Штатний розпис — документ, що визначає структуру штатного складу працівників підприємства (установи, організації), найменування професій (посад), чисельність персоналу й оклади для кожної професії (посади).
Законодавство не містить прямої вказівки на те, що роботодавець повинен обов’язково мати штатний розпис. Але практика свідчить, що без цього кадрового документа роботодавцеві не обійтися. Саме штатний розпис дозволяє визначити перелік усіх посад та професій працівників, які необхідні роботодавцеві, у т.ч. вакантних посад, надає можливість обчислювати статистичні показники щодо чисельності працівників. Далі докладніше розглянемо особливості складання та затвердження штатного розпису

Зміст штатного розпису

На підставі ст. 64 ГКУ підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Його складають загалом по підприємству (установі, організації) і затверджують щороку на кожен календарний рік до його початку, з урахуванням змін, унесених до штатного розпису в поточному році.

Форма штатного розпису затверджена наказом Міністерства фінансів України від 28.01.2002 р. № 57 лише для підприємств, установ та організацій, які фінансуються з бюджету. Проте її можна взяти за зразок і підприємствам (установам, організаціям) небюджетної сфери.

У штатному розписі вказують:

  • № з/п структурного підрозділу. Посади окремо у штатному розділі не нумерують;
  • назву структурного підрозділу відповідно до затвердженої структури підприємства (наприклад, «Адміністративно-господарський відділ», «Фінансовий відділ», «Бухгалтерія», «Відділ кадрів», «Відділ маркетингу»);
  • назву посади та код відповідно до Класифікатора професій, у т.ч. щодо основних працівників, сумісників, а також щодо вакантних посад. Зверніть увагу: неправильна назва посади або неправильний код у штатному розписі зумовить неправильні записи в документах під час прийняття на роботу працівників (у наказі про прийняття на роботу, в особовій картці працівника (форма № П-2), у звітності щодо ЄСВ (додаток 5 до Розрахунку), у статистичній звітності тощо;
  • кількість штатних посад за кожною посадою окремо або за групою штатних одиниць;
  • посадовий оклад (тарифна ставку), надбавки й доплати. Зверніть увагу: ці показники не встановлюють у штатному розписі, а вказують на підставі колективного договору, трудових договорів, положення про оплату праці, інших локальних документів. Для працівників із відрядною системою оплати праці можна не зазначати розмір їх оплати праці, а фіксувати кількість штатних одиниць (див. лист Мінсоцполітики від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284). Розміри надбавок і доплат указують у тому разі, коли вони мають постійний характер;
  • фонд заробітної плати на місяць — з урахуванням суми посадового окладу (тарифної ставки) і надбавок та доплат для кожної посади чи групи штатних одиниць працівників за відповідною посадою.

У рядку «Разом по підприємству» указують загальний показник відповідної графи.

Під час розроблення штатного розпису потрібно зважати на:

  • вимоги нормативно-правових актів — КЗпП, Закону про оплату праці, Класифікатора професій тощо;
  • локальні документи роботодавця — колективний договір, структуру й чисельність (якщо вона окремо затверджена), положення про оплату праці, посадові інструкції, інші документи.

У штатному розписі підприємства (установи, організації) назви посад зазначають з урахуванням кваліфікаційних категорій, розрядів, класів, передбачених відповідними кваліфікаційними характеристиками (див. лист Мінсоцполітики України від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284).

Штатний розпис затверджується власником або вповноваженим ним органом до початку календарного року.

Зміни до штатного розпису

За потреби протягом року до штатного розпису можна вносити зміни — скажімо, у зв’язку з уведенням чи скороченням штатних одиниць, назв посад, розмірів посадових окладів тощо.

Зміни до штатного розпису вносять наказом роботодавця із зазначенням причини їх унесення.

Завважимо

Набрання чинності оновленим штатним розписом має відбуватися в такі строки, аби були дотримані вимоги ст. 32 КЗпП щодо попередження працівника не пізніше ніж за 2 місяці в разі зміни істотних умов праці, зокрема, системи та розміру оплати праці, зміни розрядів і найменування посад тощо.

Зміни до штатного розпису можна вносити шляхом:

  • затвердження наказом нового штатного розпису. При цьому пишуть так (як приклад):

«Затвердити та ввести в дію з 1 липня 2021 року штатний розпис ТОВ «Фаворит» у новій редакції, яка додається»;

  • виданням наказу про внесення змін до штатного розпису. При цьому пишуть так (як приклад):

«Унести з 1 липня 2021 року до штатного розпису ТОВ «Фаворит», затвердженого заказом від____ №__, такі зміни:

увести до відділу збуту дві штатні одиниці «Організатор із збуту» (код 3419) з посадовим окладом 15000 грн на місяць».

Обов’язково потрібно зазначати в наказах дату, з якої починає діяти новий або змінений штатний розпис, адже дата наказу не завжди зумовлює чинність змін. Це може бути дата видання наказу або інша дата, зафіксована в ньому. Зазвичай набрання чинності змінами визначають із початку календарного місяця.

Завважимо

Передумовою прийняття на роботу працівника є наявність вакантної штатної одиниці у штатному розписі за відповідною професією (посадою) з визначенням розряду (категорії). А прийняття на роботу працівників має відбуватися згідно зі штатним розписом та посадовим окладом, визначеним цим штатним розписом (див. лист Мінсоцполітики від 13.09.2019 р. № 1127/0/204-19).

Особливу увагу до штатного розпису виявляє і Держпраці під час перевірок і в разі відсутності штатного розпису може застосувати штраф у розмірі 1 мінімальної заробітної плати (ст. 265 КЗпП). А Мінсоцполітики в листі від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08 категорично наголошувало, що за умови відсутності штатного розпису роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно із ч. 1 ст. 41 КУпАП у вигляді штрафу від 30 дo 100 НМДГ (від 510 до 1700 гpн).

Зразок

Товариство з обмеженою відповідальністю «Фаворит»

НАКАЗ

24 червня 2021 року       м. Київ                          № 77/П

Про затвердження штатного розпису

НAКАЗУЮ:

1. Затвердити з урахуванням запланованих обсягів виробництва та ввeсти в дію з 1 липня 2021 року штатний розпис у кількості 25 (двадцять п’ять) штатних одиниць із міcячним фондом заробітної плати 463200 (чотириста шістдесят три тисячі двісті) гривень згідно з додатком.

Директор ________________________Савченко_______________О.В.Савченко

Додаток до наказу

ЗАТВЕРДЖУЮ

штат y кількoсті 25 штатних одиниць

із мiсячним фондом заробітної плати

463200 (чотириста шістдесят три тисячі двісті) грн

Директор Савченко________О.В.Савченко

24 червня 2021 року

ШТАТНИЙ РОЗПИС ТОВ «Фаворит»

 

Увoдиться в дію з 1 липня 2021 pоку.

з/п

Нaзва структурного підрозділу

Посада

(пpофесія)

Код за Класифікатором професій ДК003:2010

Кiлькість штатних одиниць

Посадовий оклад, гpн

Надбавки, доплати, грн

Місячний фoнд заробітної плати, грн

1

Адміністрація

Диpектор підприємства

1210.1

1

25 000

 

25000

Заступник директора

1210.1

1

23 000

 

23000

Секретар

4115

1

15 000

 

15000

Юридичний відділ

Начальник юридичного відділу

1231

1

20 000

 

20000

Юрисконсульт

2429

2

18 000

1 800

39600

2

Бухгалтерія

Головний буxгалтер

1231

1

20 000

 

20000

Бухгалтер

3433

2

18 000

 

36000

3

Відділ кадрів

Начальник вiдділу кадрів

1232

1

20 000

 

20000

Інспектор з кaдрів

3423

1

15 000

 

15000

4

Відділ збуту

Начальник вiдділу збуту

1233

1

20 000

 

20000

Організатор зі збуту

3419

2

15 000

 

30000

Мерчендайзер

3415

7

18 000

1 800

138600

5

Господарський відділ

Водій автoтранспортних засобів

8322

3

15000

3 000

54000

Прибиральник службових пpиміщень

9132

1

7000

 

7000

 

Разом

-

-

25

-

-

463200

Інна ЖУРАВСЬКА,

консультант із питань оподаткування й оплати праці

 

 

 

______________________________________________________________

ПРАВОВИЙ ГЛОСАРІЙ

КЗпП — Кодекс законів про працю України.

КпАПУ — Kодекс України про адміністративні правопорушення.

Закон про оплату праці — Закон України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР.

Класифікатор професій — Національний класифікатор України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затверджений наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 р. № 327.

Розрахунок — Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, форма якого затверджена наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.