На практиці підприємства іноді не дотримуються законодавчо встановлених строків зберігання первинних документів. І таке порушення може коштувати дуже дорого. Сьогодні ми розповімо про це докладніше

Загальні мінімальні строки зберігання первинки

Оскільки в межах теми тижня ми аналізуємо можливі штрафи за податкові порушення, а конкретно зараз — за порушення строків зберігання первинних документів, передусім стисло нагадаємо релевантні «зберігальні» вимоги Закону про бухоблік та ПКУ.

Зокрема, згідно із ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого строку, але не менш ніж 3 роки, несе вповноважений орган (посадова особа), який керує підприємством, або власник відповідно до законодавства й установчих документів.

Водночас, скажімо, Закон про ТОВ, який регулює діяльність товариств з обмеженою та додатковою відповідальністю, теж зазначає у ч. 3 ст. 43, що документи бухобліку потрібно зберігати протягом строків, визначених законодавством.

Якщо ж звернутися до податкового законодавства, а саме до ПКУ, то ми знайдемо в ньому вельми важливі приписи.

Згідно з п. 44.3 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи (це, скажімо, нормативка, яка регулює застосування РРО), протягом визначених законодавством строків, але не менше за1095 днів (2555 днів — для документів й інформації, необхідної для податкового контролю за ТЦУ відповідно до ст. 39 і ст. 392 ПКУ) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовували зазначені документи. При цьому якщо таку звітність платник не подав, 1095 днів відлічують із граничного строку її подання, передбаченого ПКУ.

Тим часом документи, пов’язані з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, необхідно зберігати не менш ніж 1095 днів із дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів — не менш ніж 1095 днів із дня завершення строку їх дії).

Своєю чергою, за згаданим вище п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат й інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі:

  • первинних документів;
  • регістрів бухгалтерського обліку;
  • фінансової звітності;
  • інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Зауважимо

При цьому заборонено формувати показники податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених такими документами.

Якщо платник податків ліквідується, визначені п. 44.1 ПКУ документи за період його діяльності не менш як 1095 днів (2555 днів — для документів й інформації, необхідної для податкового контролю за ТЦУ відповідно до ст. 39 і ст. 392 ПКУ), що передували даті ліквідації платника, передають до архіву в установленому законодавством порядку.

І, що важливо, передбачені п. 44.3 ПКУ строки зберігання документів продовжують на період зупинення відліку строку давності у випадках, установлених п. 102.3 ПКУ.

Нині п. 102.3 ПКУ зупиняє відлік строку давності на будь-який період, упродовж якого контролюючому органу згідно з рішенням суду заборонено проводити перевірку платника податків або платник податків безперервно перебуває поза межами України 183 або більше днів.

Проте з 01.01.2021 підстав для подовження строків зберігання документів значно побільшає. Із цієї дати до переліку з п. 102.3 ПКУ входитиме будь-який період, протягом якого: