Періодично в підприємств виникає необхідність направляти своїх працівників до інших населених пунктів для виконання певних доручень (проведення переговорів, семінарів, закупівля товарів, участь у конференціях, виставках, симпозіумах тощо).
Тож, сьогодні розповімо, як підготуватися до відрядження. І насамперед розпочнімо з огляду наказу про направлення працівника у відрядження
Наказ про відрядження
Направлення працівника підприємства у відрядження здійснює керівник підприємства або його заступник, й оформлює його наказом.
Зауважимо
Без наказу про направлення працівника у відрядження податківці можуть поставити під сумнів класифікацію понесених витрат як витрат на відрядження.
У такому разі доведеться такі витрати включити до оподатковуваного доходу платника податку.
До прикладу, таке зазначено про добові у пп. 170.9.1 ПКУ, а також у листі ДФСУ від 02.02.2017 р. № 1946/6/99-99-13-02-03-15, листі МГУ ДФСУ від 06.11.2015 р. № 24839/10/28-10-06-11.
Своєю чергою, Мінфін у листах від 14.05.2015 р. № 31-08030-16-10/15972 і від 19.03.2014 р. № 31-07230-16-29/5660 указував, що саме наказ про відрядження працівника є підставою для відшкодування йому витрат на таке відрядження.
Отже, наказ про направлення працівника у відрядження обов’язково повинен бути.
Далі йтиметься про те, що потрібно зазначити в наказі про відрядження працівника.
При цьому можна брати до уваги й вимоги Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59 (далі — Інструкція № 59).
Дія Інструкції № 59 поширюється на підприємства, установи й організації, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів. Однак інші підприємства й організації можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ (див. лист Міндоходів від 28.11.2013 р. № 16400/6/99-99-17- 03-03-15, лист ДФСУ від 10.02.2017 р. № 2103/Я/99-99-13-02-03-14).
Тож, у наказі про відрядження необхідно зазначати:
- П.І.Б. і посаду відрядженого працівника;
- пункт призначення (країну, місто, область) (п. 1 р. ІІ Інструкції № 59);
- найменування підприємства, куди відряджений працівник (п. 1 р. ІІ Інструкції № 59);
- строк відрядження (п. 1 р. ІІ Інструкції № 59);
- мету відрядження (п. 1 р. ІІ Інструкції № 59);
- суму добових (п. 4 р. ІІ Інструкції № 59);
- інші умови відрядження.
Наведімо зразок наказу про відрядження (див. зразок 1).