На практиці часто-густо роботодавці не мають посадових інструкцій працівників, та й багато хто з роботодавців розглядає такий документ як необов’язковий. Проте запевняємо вас, що ця думка є хибною. Адже необхідність застосовувати посадові інструкції на підприємстві (в організації, установі) продиктована трудовим законодавством.
Про те, з якою метою, ким, кому та як саме має бути підготовлено й затверджено цей внутрішній документ роботодавця, ми сьогодні й поговоримо

Чому потрібні посадові інструкції

Створення та затвердження посадової інструкції обов’язкове для будь-якої посади.

Адже в посадовій інструкції роботодавець конкретизує коло функцій, обов’язків та прав відповідного працівника. Останній, своєю чергою, уже від початку трудової діяльності обізнаний стосовно того, що від нього очікують, яке коло його обов’язків і яка відповідальності.

Окрім того, відсутність посадової інструкції може призвести до виникнення проблем для роботодавця. Вони можуть з’явитися, зокрема, у разі потреби винести догану працівникові за невиконання останнім своїх посадових обов’язків або у випадку звільнення працівника згідно з п. 2 ч. 1 ст. 40 Кодексу законів про працю України (далі КЗпП) — під час виявлення невідповідності працівника обійманій посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації.

Попри те що чинні нормативно-правові акти не містять прямої вимоги від роботодавців в обов’язковому порядку мати посадові інструкції, відсутність останніх перевіряючі розцінюють як порушенням вимог законодавства про працю (див. лист Мінсоцполітики України від 25.12.2013 р. № 564/13/116-13). Відповідно, до посадових осіб роботодавця може бути застосована адмінвідповідальність згідно із ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення, а також штраф за абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП — у розмірі мінзарплати (у 2018 році — 3723 грн).

Такий висновок випливає з того, що «до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний <...> роз’яснити працівникові його права і обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці» (ч. 1 ст. 29 КЗпП). Тобто йдеться де-факто про ознайомлення саме з посадовою інструкцією.

До того ж у п. 4 «Загальних положень» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 1. «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності», затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 р. № 336, зазначається: довідники кваліфікаційних характеристик професій працівників слугують основою для розроблення посадових інструкцій працівникам, які закріплюють їх обов’язки, права та відповідальність.

Можна й надалі продовжувати перелік аргументів, що підтверджують значимість посадової інструкції для працівників. Однак висновок матимемо один: правильно складена посадова інструкція дозволить попередити довільне трактування працівниками їхніх функцій та повноважень, що, своєю чергою, зведе нанівець конфлікт між сторонами трудового договору, а також убезпечить посадових осіб роботодавця від цілком реальних штрафів.

Для кого складати посадові інструкції

Відповідно до згаданих вище «Загальних положень» Довідника кваліфікаційних характеристик, посадові (робочі) інструкції складаються для працівників усіх посад (професій), що зазначені у штатному розписі. Винятком можуть бути окремі керівники, правове положення яких визначено у статуті (положенні) підприємства або відповідного підрозділу, де прописано основні завдання, обов’язки, права та відповідальність за виконання покладених на них функцій.