Кадрова документація, що пов’язана з наданням відпусток працівникам, включає низку документів, серед яких відповідні заяви працівників і накази про надання відпусток, їх перенесення чи продовження, графіки відпусток, повідомлення про відпустки, довідки тощо. Під час перевірки Держпраці всі документи роботодавець має надати, щоб довести, що він дотримався всіх вимог і надав усі гарантії працівникам відповідно до законодавства.
Тож, далі розглянемо умови й особливості складання відпускної кадрової документації.

Графік відпусток

Як указано в ч. 4 ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки, черговість надання відпусток має бути визначено графіком, затвердженим власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), який доводять до відома всіх працівників.

Надання відпустки мають спланувати й узгодити роботодавець і працівник, адже під час складання графіка враховують як інтереси виробництва, так і особисті інтереси працівників і можливості для їх відпочинку (ст. 10 Закону про відпустки).

Зазвичай графік відпусток складають до початку нового календарного року, строки його складання законодавчо не визначено. Можна орієнтуватися на дату, указану в п. 20 Типових правил № 213 — не пізніше 5-го січня поточного року.

Також немає законодавчо визначеної форми графіка відпусток. Тож роботодавець визначає її самостійно (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10).

Зазвичай у графіку (див. зразок 1) указують підрозділ (відділ), прізвище, ім’я та по батькові працівника, його посаду, вид відпустки, період її надання та кількість календарних днів, період, за який надають відпустку.

Можна включити до графіка іншу облікову інформацію щодо відпустки: дату і номер наказу, фактичні дати першого й останнього дня відпустки або кількість використаних днів відпустки. У такому разі можна не вести окремо журнал обліку відпусток, який хоч і не є обов’язковим, однак досить часто роботодавці використовують для обліку фактично наданих відпусток.

Також варто передбачити окрему графу «З графіком ознайомлений» для підписів працівників.