Чи можемо ми видати аванс на відрядження працівнику в сумі понад 10 тис. грн готівкою? Які обмеження готівкових розрахунків діють під час направлення працівника у відрядження? На яку суму він може у відрядженні придбати обладнання чи зразки товарів?
ВІДПОВІДЬ: Сума авансу на відрядження не обмежується. Проте на закупівлю зразків відряджений працівник може витратити не більш ніж 10 тис. грн на день (або 50 тис. грн — якщо це фізособа) в одного постачальника.
Передусім зазначимо: підприємства (підприємці) мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою та/або з фізичними особами протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами в межах граничних сум, визначених постановою Правління НБУ «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою» від 06.06.2013 р. № 210 (далі — Постанова № 210).
Платежі понад граничну суму проводяться через банки шляхом перерахування коштів із поточного рахунка на поточний рахунок або внесення коштів у банк для подальшого їх перерахування на поточні рахунки. Кількість підприємств (підприємців) та фізичних осіб, з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується (п. 2.3 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637, далі — Положення про касові операції).
Нині готівкові розрахунки обмежено такими цифрами:
- 10 тис. грн — під час розрахунків підприємств (підприємців) між собою протягом одного дня;
- 50 тис. грн — для розрахунків між фізособою та підприємством (підприємцем) протягом одного дня;
- 50 тис. грн — для розрахунку між фізособами за договорами купівлі-продажу, які підлягають нотаріальному посвідченню.
Найцікавіше те, що згаданими обмеженнями з п. 2.3 Положення про касові операції можна знехтувати абсолютно без наслідків у випадках:
- розрахунків підприємств (підприємців) із бюджетами та державними цільовими фондами;
- надання добровільних пожертвувань і благодійної допомоги;
- використання коштів, виданих на витрати у відрядженні.
Чи є обмеження під час видачі авансу на відрядження (коштів під звіт)?
Працівник, якого направляють у відрядження, має право згідно зі ст. 121 Кодексу законів про працю України на компенсації таких витрат, як: добові, проїзд та проживання у відрядженні. Ще працівник у відрядженні може витрачати кошти на госппотреби підприємства.
Гроші на госппотреби він може отримати як разом з авансом на відрядження, так і після повернення з нього (як компенсацію згідно з наданими документами). Водночас підприємство в обох випадках не лімітоване в сумі, адже ні видача авансу, ні компенсація перевитрат не потрапляє до жодної з наведених вище категорій обмежень.
Додамо, що в «ЗІР» (категорія 109.13) податківці інформують: вимоги щодо обмеження готівкових розрахунків підприємств (підприємців) між собою, між фізичною особою та підприємством (підприємцем) протягом одного дня стосуються розрахунків на повернення в касу невикористаних готівкових коштів, виданих під звіт, які були зняті за допомогою електронної платіжної картки.
Які обмеження встановлено для витрат готівки під час відрядження?
Тепер повернімося до обмежень.
Так, купуючи товар або послуги для підприємства, фізособа виступає як його представник. Тобто по суті платить підприємство. Тому на такий розрахунок у будь-якому випадку діють обмеження згідно з вимогами Постанови № 210. НБУ ще в 2002 році (див. лист від 10.05.2002 р. № 11-113/818) висловив позицію, що обмеження витрат готівки не діє на її витрачання на оплату проїзду, проживання, харчування й інші послуги (у межах добових) у відрядженні. Відтоді чимало води утекло. І хоча Положення про касові операції загалом змінилося, але своєрідна пільга для відряджених лишилася.
Підтверджують таку позицію й податківці. У «ЗІР» (категорія 109.13) вони зазначають, що готівкове обмеження не поширюється на використання коштів, виданих на відрядження. Наприклад, без обмежень проходять витрати готівкою на проїзд, проживання, харчування та інші витрати на відрядження. Водночас при вирішенні у відрядженні виробничих (господарських) питань обмеження працюють:
- 10 тис. грн — під час розрахунків із підприємством (підприємцем);
- 50 тис. грн — під час розрахунків із фізособою (непідприємцем).
Отже, для видачі авансу чи під час компенсації перевитрат по відрядженню не встановлено обмежень у сумі. Також готівкове обмеження не поширюється на використання коштів, виданих на відрядження. А ось у разі вирішення у відрядженні виробничих (господарських) питань готівкові обмеження вже застосовуються. Тож працівника потрібно попередити про діючі готівкові обмеження, щоб уникнути відповідальності.
Редакція газети
«Інтерактивна бухгалтерія»