Прикінцеві та перехідні положення Закону № 1217 указують на те, що «після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис». Станом на 10 червня 2021 року на підприємстві оцифровані всі трудові книжки працівників і відкриті персональні кабінети в усіх працівників на порталі Пенсійного фонду. Паперові трудові книжки знаходяться на підприємстві.
Коли дозволяє цитований пункт Закону віддати працівникам, які працюють на підприємстві, трудові книжки — відразу після їх оцифрування роботодавцем чи по закінченню 5-річного періоду?

З 10 червня цього року діє Закон № 1217, яким унесено зміни до ст. 48 КЗпП щодо ведення в електронній формі обліку трудової діяльності працівника. Із зазначеної дати під час прийняття на роботу нових працівників роботодавці вже не зобов’язані зберігати в себе їхні трудові книжки, адже у ст. 48 КЗпП указано, що трудові книжки зберігаються в працівників. Записи до трудової книжки вносить роботодавець на вимогу працівника.

Водночас запроваджено перехідний 5-річний період (до 10.06.2026), протягом якого роботодавці повинні передати до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр) відомості з трудових книжок працівників, працевлаштованих до 10.06.2021. Такі відомості мають подавати «у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин» (п. 2 р. ІІ Закону № 1217).

Наразі ПФУ лише розробив проект постанови, якою буде затверджено Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі. Тож, до набрання чинності цим нормативно-правовим документом фактично немає визначеної процедури передання відомостей про трудову діяльність працівників до Реєстру. Не виключено, що роботодавцеві доведеться оновлювати ці відомості після затвердження вказаного Порядку.

У п. 2 р. ІІ Закону № 1217 також зазначено, що наявні трудові книжки видають працівникам особисто під підпис після завершення цих робіт. Очевидно, що завершення робіт має підтверджуватися певним чином, наприклад, надсиланням роботодавцеві повідомлення про включення відомостей до Реєстру або в інший спосіб, який визначить ПФУ.

Отже, трудові книжки потрібно видавати працівникам особисто під підпис після того, як ПФУ завершить унесення до Реєстру відомостей про трудову діяльність працівників.

Своєю чергою, у разі звільнення працівника роботодавець має видати йому трудову книжку з унесеним записом про звільнення (на вимогу працівника) та копією наказу про звільнення.

Відповідно до п. 2 р. ІІ Закону № 1217:

«Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до набрання чинності цим Законом та який звільняється до завершення процедури включення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення».

Додамо, що в роз’ясненні від 17.06.2021 р. Держпраці дійшло такого висновку: наразі «відсутні підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви».

Тож, якщо працівник напише заяву з проханням видати йому трудову книжку, то роботодавець може зробити це й до завершення процедури включення відомостей до Реєстру (тобто протягом періоду до 10.06.2026). При цьому в такому разі працівника варто попередити, що, можливо, йому доведеться самостійно передавати відомості до Реєстру й узгоджувати всі питання щодо цієї процедури з ПФУ.

Інна ЖУРАВСЬКА,

консультант із питань оподаткування й оплати праці

 

 

 

______________________________________________________________

ПРАВОВИЙ ГЛОСАРІЙ

КЗпП — Кодекс законів про працю України.

Закон № 1217 — Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX.