Наше підприємство (квартальний платник податку на прибуток та платник ПДВ) займається перевезеннями вантажів по Україні. Ми порушили умови договору та несвоєчасно подали автомобілі під завантаження, що задокументовано замовником (юрособа-резидент). У зв’язку із цим згідно з договором та виставленою нам претензією доведеться сплатити штраф у розмірі 12000 грн. Керівник погодив виплату штрафної санкції. Як правильно її обліковувати?
Бухгалтерський облік
Визнаний згідно з умовами договору перевезення штраф за порушення обумовленого строку подання автомобілів під завантаження ваше підприємство включає в бухгалтерському обліку до витрат періоду (п.п. 5, 7 П(С)БО 16 «Витрати»). При цьому в п. 20 П(С)БО 16 чітко зазначено: «визнані штрафи, пеня, неустойка» потрапляють до інших операційних витрат.
Достатньою документальною підставою для нарахування штрафу в бухобліку в такому випадку будуть договір перевезення та письмова претензія від покупця сплатити штраф за порушення умов договору, погоджена керівником вашого підприємства.
За власного бажання можете додатково оформити бухгалтерську довідку щодо нарахування штрафної санкції. Нею ви засвідчите визнання підприємством «штрафних» зобов’язань за порушення умов договору. У такій довідці доцільно вказати пункт договору, на підставі якого до підприємства застосовано штраф, реквізити претензії, отриманої від замовника, суму штрафу, дату погодження сплати штрафу керівником й іншу істотну інформацію.
Бухдовідка повинна мати всі обов’язкові реквізити первинного документа (ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV). Утім, якщо вже наявних документів достатньо для визнання зобов’язання за штрафом, без бухдовідки, на наш погляд, можна й обійтися.
Отже, щойно керівництво прийняло рішення не сперечатися із замовником, а добровільно сплатити виставлений ним штраф, тобто визнало «штрафні» зобов’язання перед замовником, можна здійснювати запис Дт 948 «Визнані штрафи, пені, неустойки» Кт 685 «Розрахунки з іншими кредиторами». Зверніть увагу: у бухгалтерському обліку штрафи відображають у витратах за фактом їх нарахування (визнання) підприємством, а не за оплатою.
Відповідно, наступне перерахування штрафу замовнику буде відображено кореспонденцією рахунків Дт 685 Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті».