Із 1 жовтня 2019 року монети номіналами 1, 2 та 5 копійок (далі — дрібні копійки) припинили бути засобами платежу під час розрахунків готівкою. Своєю чергою, монети номіналом 25 копійок перебуватимуть в обігу до прийняття окремого рішення Правління НБУ про їх вилучення. Це передбачає п. 2 постанови Правління НБУ від 20.06.2019 р. № 82 (даліПостанова № 82). Водночас про вилучення з обігу монет 10 і 50 копійок поки що не йдеться.

Отже, із 01.10.2019 розраховуватись готівкою можна монетами 10, 25, 50 копійок.

Однак бухгалтери зіштовхнулися з проблемою, як виплачувати зарплату й виплати за рахунок коштів Фонду соцстраху, якщо сума «до виплати» у дрібних копійках, які вже неможливо видати?

Спробуймо з’ясувати це й надати декілька порад. Адже єдиного правильного варіанта виплати зарплати готівкою в копійках наразі немає, допоки наш законотворець не внесе відповідні зміни до законодавства.

Передусім нагадаємо декілька важливих нюансів.

1. Зарплату дозволено виплачувати в грошових знаках, що мають законний обіг на території України (ч. 1 ст. 24 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР, далі Закон про оплату праці). Саме тому видавати працівнику дрібні копійки під час виплати заплати не можна.

2. Виплата заплати не в повному обсязі — порушення законодавства про працю, що призводить до штрафу в трикратному розмірі мінімальної зарплати (у 2019 році — 12519 грн) (абз. 3 ч. 2 ст. 265 КЗпП). Тож, навіть недоплату працівнику зарплати в розмірі дрібних копійок інспектори праці можуть розцінити як указане порушення.

3. Лише за особистою письмовою згодою працівника виплачувати зарплату можна через установи банків (ч. 5 ст. 24 Закону про оплату праці). Тому якщо працівник не бажає отримувати зарплати безготівково на свій банківський рахунок, то змусити його це зробити не можна, а доведеться виплачувати готівкою з каси підприємства. І тут уже не обійтися без урахування неможливості видавати дрібні копійки.

4. Пункт 4 постанови НБУ від 15.03.2018 р. № 22 (далі — Постанова № 22) та п. 6 Постанови № 82 указують на те, що за відсутності монет дрібних номіналів треба робити заокруглення загальних у чеку сум розрахунків готівкою за товари (роботи, послуги) і загальних сум розрахунків в акті про видачу коштів чи іншому документі, який оформлюють під час повернення коштів у разі повернення товару. Тому жодних заокруглень під час виплати зарплати ані вказані постанови НБУ, ані законодавство про працю не передбачає.

5. Банки України в разі вилучення з готівкового обігу монет дрібних номіналів матимуть право робити заокруглення сум касових операцій та за кожним касовим документом (п. 51 Постанови № 22). Тож, у грошових чеках і заявках на видачу готівки будуть уже заокруглені суми кратно 10 копійкам, а це означатиме, що підприємству доведеться саме цими виданими купюрами гривні й монетами видавати зарплату працівникам.

6. Юридичні та фізичні особи під час безготівкових розрахунків заокруглень не здійснюють (п. 6 Постанови № 22). Це й логічно, адже тут немає проблем із неплатіжністю монет, оскільки безготівкові суми можуть бути з будь-якими копійками.

7. Найчастіше дрібні копійки у сумі нарахованої зарплати до виплати виникають у випадках: неповністю відпрацьованого місяця; нарахування виплат, які проводять із середнього заробітку (відпускні, лікарняні тощо); нарахування індексації.

Отже, які варіанти виходу із ситуації?

Виплата зарплати на картку

У разі якщо роботодавець має зарплатний проект в обслуговуючому банку, а працівники не були проти отримання зарплати на платіжні картки (маєте заяви від них), тоді жодних проблем із дрібними сумами не виникає. Продовжуємо виплачувати зарплату безготівково, і не маємо зайвих турбот. Про оформлення відносин із банком у межах зарплатного проекту ми розповідали у статті «Зарплатний проект: готуємо документи й проводимо виплати працівникам».

Якщо ж окремі працівники відмовилися брати участь у зарплатному проекті, то можна ще раз до них звернутися, аби вони погодилися отримувати зарплату на платіжну картку, яку вони мають в іншому банку, аніж той, що обслуговує підприємство.

Певна річ, перерахування на платіжну картку банку не знайде своєї підтримки серед працівників у сільській місцевості, де відсутні установи банку та банкомати. У такому разі можна вдатися ще до одного безготівкового для підприємства варіанта — поштовий переказ на вказаний працівником рахунок (адресу), звісно, попередньо отримавши заяву від працівника. Своєю чергою, проблему з видачею дрібних копійок ви перекладете на поштове відділення. Останні зіштовхнуться з проблемою з дрібними копійками, коли виплачуватимуть пенсійні виплати у жовтні.

Однак безготівковий варіант покладає на підприємство обов’язок зі сплати комісій за перекази коштів.

У якій суми платити зарплату готівкою

По-перше, нараховують усі зарплатні виплати у звичному порядку в грн із коп. І жодних заокруглень не застосовують. Для цього немає нормативних підстав. Тому в розрахунковій відомості всі складові зарплати, а також суми нарахованого ЄСВ, утриманих ПДФО, військового збору та суми «до виплати» обраховують, як і раніше — у грн із копійками, які отримано в результаті підрахунку. Тож, якщо працівникові нараховано до виплати 8452,27 грн, то так у розрахунковій відомості й залишайте, не округлюйте цієї суми, не вводьте в ній додаткових граф для заокруглених сум або сум залишку в копійках.

По-друге, видають готівку з каси (у т.ч. зарплати) за видатковими касовими ордерами типової форми № КО-2 (далі — ВКО) або за Відомостями на виплату готівки (далі — видаткова відомість), форми яких наведено у Положенні про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженому постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі Положення № 148).

У цих документах суму, яка виплачена та яку отримає працівник на руки, має відповідати правилам готівкового обігу, який установлює НБУ. Адже згідно з п. 25 Положення № 148 касири (особи, які виконують їх функції) під час роботи з готівкою керуються правилами визначення платіжності банкнот і монет НБУ. Тож, вони не можуть видавати дрібні копійки, а тому й суми у касових документах повинні бути в грн і коп., які ще залишаються платіжними засобами (10, 25 та 50 коп.).

Це саме стосується банківських установ, адже вони за чеками видаватимуть підприємствам готівку для виплати зарплати саме суми з урахуванням кратності до 10 коп. (п. 51 Постанови № 22).

Зважаючи на те що кожен працівник особисто розписується про отримання саме своєї суми зарплати у видатковій відомості або ВКО, то в ній суми мають бути кратні купюрам і монетам, які ще перебувають в обігу. Адже вказати у видатковій відомості ви можете ту суму, яку фактично виплатите. Тобто суми можуть закінчуватися не лише на 10 коп., а й на 5 коп.

Адже цілком можливо видати й 5552,05 коп., якщо видати номіналами: купюрами 5551 грн і монетами (50 коп. + 25 коп. + 10 коп. + 10 коп. + 10 коп.). Звісно, таких комбінацій може бути багато. Але видавати суми, які закінчуються на 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9 коп., уже не вдасться.

Тож, у такому разі суми в розрахунковій відомості, де ви проводите нарахування зарплати та порахували суму «до виплати», можуть різнитися з тими сумами, які будуть вказані для виплати в касових документах, на ті дрібні копійки, які не маєте змоги видати через вилучення НБУ з обігу дрібних монет.

У результаті доведеться видати працівникові зарплату на декілька копійок більше або менше за суму, зазначену в розрахунковій відомості «до виплати».

Наразі такий варіант вирішення проблеми є найприйнятнішим, і саме його навів НБУ на своїй сторінці в мережі «Фейсбук», надаючи відповідь на питання: який порядок буде з виплатою зарплати готівкою, якщо, наприклад, виплаті підлягає сума 5555,51 грн або 5555,57 грн?

Основні тези відповіді:

1. Після 01.10.2019 під час виплати зарплати з каси зазначати у ВКО чи видатковій відомості суми виплат у сумах, кратних 10 копійкам.

2. Рекомендовано застосовувати практику нарахування сум зарплати з урахуванням частки в копійках як кредиторської/дебіторської заборгованості, яка переходить на наступний місяць, що не призводить до потреби в округленні нарахованих сум.

Різниця в декілька копійок осяде передусім на кредитовому або дебетовому сальдо рахунка 661. За рахунком 301 «Готівка в національній валюті» отримаєте від банку суму, кратну 10 коп., та й самі виплатите за своїми касовими документами цю ж суму готівки.

Щодо цього в бухгалтерів одразу виникає низка запитань, як із такими розходження діяти далі та на які наслідки очікувати під час перевірок.

Ситуація 1

Якщо працівнику треба виплатити зарплату згідно з розрахунковою відомістю у сумі 4782,62 грн, а фактично виплатило 4782,60 грн. То чи розцінять це інспектори праці як неповну виплату заплати?

Так, цей випадок потрапляє під застосування штрафної санкції із ч. 2 ст. 265 КЗпП. Але чи є вина у цьому роботодавця? Ні. Адже, уявімо, що іншої готівки в касі немає, а ви оприбуткували в касу від банку саме суму, кратну 10 коп., тобто 4782,60 грн, адже по-іншому банк вам не видасть кошти. Тоді як вам видати цих 2 коп., маючи бажання заплатити працівникові в повному обсязі? Виходить, що дотримуючись вимог законодавства про готівковий обіг, ви не можете дотриматися законодавства про працю. Звісно, якщо ви мали на момент виплати зарплати в касі готівку, у т.ч. монети, то можете виплатити працівникові на декілька копійок більше, тобто 4782,65 грн або 4782,70 грн. Тоді уникнете порушень у неповній виплаті зарплати, проте отримаєте «головний біль» у вигляді додатково виплаченого доходу працівнику з податковими наслідками.

Зверніть увагу!

За наявності порушень вимог законодавства про працю, зафіксованих актом, після розгляду зауважень до нього (у разі їх надходження) інспектор праці проводить аналіз матеріалів, за результатами якого вносить припис. Якщо його виконано в установлений у ньому строк, тоді об’єкт відвідування до відповідальності не притягують. Відповідний алгоритм для інспекторів праці надає п. 27 Порядку здійснення державного контролю за додержанням законодавства про працю, затвердженого постановою КМУ від 21.08.2019 р. № 823.

Тож, якщо вам інкримінують недоплату декількох копійок зарплати працівникам, то у вас буде можливість «висловитися» у письмовій формі й водночас «поцікавитися» в інспектора праці, як виконати його припис, аби не мати штрафу.

Ситуація 2

Працівнику за вересень нарахували зарплату в сумі 5728,37 грн, проте виплатили у жовтні 5728,40 грн. Чи можна зайво виплачені 3 коп. утримати із заробітку за жовтень, якщо буде нараховано «до виплати» 5123,73 грн? Тобто за жовтень виплатити заробіток у сумі 5123,70 грн.

Утримувати зайво виплачені копійки підстав немає. Роботодавець не може у цьому випадку керуватися ст. 127 КЗпП. У ній не передбачено такої можливості, бо дрібні копійки отримали внаслідок правильних обрахунків, а не через лічильні помилки.

Тому можна лише дочекатися, поки ці зайво виплачені копійки досягнуть 10 коп., і працівник поверне їх до каси добровільно.

Ситуація 3

Загальна сума нарахованої зарплати «до виплати» за розрахунковою відомістю становить 55609,36 грн, а сума нарахованого ЄСВ (22%) — 12234,06 грн. Проте за чеком в банку отримуємо округлену суму — 55609,40 грн. Але від цієї суми ЄСВ (22%) сягатиме 12234,07 грн, що на 1 коп. більше. Чи не означатиме це, що банк під час контролю сплати ЄСВ у розмірі 22% може вимагати сплачувати ЄСВ на 1 коп. більше?

Банки повинні контролювати сплату ЄСВ у сумі, що має становити не менш ніж 1/5 суми коштів для виплати зарплати. Про це ми писали у статті «Контроль банками оплати ЄСВ під час виплати зарплати». Тому не варто хвилюватися, що сума ЄСВ буде на 1 коп. менша, аніж 22% коштів для виплати зарплати, так як банки відслідковують, аби сума була не меншою за 20% (1/5), а не рівно 22%.

Ситуація 4

Працівник звільняється, і сума нарахованої зарплати та компенсації за невикористані дні щорічних відпусток становить 9807,12 грн. Як провести остаточний розрахунок із працівником, якщо можемо видати йому 9807,10 грн або 9807,15 грн.

Під час звільнення працівнику виплачують усі суми, що належать йому від роботодавця, у день звільнення. Якщо ж працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми виплачують не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. Про нараховані суми, належні працівникові під час звільнення, треба письмово повідомити працівника перед виплатою зазначених сум. Такими є приписи ст. 116 КЗпП. Якщо цього не зробити (приміром, заокруглити суму в менший бік), то спрацьовує ст. 117 КЗпП, і працівник зможе розраховувати на середній заробіток за весь час затримки розрахунку в разі звільнення.

Тому доведеться виплатити всю належну працівнику суму до копійки. Якщо сума буде в дрібних копійках, то доведеться переплатити зайві копійки, аби сума була кратна 5 або 10 коп., тобто наявним в обігу монетами (10, 25, 50 коп.). Скажімо, у разі остаточного розрахунку в розмірі 7250,57 грн виплатити 7250,60 грн.

Чи можна виплатити зарплату в сумі цілих гривень із каси готівкою, а залишок у копійках на особисту платіжну картку працівника?

За заявою працівника такий варіант можливий, адже трудове законодавство не обмежує роботодавця у цьому. Проте враховуйте такий момент: аби ці копійки вважалися виплатою саме зарплати, у платіжці в реквізиті «Призначення платежу» має про це вказуватися, як і період, за який виплачують суму. Але тоді банк візьме на контроль сплати ЄСВ і ПДФО під час подання такої платівки, і доведеться подавати в банк документальне підтвердження, що ЄСВ і ПДФО уже сплачено під час отримання готівки для виплати зарплати.

Як бути із заповненням ф. № 1 ДФ і звіту з ЄСВ, коли в розрахункових відомостях суми зарплати — з дрібними копійками, а у відомостях на виплату — ні?

Звіт із ЄСВ формують на підставі бухгалтерських й інших документів, відповідно до яких проводять нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) виплат (доходу), на які нараховують ЄСВ (п. 1 р. IV Порядку № 435). Це саме стосується ф. № 1ДФ, адже нарахований дохід відображають повністю, без вирахування ПДФО та військового збору (п. 3.2 Порядку № 4).

Суму нарахованої зарплати відображають у розрахунковій відомості, на основі якої проводять розрахунок ПДФО, військового збору та ЄСВ. У ній всі суми будуть без будь-яких заокруглень і з дрібним копійками, якщо вони отримані в результаті підрахунків. Саме ці дані й потраплять до ф. № 1ДФ і звіту із ЄСВ. Тож, по суті, нічого не змінилося під час заповнення ф. № 1 ДФ та звіту з ЄСВ. Єдине що — виникає питання: який статус матимуть дрібні копійки, що зайво виплачені працівнику, адже вони не є зарплатою? Наразі це питання лишається відкритим і маємо надію що впродовж місяця воно вирішиться.

Зверніть увагу!

Вимоги ПКУ не передбачають сплату податків та обов’язкових платежів у менших сумах, аніж визначено законодавством. Банки від платників податків приймають готівкою суму, яка дозволить повністю сплатити податок (див. лист НБУ від 26.09.2019 р. № 50-0006/50073).

Виплата лікарняних і декретних готівкою

Суми нарахованих лікарняних і декретних потраплять на окремий рахунок банку, з якого виплачують застрахованій особі та сплачують податки. Із цього спецрахунку податки сплатимо безготівково у сумах, які можуть містити й дрібні копійки.

Проте тоді може статися ситуація, що банк видасть за чеком готівку (кошти, які надійшли від Фонду соцстраху) у заокругленій у меншій бік сумі. Роботодавець, своєю чергою, не зможе видати іншу суму, аніж ту, яку отримав від банку зі спецрахунку.

Виплативши заокруглену в більший бік суму, матиме місце той факт, що пару копійок сплачено власним коштом підприємства, а не за рахунок коштів Фонду соцстраху.

Якщо ж знімемо готівкою зі спецрахунку, заокруглену в більший бік суму, тоді доведеться декілька копійок податків заплатити власним коштом, а не зі спецрахунку.

Ось таку матимемо дилему.

Володимир ПОЛЬОВИЙ,

консультант із питань бухгалтерського обліку й оподаткування