Директор придбав (оплатив готівкою чи із застосуванням КПК) квитки на концерт у філармонію для працівників. Ціна одного квитка — 310 грн. Які документи додати до авансового звіту директору для відшкодування витрачених коштів? Чи потрібно оформлювати видачу квитків працівникам відомістю й утримувати з їхньої вартості ПДФО, військовий збір і ЄСВ? Чи можна віднести вартість квитків до витрат під час визначення бази оподаткування для податку на прибуток?
ВІДПОВІДЬ: Спершу розгляньмо, як може бути оформлено такий презент для працівників і які залежно від цього можуть бути податкові наслідки, зокрема, щодо оподаткування вартості безоплатно наданих працівникам квитків.
Варіант 1. Підприємство вирішило подарувати працівникам квитки на концерт (колдоговором це не передбачено). Тоді це можна розглядати як договір дарування, який може бути укладений в усній формі (ст.ст. 206, 719 Цивільного кодексу України, далі ― ЦКУ). Керівник може видати наказ (розпорядження) про видачу подарунків (квитків на концерт) працівникам, долучаючи до нього список працівників.
Варіант 2. Видача подарунків до свят передбачена колдоговором. У цьому випадку теж потрібно видати наказ, але такий подарунок податківці можуть класифікувати як зарплату.
Варіант 3. Колективним договором передбачено проведення культурно-масових заходів, а видача подарунків до свят — не передбачена. Тоді видані персонально квитки можна розглядати як надане працівникам додаткове благо.
Однак спершу з’ясуймо, які документи знадобляться для відшкодування витрат директору на придбання квитків, адже він витратив власні гроші. А також — як оформити видачу квитків і які податкові нюанси це матиме для кожного з описаних варіантів.
Відшкодування витрат, понесених директором
Оплата готівкою. Якщо за квитки розраховувалися готівкою, то знадобиться документ, що засвідчує факт сплати за них готівки. Тому директору для відшкодування понесених ним витрат потрібно буде скласти авансовий звіт, долучивши до нього підтвердний документ, який одночасно може бути й розрахунковим.
Зверніть увагу!
Чинне законодавство визначає строки звітування саме за одержані під звіт кошти на відрядження та на виконання цивільно-правових дій. Тому якщо директор витратив власні кошти на придбання квитків і несвоєчасно подав авансовий звіт, то не застосовуються норма щодо оподаткування надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернених у встановлені строки, і фінансові санкції (роз’яснення з категорії 109.15 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua)).
Утім із використанням власних коштів працівника (у цьому випадку — директора) на покупки для підприємства можуть виникнути проблеми. Річ у тім, що в роз’ясненні з категорії 103.04 розділу «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua) податківці зазначають: у разі якщо підзвітною особою (працівником) придбання товарів (робіт, послуг) здійснено не за рахунок попередньо виданих юридичною особою (роботодавцем) коштів під звіт, то дохід, виплачений такій підзвітній особі за реалізовані (продані) товари (роботи, послуги), включається до її загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід й обкладається податком на доходи фізичних осіб на загальних підставах.
Тобто податківці можуть назвати компенсацію директору витрат на придбання квитків за свої кошти як виплату йому доходу за продаж підприємству цих квитків. Такі роз’яснення податківці надають і в індивідуальних консультаціях (див. ІПК від 23.02.2018 р. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК, від 10.05.2018 р. № 2080/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, № 2081/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Щоправда, у судовому порядку платник домігся скасування ІПК від 23.02.2018 р. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК (див. рішення Полтавського окружного адміністративного суду від 02.05.2018 р. у справі № 816/909/18).
Тож, аби не створювати зайвих проблем, краще здійснювати купівлі для потреб підприємства за кошти, попередньо отримані працівником під звіт.