Під час кожного подання податкового розрахунку за формою № 1ДФ виникають нові питання. Ще й ДФС не дає розслабитися, уточнюючи та змінюючи попередні роз’яснення щодо заповнення форми № 1ДФ. Інколи ці роз’яснення не відповідають чинному законодавству, але податківців це не бентежить. Тож зосередимо увагу на основних правилах заповнення форми № 1ДФ і розглянемо деякі неоднозначні ситуації.

Часто відповіді на питання, що виникають під час заповнення форми № 1ДФ, можна знайти, уважно перечитавши норми Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4 (даліПорядок № 4). Тому проаналізуймо основні правила заповнення форми № 1ДФ.

Основні правила заповнення й подання форми № 1ДФ

Податковий розрахунок (форму № 1ДФ) заповнюють податкові агенти, які нараховують (виплачують, надають) доходи (у грошовій або негрошовій формі) фізособі й зобов’язані нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО і військовий збір. Це юрособи (їх філії, відділення, інші відокремлені підрозділи), самозайняті особи, представництва нерезидентів-юросіб, інвесторів (операторів) за угодою про розподіл продукції.

Далі — про основні правила щодо заповнення й подання форми № 1ДФ.

Правило 1. Податковий розрахунок (форму № 1ДФ) подають окремо за кожен квартал (податковий період) протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу. Подання ж окремого податкового розрахунку за календарний рік не передбачено.

Якщо останній день строку подання податкового розрахунку припадає на вихідний або святковий день, граничним днем є операційний (банківський) день, що настає за вихідним або святковим днем (п. 2.1 Порядку № 4).

Правило 2. Податковий розрахунок подають до контролюючих органів за місцезнаходженням податкового агента — юрособи або її відокремлених підрозділів чи до контролюючого органу за податковою адресою фізособи (податкового агента).

Правило 3. Податкові агенти із штатною чисельністю працівників до 1000 осіб подають податковий розрахунок єдиним документом на всіх, хто працює, з обов’язковим заповненням їхніх податкових номерів або серії та номера паспорта (для фізособи, яка має відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта) однією порцією. Якщо штатна чисельність працівників більша, можна подавати податковий розрахунок кількома порціями, кожна з яких є окремим податковим розрахунком зі своїм номером порції (п. 2.4 Порядку № 4).

Якщо податковий агент має понад 1000 працюючих найманих працівників і подає кілька порцій податкового розрахунку (форма № 1ДФ), то нарахований, виплачений дохід і нарахований, перерахований до бюджету з нього військовий збір відображають загальними сумами лише один раз у розділі II першої порції форми № 1ДФ (підкатегорія 103.25 системи «ЗІР»).

Правило 4. Якщо відокремлений підрозділ юрособи не уповноважений нараховувати, утримувати та сплачувати (перераховувати) податок до бюджету, податковий розрахунок у вигляді окремої порції за такий підрозділ подає юрособа до контролюючого органу за своїм місцезнаходженням і надсилає копію такого розрахунку до контролюючого органу за місцезнаходженням такого відокремленого підрозділу. У порції, яку подають за відокремлений підрозділ, зазначають відомості про фізосіб (працюючих) цього підрозділу (п. 2.6 Порядку № 4).

У податковому розрахунку за формою № 1ДФ, який подають за відокремлений підрозділ, не уповноважений нараховувати, утримувати та сплачувати (перераховувати) податок до бюджету, не відображають інформацію щодо військового збору (підкатегорія 103.25 системи «ЗІР»).

Правило 5. Податковий розрахунок (форму № 1ДФ) подають лише в разі нарахування доходів фізособам податковим агентом протягом звітного періоду (пп. «б» п. 176.2 ПКУ). Але його подання не залежить від того, чи виплачував податковий агент доходи протягом звітного періоду (п. 2.2 Порядку № 4).

Заповнення заголовних реквізитів форми № 1ДФ

Як заповнювати загальні реквізити податкового розрахунку, пояснює п. 3.1 Порядку № 4. Наведемо в таблиці стисло особливості їх заповнення.

Таблиця

Порядок заповнення заголовних реквізитів форми № 1ДФ

Найменування реквізиту

Заповнення згідно з Порядком № 4

Стор.

проставляють порядкові номери сторінок форми № 1ДФ

«Звітний», «Звітний новий» чи «Уточнюючий» (тип)

відмічають відповідну клітинку «Звітний», «Звітний новий» чи «Уточнюючий» залежно від того, який податковий розрахунок подається

Порція

податковий агент проставляє номер порції

Податковий номер юридичної особи (податковий номер або номер та серія паспорта самозайнятої фізичної особи)

зазначають податковий номер юрособи, податковий номер або серію та номер паспорта фізособи (для фізособи, яка має відповідну відмітку в паспорті), яка подає розрахунок. Клітинки заповнюють зліва направо (для юросіб доповнюють зліва нулями до восьми цифр, якщо значущих цифр менше ніж вісім)

«Юридична особа», «Самозайнята фізична особа»

відмічають відповідну клітинку «Юридична особа» або «Самозайнята фізична особа»

Найменування юридичної особи чи прізвище, ім’я та по батькові самозайнятої фізичної особи

зазначають найменування юрособи або П. І. Б. самозайнятої фізособи, яка подає податковий розрахунок

Податкова адреса юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи

зазначають податкову адреса юрособи чи самозайнятої фізособи, яка подає податковий розрахунок

Найменування контролюючого органу

найменування податкового органу, до якого подають податковий розрахунок

Звітний період

вписують арабськими цифрами порядковий номер звітного кварталу та рік

Працювало за трудовими договорами

указують кількість працівників, які працюють за трудовими договорами (контрактами)

Працювало за цивільно-правовими договорами

зазначають кількість працівників, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді

Зосередимо увагу на особливостях заповнення двох останніх реквізитів «Працювало за трудовими договорами» і «Працювало за цивільно-правовими договорами». Під час їх заповнення потрібно врахувати таке:

  • якщо протягом звітного періоду кількість працівників змінювалася у зв’язку з прийняттям і звільненням із місця роботи, то в графі «Працювало за трудовими договорами» податкового розрахунку за формою № 1ДФ слід зазначати максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом звітного кварталу (підкатегорія 103.25 системи «ЗІР»);
  • якщо юрособа подає податковий розрахунок за формою № 1ДФ у вигляді окремої порції за відокремлений структурний підрозділ, який не уповноважений нараховувати, утримувати та сплачувати податок до бюджету, реквізит «Працювало за трудовими договорами» не заповнюють (підкатегорія 103.25 системи «ЗІР»);
  • кількість зовнішніх сумісників включають до графи «Працювало за трудовими договорами» податкового розрахунку за формою № 1ДФ (підкатегорія 103.25 системи «ЗІР»);
  • у графі «Працювало за трудовими договорами» податкового розрахунку за формою № 1ДФ не відображають осіб, призваних на строкову військову службу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період або прийнятих на військову службу за контрактом у разі виникнення кризової ситуації, що загрожує національній безпеці (підкатегорія 103.25 системи «ЗІР»);
  • до кількості працівників, які працюють за трудовими контрактами, до графи «Працювало за трудовими договорами» податкового розрахунку за формою № 1ДФ не включають тих, які перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дітьми, у відпустці без збереження зарплати тощо, незалежно від того, нараховувався їм дохід чи ні (підкатегорія 103.25 системи «ЗІР»);
  • кількість фізосіб, з якими юрособа чи фізособа-підприємець протягом звітного податкового кварталу укладала цивільно-правові договори й виплачувала винагороди, відображають у реквізиті «Працювало за цивільно-правовими договорами»;
  • у графі «Працювало за цивільно-правовими договорами» податкового розрахунку за формою № 1ДФ указують кількість працівників, які є штатними працівниками підприємства й додатково виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру (підкатегорія 103.25 системи «ЗІР»);
  • у разі подання уточнюючого розрахунку дані реквізитів «Працювало за трудовими договорами» і «Працювало за цивільно-правовими договорами» та номери порції заповнюють із попередньо поданого податкового розрахунку (підкатегорія 103.25 системи «ЗІР»);

Нюанси заповнення розділу І форми № 1ДФ

У графі 3а «Сума нарахованого доходу» форми № 1ДФ відображають (за звітний квартал) дохід, який нараховано фізособі відповідно до ознаки доходу.

Нарахований фізособі дохід відображають (без вирахування ПДФО, військового збору, інших обов’язкових внесків) обов’язково у графі 3а форми № 1ДФ незалежно від того, виплачений він чи ні (п. 3.2 Порядку № 4).

У графі 3 «Сума виплаченого доходу» форми № 1ДФ відображають суму фактично виплаченого доходу фізособі податковим агентом.

Зарплату, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, відображають у податковому розрахунку за той період, до якого входить попередній місяць, за який її нараховано (п. 3.3 Порядку № 4). Так само відображають і перерахований податок у графі 4 форми № 1ДФ.

Приклад 1. Згідно з колдоговором строк виплати зарплати за місяць — 5 число. Зарплату за червень 2018 р. було виплачено 5 липня.

Виплачену червневу зарплату включають до графи 3 форми № 1ДФ за ІІ квартал.

Якщо проаналізувати роз’яснення ДФС, то важко зрозуміти, що мають на увазі під систематичністю: виплату зарплати щомісяця (у поточному місяці за попередній) чи виплату зарплати в установлені колдоговором строки без затримки на день-два чи кілька днів. А норма п. 3.3 Порядку № 4 указує саме на виплату в установлені терміни, тобто в установлену дату.

Приклад 2. Доходи у вигляді дивідендів нарахували, утримали ПДФО в І кварталі, а виплатили фізособам (акціонерам) — у ІІ кварталі.

Тоді форму № 1ДФ заповнюють так:

  • графи: «Сума нарахованого доходу», «Сума нарахованого податку» та 4 «Сума перерахованого податку» заповнюють у І кварталі, у якому фактично нараховано дивіденди, утримано й перераховано ПДФО з таких доходів;
  • 3 «Сума виплаченого доходу» заповнюють у ІІ кварталі, коли відбулася виплата дивідендів фізособам (акціонерам).

Таке роз’яснення містить ІПК ГУ ДФС у Чернігівській області від 25.05.2018 р. № 2332/ІПК/25-01-13-06-09.

У графі 4а «Сума нарахованого податку» відображають суму податку, нарахованого й утриманого з доходу, нарахованого фізособі згідно із законодавством (п. 3.4 Порядку № 4).

У графі 4 «Сума перерахованого податку» відображають фактичну суму перерахованого податку до бюджету (п. 3.5 Порядку № 4).

У графі 5 «Ознака доходу» указують ознаку доходу згідно з Довідником ознак доходів, наведеним у додатку до Порядку № 4.

Якщо доходи виплачують у звітному кварталі не в повному обсязі та їх остаточну виплату здійснюватимуть у наступних кварталах, ознаку доходу в разі виплати вказують таку саму, як для нарахованого в попередньому кварталі доходу (п. 3.6 Порядку № 4).

У формі № 1ДФ для кожної фізособи заповнюють стільки рядків, скільки ознак доходів мають виплачені їй у звітному кварталі доходи. Під кожну ознаку доходу фізособи відводять один рядок у розділі І форми № 1ДФ.

Графу 6 «Дата прийняття на роботу» розділу І форми № 1ДФ заповнюють тільки для тих фізосіб, які прийняті на роботу у звітному періоді.

У графі проставляють дату (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізособи на роботу. Наприклад, якщо дата прийняття — 19 червня 2018 р., то у графі 6 потрібно вказати «19.06.2018».

Приклад 3. Працівника було прийнято на роботу у звітному періоді (ІІ квартал), наприклад 27 червня 2018 р., а дохід нараховано і виплачено в наступному кварталі (у липні).

Тоді дату прийняття на роботу (27 червня) не відображають під час заповнення й подання форми № 1ДФ за ІІ квартал, у якому нараховано дохід працівнику (підкатегорія 103.25 системи «ЗІР»).

Графу 7 «Дата звільнення з роботи» розділу І форми № 1ДФ заповнюють тільки для фізосіб, які були звільнені у звітному періоді з роботи, де вони отримували дохід у вигляді зарплати, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді (п. 3.7 Порядку № 4).

У графі 7 «Дата звільнення з роботи» проставляють дату звільнення фізособи з роботи так само, як і під час прийняття на роботу. Якщо працівнику, якого звільняють, дохід у звітному кварталі не нараховували й не виплачували, його взагалі не показують у формі № 1ДФ і, відповідно, графу 7 для нього не заповнюють (підкатегорія 103.25 системи «ЗІР»).

Для тих фізосіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 6 і 7 не заповнюють. Якщо неодноразово приймали фізособу на роботу та звільняли її з роботи у звітному кварталі, для такої особи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів була зміна місця роботи у звітному кварталі (п. 3.7 Порядку № 4).

У графі 8 «Ознака податкової соціальної пільги» указують ознаку податкової соціальної пільги згідно з Довідником ознак податкових соціальних пільг, наведеним у додатку до Порядку № 4.

Графу 8 заповнюють тільки для фізосіб, які мали податкову соцпільгу у звітному періоді згідно із законодавством за місцем отримання основного доходу. За відсутності соцпільги у звітному періоді у графі 8 проставляють прочерк.

Нагадаємо, коли та які ознаки податкової соцпільги зазначають у графі 8:

  • «01» — загальна податкова соцпільга, установлена для платника податку пп. 169.1.1 ПКУ для доходів у вигляді зарплати: у 2018 році граничний дохід — 2470, розмір соцпільги — 881 грн;
  • «02» — податкова соцпільга в розмірі 150 % загальної податкової соцпільги (у 2018 році граничний дохід — 2470, розмір соцпільги — 1321,50 грн), установлена для платника податку пп. 169.1.3 ПКУ для: одиноких матерів; платників податків, які утримують дитину-інваліда; першої і другої категорії осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи; учнів, студентів, аспірантів, ординаторів, ад’юнктів; інвалідів І і ІІ групи; осіб, яким присудили довічну стипендію як громадянину, що зазнав переслідувань за правозахисну діяльність; учасників бойових дій на території інших країн після Другої світової війни;
  • «03» — податкова соцпільга в розмірі 200 % загальної податкової соцпільги (у 2018 році граничний дохід — 2470, розмір соцпільги — 1762 грн), установлена для платника податку пп. 169.1.4 ПКУ для: Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, повних кавалерів ордена Трудової Слави, нагороджених чотирма і більше медалями «За відвагу»; учасників бойових дій під час Другої світової війни та осіб, які працювали в тилу, інвалідів І і ІІ групи з-поміж учасників бойових дій; колишніх в’язнів концтаборів, гетто, вивезених на території інших держав під час Другої світової війни; осіб, які перебували на блокадній території колишнього Ленінграда;
  • «04» — податкова соцпільга в розмірі 100 % загальної податкової соцпільги — у розрахунку на кожну дитину для платника податку, який утримує двох чи більше дітей віком до 18 років (пп. 169.1.2 ПКУ).

Під час заповнення графи 8 розділу І форми № 1ДФ слід ураховувати, яка ознака пільги відповідає нарахованому доходу, кілька рядків з однією ознакою доходу може бути, тільки якщо у фізособи є кілька ознак пільг для такої ознаки доходу, тобто коли йдеться про наявність різних пільг у кожному з трьох місяців кварталу (п. 3.8 Порядку № 4).

Якщо в одному з місяців кварталу працівник не мав права на отримання податкової соцпільги, то у формі № 1ДФ заповнюють лише один рядок, у якому зазначають відповідну ознаку пільги (підкатегорія 103.25 системи «ЗІР»).

Графу 9 «Ознака (0, 1)» заповнюють тільки для звітного нового та уточнюючого податкових розрахунків, відображаючи ознаку «0» — якщо рядок потрібно ввести чи ознаку «1» — якщо рядок потрібно виключити (п. 3.9 Порядку № 4).

В останньому рядку розділу I форми № 1ДФ указують загальні суми нарахованого доходу за графою 3а, виплаченого доходу — за графою 3, нарахованого податку — за графою 4а, перерахованого податку — за графою 4 (п. 3.10 Порядку № 4).

Особливості заповнення розділу ІІ форми № 1ДФ

У розділі ІІ «Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею та військовий збір» форми № 1ДФ відображають у рядку:

  • «Оподаткування процентів» — загальні суми доходу, нарахованого у вигляді процентів, нарахованого й перерахованого до бюджету ПДФО;
  • «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» — загальні суми нарахованого й виплаченого доходу у вигляді виграшів (призів) у лотерею, нарахованого й перерахованого до бюджету ПДФО;
  • «Військовий збір» — загальні суми нарахованого й виплаченого доходу, нарахованого й перерахованого до бюджету військового збору.

Відомості про фізособу — платника податку, якій нараховано доходи, з яких утримується ПДФО та військовий збір, у розділі ІІ форми № 1ДФ не зазначають.

Якщо дохід нараховано в одному місяці, а виплачено в іншому (наприклад, за червень у липні), то графи 3, 3а та 4, 4а рядків «Військовий збір» та «Оподаткування процентів» розділу II форми № 1ДФ заповнюють аналогічно до відповідних граф розділу I цієї форми (підкатегорія 103.25 системи «ЗІР»).

Чи показувати в розділі ІІ форми № 1ДФ доходи, які не оподатковуються військовим збором?

Торік ДФС у листі від 16.02.2017 р. № 3874/7/99-99-13-01-01-17 наголошувала, що під час камеральної перевірки перевіряються загальні підсумкові суми з розділу І форми № 1ДФ та суми, зазначені в її розділі ІІ, зокрема в рядку «Військовий збір». Схоже, ДФС уважає, що ці суми мають збігатися.

Зокрема, ДФС зазначає, що дохід, виплачений фізособі-підприємцю, який надав послуги (виконав роботи), потрібно показувати в рядку «Військовий збір», навіть якщо такий дохід не оподатковувався ні ПДФО, ні військовим збором (див. ІПК ДФС від 14.08.2017 р. № 1591/6/99-99-13-01-01-15/ІПК). А ось ГУ ДФС у м. Києві вважає, що в рядку «Військовий збір» показують лише доходи, з яких утримується військовий збір (див. лист ГУ ДФС у м. Києві від 10.11.2016 р. № 7431/П/26-15-13-02-15). Тому єдиного погляду у ДФС немає, отже податковому агенту краще звернутися за індивідуальною консультацією до податковому органу за місцем обліку.

У кінці податкового розрахунку (форма № 1ДФ) проставляють кількість заповнених рядків розділу I, кількість фізосіб, на яких подано інформацію, та кількість сторінок податкового розрахунку (підсумковий рядок відповідно не враховується).

Також у кінці податкового розрахунку зазначають податковий номер або серію та номер паспорта (для фізособи, яка має відповідну відмітку) керівника й головного бухгалтера юрособи, яка подає розрахунок, підпис, ініціали, прізвище, телефон. Податковий номер або серію та номер паспорта (для фізособи, яка має відповідну відмітку) — для самозайнятої фізособи, яка подає розрахунок, підпис, ініціали, прізвище, телефон.

Про застосування ознак доходів і виправлення помилок у формі № 1ДФ із поданням уточнюючого розрахунку читайте в наступних номерах газети.

Світлана ЛІСТРОВА,

бухгалтер-експерт