Розрахунок лікарняних у 2013 році

Розрахунок лікарняних у 2013 році

Актуальна стаття на цю тему - «Розрахунок лікарняних: практичні приклади»

У газеті «Інтерактивна бухгалтерія» № 12(21) за 2013 рік ми вже говорили про оформлення та виплату допомоги з тимчасової непрацездатності, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві. Сьогодні основну увагу приділимо нюансам обчислення лікарняних найманим працівникам. Ми розберемо весь алгоритм розрахунку та зупинимося на тонкощах, що можуть виникати в деяких нестандартних ситуаціях: у разі коли працівникові встановлено неповний робочий час, коли в розрахунковому періоді не було заробітку, у разі нарахування в розрахунковому періоді лікарняних, відпускних тощо

Отже, на ваш стіл потрапив належним чином оформлений листок непрацездатності з відміткою комісії (уповноваженого) із соціального страхування. Тепер справа бухгалтерії правильно розрахувати суму лікарняних.

Загальний алгоритм розрахунку такий: середньоденний (середньогодинний) заробіток × кількість робочих днів, пропущених через хворобу × процент оплати лікарняних¹.

Робочі дні за період тимчасової непрацездатності визначають за графіком роботи підприємства або за індивідуальним графіком працівника, якщо для нього такий установлено (п. 20 Порядку № 1266). Підтверджує такий висновок і Фонд страхування з тимчасової втрати працездатності — див. лист його Виконавчої дирекції від 04.11.2009 р. № 04-06/Ч-254з-312.

Звісно, базовий показник для обчислення лікарняних — середньоденний (середньогодинний) заробіток. Його розрахунок якраз і викликає величезну кількість запитань, адже здійснюється в декілька етапів:

1) визначення розрахункового періоду;

2) розрахунок суми виплат, які включаються до заробітку за розрахунковий період;

3) визначення кількості відпрацьованих у розрахунковому періоді днів;

4) безпосередньо обчислення середньоденного (середньогодинного) заробітку шляхом ділення суми виплат за розрахунковий період на кількість відпрацьованих у розрахунковому періоді днів;

5) контроль за перевищенням середньоденного (середньогодинного) заробітку максимальної величини бази нарахування ЄСВ (з 01.01.2013 р. — 19499 грн, з 01.12.2013 р. — 20706 грн) у розрахунку на день (годину).

Як ви розумієте, кожен з етапів розрахунку потребує окремої уваги. Розглянемо їх по черзі.

Визначаємо розрахунковий період

Розрахунковим періодом, за який обчислюється середня зарплата, є період роботи за останнім основним місцем роботи (зайняття підприємницькою діяльністю) перед настанням страхового випадку, протягом якого застрахована особа працювала та сплачувала страхові внески чи за неї сплачувалися страхові внески (п. 3 Порядку № 1266).

У загальному випадку розрахунковий період становить останні шість календарних місяців (з першого до першого числа), що передують місяцю, у якому настав страховий випадок — тимчасова непрацездатність (п. 4 Порядку № 1266). Утім, існують додаткові правила, які пояснюють, як бути в деяких специфічних ситуаціях.

1. Для осіб, робота яких пов’язана із сезонним характером виробництва відповідно до Списку сезонних робіт і сезонних галузей, затвердженого постановою КМУ від 28.03.1997 р. № 278, розрахунковий період становить 12 календарних місяців підряд (з першого до першого числа), що передують місяцю, у якому настав страховий випадок.

2. Якщо відпрацьовано менше ніж 6 календарних місяців , середню зарплату обчислюють за фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа) — п. 5 Порядку № 1266.

3. Якщо відпрацьовано менше ніж календарний місяць , середню зарплату беруть за фактично відпрацьований час — п. 6 Порядку № 1266 (див. також лист Мінпраці від 27.08.2007 р. № 513/020/99-07).

4. Якщо перед настанням страхового випадку працівник не мав заробітку з ПОВАЖНИХ ПРИЧИН або захворів у перший робочий день (фактично немає розрахункового періоду), середній заробіток визначають, виходячи з місячної тарифної ставки (посадового окладу), установленої працівникові на момент настання страхового випадку (п. 10 Порядку № 1266).

5.  Якщо в розрахунковому періоді цілий місяць не відпрацьовано з ПОВАЖНИХ ПРИЧИН, такий місяць виключають із розрахункового періоду (п. 4 Порядку № 1266). Якщо з указаних причин не відпрацьовано частину місяця, із розрахункового періоду виключають тільки невідпрацьовані дні (п. 3, абз. 3 п. 14 Порядку № 1266). Підтверджує цю позицію й Фонд стра­хування з тимчасової втрати працездатності в листі від 24.01.2013 р. № 04-29-143.

Трохи забігаючи наперед, відзначимо: випла­ти, нараховані за час, який виключається з розрахункового періоду, під час обчислення середньої зарплати теж не враховують. Указують на це й спеціалісти Фонду страхування з тимчасової втрати працездатності в листі від 13.03.2013 р. № 04-29-666.

6.  Якщо в розрахунковому періоді відпустка. Час знаходження у відпустці не належить до поважних причин, тож навіть якщо застрахована особа цілий місяць знаходилась у відпустці (щорічній, додатковій, навчальній, творчій тощо), такий період не виключається з розрахункового періоду, і виплати, нараховані протягом такого місяця (наприклад, премія, допомога на оздоровлення), входять до розрахунку середнього заробітку (див., наприклад, лист Мінпраці від 14.09.2006 р. № 600/020/99-06).

Однак будьте пильні: самі відпускні (як виплати за невідпрацьований час) у розрахунок середнього заробітку не включають. Водночас неважливо, чи був працівник у відпустці цілий місяць чи тільки його частину.

7.  Якщо працівникові видано два листки непрацездатності та між першим і другим листками не було робочих днів. Тут важливо, чи є другий листок продовженням першого. Якщо в заключному висновку першого лікарняного зазначено, що працівник має стати до роботи, наступний випадок захворювання вважається іншим страховим випадком і, відповідно, для обчислення середньої зарплати за другим листком непрацездатності береться новий розрахунковий період. Разом із тим перші п’ять днів непрацездатності за другим листком оплачуються за рахунок роботодавця.

Інша справа, якщо в заключному висновку першого листка непрацездатності, виданого працівнику, зазначено, що працівник продовжує хворіти. Тоді наступний листок непрацездатності вважається продовженням попереднього. У такому випадку для розрахунку по другому листку береться той же розрахунковий період , за яким обчислювали середню зарплату по першому листку непрацездатності.

Таку ж думку було висловлено в листі Мінпраці від 15.08.2007 р. № 500/020/99-07.

8. Якщо страховий випадок стався із сумісником. У такому випадку середньоденну зарплату обчислюють шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період зарплати за сумісництвом на кількість робочих днів (годин) у відповідному розрахунковому періоді за основним місцем роботи. Докладніше про обчислення середнього заробітку сумісникам нижче.

Обчислюємо заробіток за розрахунковий період

Знову ж таки за загальним правилом, до розрахунку середнього заробітку включають нараховані виплати, що входять до фонду оплати праці (основна та додаткова зарплата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у т.ч. в натуральній формі), які підлягають обкладанню ПДФО та з яких сплачують ЄСВ (п. 7 Порядку № 1266).

На думку Мінпраці, у розрахунок лікарняних не повинні включатися виплати за невідпрацьований час — оплата всіх видів відпусток, компенсації за невикористані відпустки, збереження середньої заробітної плати працівникам за час їхнього навчання з відривом від виробництва в системі підвищення кваліфікації, виконання державних і громадських обов’язків у робочий час тощо. Не зважаючи на те що такі виплати, як правило, входять до фонду оплати праці (див., наприклад, листи від 07.12.2001 р. № 20-503, від 06.10.2006 р. № 673/020/99-06, від 02.04.2007 р. № 211/020/153-07, від 08.02.2008 р. № 60/020/99-08, від 05.06.2008 р. № 295/020/99-08).

Що ж, у принципі, такий висновок напрошується з п. 13 Порядка № 1266, де сказано, що для розрахунку страхових виплат беруть середньоденний заробіток за відпрацьований час. Однак маємо відзначити, що спеціалісти Мінпраці не до кінця послідовні у своїх судженнях. Скажімо, у листі від 19.03.2009 р. № 51/18/99-09 вони дійшли висновку, що оплату простою не з вини працівника (2/3 від тарифної ставки) слід ураховувати під час розрахунку лікарняних. Хоча застрахована особа під час простою не працювала².

Отже, виходячи зі сказаного вище, можемо стверджувати, що:

• лікарняні, декретні й інші виплати, які не входять до фонду оплати праці, до розрахунку лікарняних НЕ ВКЛЮЧАЮТЬ;
• відпускні, компенсацію за невикористані відпустки до розрахунку лікарняних НЕ ВКЛЮЧАЮТЬ, оскільки вони є виплатами за невідпрацьований час;
• середній заробіток за час відрядження ВКЛЮЧАЮТЬ до розрахунку, оскільки такі виплати входять до фонду оплати праці та пов’язані з виконанням працівником трудових обов’язків (не плутати з добовими та витратами, які компенсують за час відрядження — їх до розрахунку ні в якому разі не включають, оскільки вони не відносяться до зарплатних виплат).

Перелік виплат, які включають до розрахунку середнього заробітку, ви знайдете в довіднику «Порядок включення виплати до розрахунку середнього заробітку» на нашому сайті.

Також пропонуємо звернути увагу на декілька правил, які слід ураховувати під час обчислення заробітку за розрахунковий період.

Правило 1 — усі виплати включають до розрахунку середнього заробітку в місяці їх нарахування.

Наприклад, річна чи квартальна премія вважається доходом того місяця, у якому її нараховано, незалежно від періоду, за який її виплачуватимуть. Підтвердження цієї думки можна знайти в листі Мінпраці від 05.06.2008 р. № 295/020/99-08.

Правило 2 — до середнього заробітку включають зарплату в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ (п. 9 Порядку № 1266). Сумарна зарплата в місяцях розрахункового періоду за основним місцем роботи та за сумісництвом також не може перевищувати розмір максимальної величини.

Однак тут треба врахувати один нюанс. ЄСВ сплачують не тільки з виплат, які входять до розрахунку, але й із лікарняних та відпускних, які до розрахунку не включають. Тому в разі перевищення максимальної величини виникає питання: які саме з них «урізати» (спочатку зарплату, а потім відпускні, або навпаки)?

Вважаємо, у такому випадку треба спиратися на черговість урахування виплат під час визначення максимальної величини, установлену пп. 4.3.2 Інструкції № 21-5: спочатку беруть зарплату, а лише потім лікарняні. У разі якщо доводиться обирати між виплатами одного порядку (наприклад, премія, зарплата, відпускні), вважаємо, що логічно було б виходити з черговості їх нарахування за часом.

Утім, як варіант, має сенс прислухатися й до підходу, запропонованого Мінпраці в листі від 14.09.2006 р. № 600/020/99-06. Фахівці Міністерства пропонують у подібних ситуаціях робити пропорційний розподіл зарплатних виплат, із яких сплачено ЄСВ. Наприклад, якщо в травні 2013 року працівнику нарахували зарплату за відпрацьований час 12000 грн і відпускні 9000 грн, то при максимальній величині бази нарахування ЄСВ 19499 грн коефіцієнт розподілу складе: 19499 грн : (12000 грн + 9000 грн)  = 0,9285. Відповідно, до розрахунку лікарняних потрапить зарплата в сумі: 12000 грн х 0,9285 = 11142 грн.

Проте враховуючи, що обидва з описаних нами підходів не ідеальні й, крім того, не обумовлені в законодавстві, ми звернулися з черговим запитом до Мінсоцполітики. Щойно ми отримаємо відповідь, обов’язково повернемося до розгляду цього питання.

Правило 3 — якщо цілий місяць не відпрацьовано з ПОВАЖНИХ ПРИЧИН, будь-які нараховані в ньому виплати під час обчислення середньої зарплати не враховують (див. лист Фонду страхування з тимчасової втрати працездатності від 13.03.2013 р. № 04-29-666).

Правило 4 — якщо частина місяця не відпрацьована з ПОВАЖНИХ ПРИЧИН, деякі виплати враховують пропорційно відпрацьованому часу (п. 9 Порядку № 1266). Це стосується:

• заохочувальних і компенсаційних виплат, що мають разовий характер;
• виплат, що не передбачені актами законодавства;
• виплат, що провадять понад установлені зазначеними актами норми.

Перелік зазначених виплат можна знайти в п. 2.3 Інструкції № 5 (на це ж натякають Мінпраці в листі від 29.06.2006 р. № 422/020/99-06 і Фонд страхування з тимчасової втрати працездатності в листі від 24.01.2013 р. № 04-29-143). Тож до таких виплат зокрема можуть належати:

• винагороди за підсумками роботи за рік, щорічні винагороди за вислугу років³;
• премії, що виплачуються в установленому порядку за спеціальними системами преміювання, виплачені відповідно до рішень уряду;
• премії за виконання важливих й особливо важливих завдань;
• одноразові заохочення, не пов’язані з конкретними результатами праці — до ювілейних і пам’ятних дат (див. лист Мінпраці від 03.11.2006 р. № 689/020/99-06).

Натомість виплати за відпрацьваний час усі види премій, соціально-трудові пільги, установлені колективним договором, включаються до розрахунку повністю (звісно, у межах максимальної величини) незалежно від кількості відпрацьованих у місяці днів. Вони випадають із розрахунку тільки в одному випадку — у місяцях, у яких застрахована особа повністю не працювала саме з ПОВАЖНИХ ПРИЧИН (див. правило 3).

Правило 5 — для сумісників. Як ми говорили вище, під час обчислення середнього заробітку сумісникам розрахунковий період беруть за основним місцем роботи (за деяким винятком). Тому якщо за основним місцем роботи деякі місяці виключені з розрахункового періоду через поважні причини, під час розрахунку виплат за сумісництвом ці місяці також не враховують. Така ж думка була висловлена в листі Фонду страхування з тимчасової втрати працездатності від 20.03.2006 р. № 01-16-557.

Визначаємо кількість відпрацьованих у розрахунковому періоді днів

На цьому етапі немає нічого складного, оскільки достатньо математично підрахувати, скільки за розрахунковий період застрахованою особою фактично відпрацьовано днів. Якщо особа працювала на умовах неповного робочого тижня, до розрахунку, звісно, включають лише дні виходу на роботу.

Не відносяться до відпрацьованого часу дні:

• не відпрацьовані з ПОВАЖНИХ ПРИЧИН (тимчасова непрацездатність, декретна відпустку, відпустка для догляду за дитиною);
• протягом яких наймана особа не працювала, навіть якщо за нею зберігався середній заробіток, обчислений відповідно до Порядку № 100: період знаходження в усіх видах відпусток, виконання державних і громадських обов’язків у робочий час тощо.

Крім того, не завжди розрахунок проводять на базі робочих днів. Існує декілька винятків.

1. Відпрацьований час визначають у годинах, якщо в місяцях розрахункового періоду або в періоді, за який виплачується допомога (п. 15 Порядку № 1266):

• облік робочого часу ведуть у годинах;
• ведуть підсумований облік робочого часу;
• установлено неповний робочий день.

Кількість відпрацьованих годин визначають згідно з табелем обліку робочого часу та затвердженими графіками змінності.

2. Розрахунок проводять на підставі календарних днів (без урахування календарних днів, не відпрацьованих із ПОВАЖНИХ ПРИЧИН) — для осіб, робочий час яких у зв’язку з особливостями умов праці не піддається точному обліку, й осіб, які робочий час розподіляють на свій розсуд (робота вдома, страховий агент тощо) (п. 14 Порядку № 1266).

3. Середній заробіток визначають виходячи з місячної тарифної ставки (посадового окладу), установленої працівникові на момент настання страхового випадку, якщо перед настанням страхового випадку працівник не мав заробітку з ПОВАЖНИХ ПРИЧИН або захворів у перший робочий день (п. 10 Порядку № 1266).

Обчислюємо середній заробіток

Для цього слід розділити суму виплат за розрахунковий період, які враховані для обчислення середнього заробітку, на кількість відпрацьованих у розрахунковому періоді робочих днів (годин). Заробіток осіб, робочий час яких у зв’язку з особливостями умов праці не піддається точному обліку, й осіб, які робочий час розподіляють на свій розсуд, слід ділити на календарні дні (без урахування календарних днів, не відпрацьованих із ПОВАЖНИХ ПРИЧИН) — п. 14 Порядку № 1266.

У разі коли середню зарплату розраховують виходячи з місячної тарифної ставки (посадового окладу), середньоденний (середньогодинний) заробіток визначають шляхом ділення тарифної ставки (посадового окладу) на середньомісячну кількість робочих днів (годин), установлену на підприємстві (у структурному підрозділі чи за індивідуальним графіком роботи).

Певні особливості потрібно врахувати у випадку розрахунку оплати лікарняних сумісникам. Адже, як ми вже говорили, середньоденну (середньогодинну) зарплату сумісникам обчислюють шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період зарплати за сумісництвом на кількість робочих днів (годин) у відповідному розрахункового періоду за основним місцем роботи.

Утім, не завжди період і режим роботи за основним місцем роботи та за сумісництвом співпадають. Якщо за сумісництвом застрахована особа не працювала декілька днів, що припадають на розрахунковий період за основним місцем роботи (але не навпаки!), середня зарплата обчислюється шляхом ділення нарахованої в розрахунковому періоді зарплати на кількість робочих днів (годин) за місцем роботи за сумісництвом (п. 21Порядку № 1266). На цьому ж наголошує й Мінпраці в листі від 07.08.2008 р. № 447/020/99-08.

Коли ж на розрахунковий період за основним місцем роботи не припадає жодного робочого дня за сумісництвом, тоді заробіток беруть на підставі розрахункового періоду за сумісництвом. У свою чергу, середньоденну його величину визначають шляхом ділення такого заробітку на кількість робочих або календарних днів за основним місцем роботи, що припадають на вказаний розрахунковий період (див. п. 2 прикладу до п. 21, наведеного в додатку 1 до Порядку № 1266).

Якщо працівник виконував трудові обов’язки за різними графіками роботи за основним місцем роботи та за сумісництвом, для розрахунку потрібно брати кількість відпрацьованих робочих днів за основним місцем роботи. Таку позицію було висловлено в листі Мінпраці від 24.10.2007 р. № 2826/0/10-07/020.

Докладніше на тему сумісництва — у статті «Особливості трудових відносин й оплати праці зовнішніх і внутрішніх сумісників» , що опублікована в газеті «Інтерактивна бухгалтерія» № 5 за 2012 рік.

Порівнюємо середньоденний заробіток із максимальною величиною
бази нарахування ЄСВ

Вище ми вже казали, що до середнього заробітку включають виплати лише в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ. Попри це, після обчислення середньоденного (середньогодинного) заробітку також слід проконтролювати, чи не перевищує такий заробіток максимальну величину в розрахунку на один день (годину). Якщо перевищує, до розрахунку беруть суму в межах максимальної величини.

Денну (годинну) максимальну величину визначають шляхом ділення встановленого її розміру в останньому місяці розрахункового періоду на:

• норму робочого часу цього місяця;
• середньомісячну кількість календарних днів (30,44) — для осіб, робочий час яких у зв’язку з особливостями умов праці не піддається точному обліку, осіб, які робочий час розподіляють на свій розсуд.

Цікаво, що на думку Мінпраці (див. лист від 13.12.2007 р. № 686/020-99-06), за сумісництвом обмеження середньоденної зарплати застосовують до розрахунку лише в разі коли за основним місцем роботи в розрахунковому періоді відсутній заробіток, а за місцем роботи за сумісництвом він перевищує зазначений максимальний розмір середньоденної зарплати.

Звісно, цей етап розрахунку можна оминути, якщо неозброєним оком видно, що місячний заробіток суттєво не дотягує до максимальної величини.

Такий от у цілому довгий та інколи непростий шлях слід пройти, аби безпомилково обчислити лікарняні. Найбільш поширені практичні ситуації розрахунку лікарняних розглянемо в наступному матеріалі на базі числових прикладів.