Можливість запровадження електронного документообігу у царині касових документів фактично закріплено в п. 23 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі — Положення про касові операції). Водночас Положення про касові операції не містить жодних рекомендацій щодо того, як це реалізувати на практиці, зокрема, у випадку з ПКО (з відривним корінцем), із ВКО (з особистим підписом отримувача) та з видатковою відомістю, у якій підпис ставить кожен працівник підприємства. З’ясуймо ці питання
Електронні касові документи в нормах законодавства
Як відомо, первинні документи можуть бути складені в електронній формі за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи й електронний документообіг (абз. 8 ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV і п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88).
Жодних застережень щодо електронних документів з усіма необхідними реквізитами, складених відповідно до вимог чинного законодавства, немає і з боку податківців (див. листи ДФСУ від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15, ГУ ДФС у м. Києві від 07.04.2016 р. № 2849/К/26-15-13-02-15, ДФСУ від 05.07.2017 р. № 967/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, ДФСУ від 03.10.2017 р. № 2112/6/99-99-14-03-03-15/ІПК). У перелічених роз’ясненнях не трапляється й застережного ставлення до складання саме касових документів в електронній формі.
Так, у п. 23 Положення про касові операції зазначено, що:
- касові документи можуть бути паперовими або електронними;
- електронні касові документи повинні бути оформлені відповідно до вимог законодавства України у сфері електронного документообігу;
- підприємство за наявності сертифіката відкритого/посиленого ключа застосовує електронний цифровий підпис юридичної особи під час здійснення інформаційного обміну з іншими суб’єктами електронної взаємодії.