Контроль за правильністю бухгалтерського обліку під час складання звітності

Контроль за правильністю бухгалтерського обліку під час складання звітності

Позаду складання звітності за І квартал 2014 року. І саме під час її складання виникають запитання щодо правильності відображення деяких специфічних операцій у бухгалтерському обліку. Лакмусовим папірцем як раз часто стає кредиторська заборгованість на звітну дату. Розповімо про особливості її відображення напередодні складання піврічної звітності

В обліку Управління соціального захисту населення (далі ― УСЗН) рахується дебіторська заборгованість по переплаті соцдопомоги у зв’язку з невідображенням отримувачем надходжень коштів у вигляді спадщини. Судом за позовом УСЗН прийнято рішення на користь відповідача щодо невідшкодування заборгованості отримувачем допомоги. Чи потрібно відображати у Звіті про заборгованість за бюджетними коштами (форма № 7) списання такої заборгованості, адже строк позовної давності за нею ще не настав?

Відповідно до Порядку складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.01.2012 р. № 44 (далі — Порядок № 44), у графі 7 «Дебіторська заборгованість, списана за період з початку звітного року» форми № 7 наводиться сума дебіторської заборгованості, яка була списана протягом звітного періоду в установленому порядку.

Нормативним документом, яким регламентовано списання з обліку дебіторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, є Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Держказначейства України від 30.10.1998 р. № 90 (далі ― Інструкція № 90). Деякі нюанси обліку дебіторської заборгованості прописано в р. ІІІ Порядку бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 02.04.2014 р. № 372, який набрав чинності 06.05.2014 р., але він загалом повторює існуючі норми.

Списання дебiторської заборгованостi з балансу бюджетної установи здiйснюється за рiшенням його керiвника вiдповiдно до п. 11.5 Iнструкцiї № 90 бухгалтерською проводкою за Дт субрахунків 431, 432 та Кт субрахунку 364.

Списання такої заборгованостi внаслiдок неплатоспроможностi боржника не є пiдставою для зняття її з облiку. Списану дебiторську заборгованiсть треба вiдображати на забалансовому рахунку 071 «Списана дебіторська заборгованість» протягом трьох років із моменту списання для спостереження за можливістю її стягнення в разі змін майнового стану неплатоспроможних дебіторів.

В описаному вище випадку строк позовної давності не настав. І хоча дебіторська заборгованість списується із балансу установи такими ж бухгалтерськими проводками Дт 431, 432 Кт 364 (якщо фактичні видатки були проведені в минулих періодах), підстав для відображення списаної заборгованості у Звіті про заборгованість за бюджетними коштами (форма № 7) немає. Проте інформацію стосовно причин зміни результату виконання кошторису необхідно зазначити в Пояснювальній записці (додаток 15 до Порядку № 44).

На обліку в бюджетній установі є прострочена кредиторська заборгованість за послуги зв’язку за листопад 2013 року, яка виникла внаслідок недофінансування. Рахунок-акт від 30.11.2013 р. відображено в обліку 18 грудня 2013 року, тобто відразу після його отримання. Строк погашення зобов’язань відповідно до укладеного договору – до 20 числа наступного за звітним місяця. Як правильно відобразити таку прострочену кредиторську заборгованість у додатку 29 до Порядку № 44, якщо станом на 1 квітня її не погашено?

Так, справді, згідно з п. 4.16 Порядку № 44 у Довідці про причини виникнення простроченої кредиторської заборгованості загального фонду (додаток 29 до Порядку № 44) наводиться інформація про причини виникнення простроченої кредиторської заборгованості загального фонду за бюджетними зобов’язаннями, узятими на облік органами Казначейства. Сума кредиторської заборгованості, зазначеної в графах 3 та 4 рядка «Усього простроченої заборгованості» додатка 29, має дорівнювати сумі заборгованості, наведеної в рядку 020 графи 10 Звіту про заборгованість за бюджетними коштами (форма № 7).

Для того щоб розібратися із тим, у якій графі відобразити прострочену заборгованість, треба з’ясувати, коли саме заборгованість стала простроченою. Визначитися допоможе абз. 18 п. 3.6 Порядку № 44, згідно з яким кредиторська заборгованість вважається простроченою на 30-й день після спливу строку обов’язкового платежу згідно з укладеними договорами або якщо дата платежу не визначена після отримання підтвердних документів за одержані товари, виконані роботи, надані послуги.

Важливо не плутати дату виникнення заборгованості й дату взяття бюджетною установою бюджетних зобов’язань на облік. У нашому випадку простроченою заборгованість стала 19 січня 2014 року. 30-денний строк відраховують саме від дати спливу строку обов’язкового платежу (який настав 20 грудня 2013 року). Отже, цю прострочену кредиторську заборгованість відображають у рядку 3 «Асигнувань спрямовано менше, ніж визначено плановими показниками» графи 4 додатка 29 до Порядку № 44. Адже в цій Довідці необхідно розподілити прострочену заборгованість за причинами безпосереднього її виникнення, а не за причинами, чому така заборгованість лишилася не сплаченою на звітну дату.

Бюджетна установа на початку грудня 2013 року придбала марковані конверти в кількості 300 шт., які відразу було надано у підзвіт матеріально відповідальній особі. Протягом І кварталу 2014 року було витрачено 10 конвертів. Як відобразити у квартальній звітності залишок невикористаних конвертів із марками, які знаходяться у підзвітної особи?

Простежимо спочатку порядок відображення в обліку таких операцій.

Отримання маркованих конвертів від постачальника на підставі накладної відображають в обліку за Дт субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті» та Кт 675 «Розрахунки з іншими кредиторами» й одночасно на позабалансовому обліку за Дт позабалансового рахунка 08 «Бланки документів суворої звітності».

Передання маркованих конвертів у підзвіт матеріально відповідальній особі зазначають за Дт субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами» та Кт 331.

Використання матеріально відповідальною особою конвертів та списання їх вартості на фактичні видатки установи показують за Дт субрахунку 801 (802, 811, 812, 813) та Кт 362.

Тепер розберімося із відображенням дебіторської заборгованості, тобто із залишком маркованих конвертів у підзвіті матеріально відповідальної особи. Відповідно до вимог Порядку № 44, дебіторська заборгованість за розрахунками із підзвітними особами відображається в рядку 186 «Розрахунки з підзвітними особами» «Балансу» (форма № 1). Казначейство в листі від 23.01.2012 р. № 17-08/206-1123 стосовно відображення у фінансовій та бюджетній звітності дебіторської заборгованості за розрахунками із підзвітними особами зазначало, що така дебіторська заборгованість також відображається у Звіті про заборгованість за бюджетними коштами (форма № 7).

Але в цьому випадку не мовиться про заборгованість із підзвітними особами як таку, що мала місце внаслідок видачі (перерахування) працівникові готівки (чи цінностей), за яку він не відзвітував. Та й у характеристиці субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами» зазначено, що на ньому обліковуються розрахунки з працівниками установи за виданий аванс на господарські видатки чи видатки на відрядження. При видачі ж матеріальних цінностей у підзвіт бухгалтер вимушений застосовувати саме цей рахунок відповідно до п.п. 3.13–3.14 таблиці з Типової кореспонденції ¹. Проте по суті така дебіторська заборгованість прямо не пов’язана з виконанням кошторису бюджетної установи, а лише відображає внутрішнє переміщення маркованих конвертів між матеріально відповідальними особами в межах бюджетної установи.

Тому заборгованість підзвітної особи за наявними маркованими конвертами радимо показувати в рядку 130 Довідки про дебіторську та кредиторську заборгованість за операціями, які не відображаються у формі № 7д, № 7м «Звіт про заборгованість за бюджетними коштами» (додаток 19 до Порядку № 44) з обов’язковою розшифровкою в підрядку.