За яким документом списувати витрати на ПММ

Нещодавно Держстат скасував наказ, яким затверджено типову форму Подорожнього листа службового легкового автомобіля (наказ № 95, набрав чинності 16.04.2013 р.). А яким же документом у бухгалтерському та податковому обліку підтверджувати витрати на ПММ? Наші рекомендації наведемо далі

Передісторія

Ще у 2011 році із Закону про автотранспорт і Закону про дорожній рух прибрали згадку про подорожній лист (пп. 4 п. 4 та пп. 4 п. 7 р. І Закону № 3565, набрав чинності 14.08.2011 р.). Тож уже понад півтора року водії не зобов’язані його пред’являти працівникам ДАІ під час перевезення чи службових поїздок (абз. «а» пп. 2 п. 3 р. І Закону № 3565, п. 21 ч. 1 ст. 11 Закону про міліцію). А ті, у свою чергу, не мають права штрафувати за відсутність подорожнього листа у водія (див. нинішню редакцію ст. 126 КпАП, пп. 2 п. 1 р. І Закону № 3565).

Тож наразі наказом № 95, який скасував типову форму подорожнього листа й інструкцію про його застосування, Держстат фактично привів у відповідність до законодавства свої нормативні документи.

Документальне оформлення списання ПММ

Донині більшість бухгалтерів списували ПММ саме за подорожніми листами, незважаючи на те що вони стали необов’язковими документами для водія завдяки змінам у Законі про автотранспорт. Адже для цілей обліку (як бухгалтерського, так і податкового) вони цілком підходять. Саме на підставі їх списували витрати на ПММ підбивали підсумки щодо роботи водія й авто. Розроблювати якийсь власний бланк фактично ніхто не брався. Згідно з п. 2.7 Положення № 88, «первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади». Та, зважаючи на цей же пункт, документувати господарські операції можна з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм (п. 2.7 Положення № 88). Однак більшість вирішила: навіщо розробляти свою форму, якщо вже «набили руку» заповнювати типову форму подорожнього листа. До того ж для вантажних перевізників про подорожній лист донині мовлять Правила перевезень.

Після скасування типової форми подорожнього листа легкового службового авто знову постало запитання:

  • за яким же документом списувати витрати на ПММ?

Одразу скажемо, можна й надалі продовжувати користуватися звичною формою подорожнього листа. Водночас його можна виписувати на тиждень або місяць, а не обов’язково на день (раніше п. 2.1 Інструкції № 74 вимагав виписувати щоденно). Або ж розробити власну форму, узявши, скажімо, за основу скасовану типову. Головне, щоб у власно розробленій були всі обов’язкові реквізити первинного документа (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).

Адже без первинного документа не можна буде відобразити витрати в податковому обліку (п. 138.2 ПКУ). Обґрунтувати госпдіяльне використання пального без подорожнього листа (чи його аналога) для цілей ПДВ (відображення податкового кредиту) і податку на прибуток буде складно. Та й для списання в бухобліку без первинки ніяк.

Візьміть до уваги таке: якщо саме в подорожньому листі водій зчаста відмічав швидкісний режим і ділянки дороги зі щебенем, горбистою місцевістю тощо для застосування підвищуючих коефіцієнтів для списання ПММ, у розробленій вами формі також варто передбачити графи для цієї інформації.

  • чи можна вже не заповнювати графи для відмітки лікаря та механіка?

Для облікових цілей такі відомості жодної ролі не відіграють. Тобто навіть якщо відміток лікаря та механіка не було на подорожньому листі — на його основі все одно можна списувати пальне. Адже через відсутність таких відміток документ аж ніяк не втрачав статусу первинного. Підтверджує ці слова й рішення суду. Наприклад, в ухвалі Донецького апеляційного адміністративного суду від 18.01.2012 р. у справі № 2а-8135/11/1270 сказано: «Відсутність підпису лікаря в графі «Водій за станом здоров’я допущений до керування» та підпису механіка, не може свідчити про незаконне списання бензину, а свідчить лише про оформлення подорожнього листа не у відповідності з вимогами Інструкції про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, за що п. 3 цієї Інструкції передбачена відповідальність, яку несуть відповідальні особи перевізника і замовника у межах компетенції, визначеної цією Інструкцією» .

Застережемо вас щодо можливих помилок під час використання подорожнього листа. Вони стосуються вантажних перевезень, де типову форму подорожнього листа не скасовано, і перевезень пасажирів.

«Слизькі місця», пов’язані з оформленням подорожнього листа

Увага! Для вантажних перевізників. У Правилах перевезень й нині залишається твердження, що подорожній лист — первинний документ про облік вантажних автомобільних перевезень, що всебічно характеризує роботу автомобіля та водія з моменту їх виїзду з автотранспортного підприємства та до повернення на підприємство (п. 1 Правил перевезень). І суди навіть після того, як подорожній лист зник із Закону про автотранспорт, продовжують його вважати необхідним первинним документом для списання пального й обліку транспортної роботи, посилаючись на Правила перевезень (див. постанову Київського окружного адміністративного суду від 12.03.2013 р. у справі № 2а-5966/12/1070). Разом із тим вони говорять про використання затвердженої форми. Зважаючи на це, під час перевезень вантажів рекомендуємо використовувати типову форму подорожнього листа вантажного автомобіля (№ 2-ТН), затверджену наказом № 488.

Для пасажирських і вантажних перевізників. Проведення передрейсового медогляду й нині є обов’язковим (п. 1.4 та р. ІV Положення № 65, Закон про автотранспорт). У свою чергу, його результати лікар заносить у журнал. А за наявності подорожнього листа — робить запис і в ньому (п. 4.6 Положення № 65).

Щозмінна перевірка техстану авто передбачена Порядком № 974 і Законом про автотранспорт. Перевірку техстану відображають у журналі, ведення якого контролює перевізник (п. 8.1 Порядку № 974). Наприклад, водію загрожує адмінштраф за перевезення вантажів (пасажирів) без проходження перед­рейсового медогляду, перевірки техстану — від 510 до 680 грн (ч. 9 ст. 1331 КпАП). Його накладають працівники ДАІ, які мають спеціальні звання (п. 3 ст. 222 КпАП). Та, зважаючи на те, що вимагати подорожні листи даішники не вправі, оштрафувати можуть хіба заглянувши до журналу медоглядів і контролю техстану…

Висновок

Для списання ПММ легкового службового авто й обліку роботи водія і надалі доречно використовувати подорожній лист. Щоправда, можна відійти від його типової форми, яку скасовано, зокрема не заповнювати графи, передбачені для лікаря та механіка. Головне, щоб у документі були всі обов’язкові реквізити первинного документа. Інакше для цілей обліку він не підійде.

Вантажним перевізникам рекомендуємо використовувати типову форму, зважаючи на наявну судову практику.

Галина МОРОЗОВСЬКА,

провідний бухгалтер-експерт
газети «Інтерактивна бухгалтерія»

Список використаних нормативно-правових актів:

ПКУ — Податковий кодекс України.

КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення.

Закон про автотранспорт — Закон України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 р. № 2344-III.

Закон про дорожній рух — Закон України «Про дорожній рух» від 30.06.1993 р. № 3353-XII.

Закон № 3565 — Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень» від 05.07.2011 р. № 3565-VI.

Закон про бухоблік Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» 16.07.1999 р. № 996-XIV.

Закон про міліцію — Закон України «Про міліцію» від 20.12.1990 р. № 565-XII.

Правила перевезень — Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджені наказом Мінтрансу України від 14.10.1997 р. № 363.

Наказ № 95 — Наказ Держстату України «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державного комітету статистики України від 17 лютого 1998 року № 74 «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» від 19.03.2013 р. № 95.

Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88.

Наказ № 488 — наказ Мінтрансу та Мінстату України «Про затвердження типових форм первинного обліку роботи вантажного автомобіля» від 29.12.1995 р. № 488/346.

Положення № 65 — Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затверджене наказом МОЗ та МВС України від 31.01.2013 р. № 65/80.

Порядок № 974 — Порядок перевірки технічного стану транспортних засобів автомобільними перевізниками, затверджений наказом Мінтрансу України від 05.08.2008 р. № 974.