в установах й організаціях незалежно від форм власності та господарювання, які використовують найману працю й мають статус юридичної особи.

Крім того, згідно з п. 2.21 Інструкції про порядок ведення трудових книжок, затвердженої наказом Мінпраці України, Мін’юсту України, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.1993 р. № 58, трудова книжка зберігається не в приватного підприємця, а в працівника.

ПОМИЛКА 10: помилки під час звільнення працівників

Найбільш розповсюдженими та водночас грубими помилками, які призводять до вагомих негативних наслідків, зокрема й звернення до суду, є помилки, допущені під час звільнення працівників.

Звільнення працівників відбувається лише у випадках, передбачених законодавством, зокрема, за ст.ст. 7, 25, 28, 36, 38, 39, 40, 41, 45, 199 КЗпП. Звільнення може відбуватися тільки за однією підставою.

Досить часто кадровики плутають підстави, які нібито на перший погляд є подібними. Наприклад, звільнення за власним бажанням із поважних причин на підставі медичного висновку (ст. 38 КЗпП) і звільнення працівника у зв’язку з виявленою невідповідністю займаній посаді за станом здоров’я (п. 2 ст. 40 КЗпП ). Хоча в обох випадках підставою буде медичний висновок, у першому випадку звільнення відбувається за бажанням працівника, а в другому — з ініціативи власника з дотриманням обмежень, передбачених ч. 3 ст. 40 КЗпП, за згодою профспілки (ст. 43 КЗпП) і з виплатою вихідної допомоги (ст. 44 КЗпП). Отже, це є грубим порушенням законодавства про працю.

У разі звільнення працівника за власним бажанням (ст. 38 КЗпП) або за угодою сторін (ст. 36 КЗпП) помилково застосовується заборона на звільнення в період відпустки та тимчасової непрацездатності, у той час як така заборона розповсюджується лише на звільнення з ініціативи власника.

Також у разі звільнення за п.п. 3, 4, 7, 8 ст. 40 і п. 1 ст. 41 КЗпП роботодавцем порушуються строки для застосування дисциплінарного стягнення (у вигляді звільнення на підставі ст. 147 КЗпП). Адже дисциплінарне стягнення може накладатися не пізніше ніж через місяць із дня його виявлення та не пізніше ніж через шість місяців із дня вчинення проступку (ст. 148 КЗпП). Крім того, перед застосуванням дисциплінарного стягнення роботодавець має зажадати письмового пояснення працівника.