Підкажіть, будь ласка, як правильно проставляти номер документа в прибуткових і видаткових касових ордерах, а також заповнювати реквізит «№ з/п» у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (ф. № КО-3а). Чи можна використовувати наскрізну нумерацію з початку року, чи обов’язково щомісяця відновлювати нумерацію, як рекомендують НБУ та ДФСУ у своїх нещодавніх листах? Яка відповідальність загрожує підприємству в разі неправильної нумерації в касових ордерах і формі № КО-3а?

На жаль, Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі Положення № 148), яким затверджені всі зазначені вище форми касових документів, не дає чіткої відповіді на порушене запитання. Лише вкрай лаконічна норма міститься в п. 35 р. ІІІ Положення № 148, у якому мовиться, що касові документи після складання касиром звіту й обробки цього звіту комплектуються у хронологічному порядку, нумеруються, формуються у справи відповідно до номенклатури справ і зберігаються згідно із законодавством України відповідальною особою.

Зважаючи на викладене вище, напрошується висновок — нумерація повинна вестися у хронологічному порядку, що, по суті, і так зрозуміло та відповідає загальному принципу нумерації первинних документів, викладеному в п. 6.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88.

Принагідно зазначимо, що первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію (абз. 11 ст. 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV, даліЗакон про бухоблік), тому ПКО та ВКО вважаються не лише касовими, а й первинними документами. Водночас наголосимо, що номер документа не є обов’язковим реквізитом первинного документа (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). А це означає, що відсутність номера в первинному документі не є підставою для визнання його недійсним.

Утім податківці не приховують, що порушення хронологічної нумерації касових ордерів (а тим паче її відсутність) може свідчити про неоприбуткування готівки, а також призвести до перевищення встановленого ліміту каси (див. лист ДФСУ від 15.06.2018 р. № 20639/6/99-99-14-05-01-15). І хоча в листі вживається поблажливе «може», не варто щодо цього тішити себе ілюзіями.

Насправді таким чином податкова просто перестраховується. А на місцях напевне продовжиться практика визнання недійсними ПКО та ВКО з відсутніми номерами чи з неправильною хронологією в нумерації. Саме тому нам зрозумілі переживання стосовно правильної нумерації касових документів.

Нагадаємо

За неоприбуткування готівки в касі передбачено п’ятикратний штраф від суми неоприбуткованої готівки, а за перевищення ліміту каси — штраф у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожен день (ст. 1 Указу Президента «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 р. № 436/95).

Таким чином, оскільки Положення № 148 і, власне, форми документів не містять жодних вказівок стосовно нумерації, вважаємо, що підприємство має право самостійно вибрати систему нумерації, яка буде йому зручна: щомісячна, щоквартальна, щорічна (і це, до речі, не завадить прописати в порядку оприбуткування готівки в касі підприємства).

НБУ в листах від 12.06.2018 р. № 50-0007/32326, від 14.06.2018 р. № 50-0007/32822, а також ДФСУ в листі від 15.06.2018 р. № 20639/6/99-99-14-05-01-15 зазначають, що нумерація касових ордерів може здійснюватися у хронологічному порядку з початку кожного місяця. Так, вони мають рацію і, як бачимо, не наполягають на тому, що щомісячна нумерація — це єдиний правильний варіант. Тому якщо ви бажаєте нумерувати ордери з початку року — це ваше право, і жодного порушення у цьому не вбачається.

Ба більше, за часів дії Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (попередник Положення № 148), податківці в підкатегорії системи «ЗІР» наголошували: форма журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів свідчить про те, що нумерація прибуткових і видаткових касових ордерів у журналі з початку кожного наступного року розпочинається з номера «1» і не продовжується з попереднього року. Інакше кажучи — нумерація розпочинається з нового року.

І хоча такі роз’яснення нині у «ЗІР» значаться як нечинні, суті це не змінює, адже підхід до заповнення касових документів відтоді не змінився, власне, як і самі форми (косметичні зміни до уваги не берімо). До того ж аналогічне наведеним вище роз’яснення зараз усе ще можна знайти на сайті ГУ ДФС у Тернопільській області за посиланням.

Своєю чергою, надаючи відповідь на запитання — «який порядок нумерації сторінок у касовій книзі, книзі обліку прибуткових і видаткових касових ордерів у зв’язку із закінченням або зміною форми?», податківці в підкатегорії 109.10 зауважують:

«…якщо протягом календарного року закінчується або змінюється форма касової книги, книги реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів, нумерація сторінок повинна розпочинатись з «1».

При цьому нумерація прибуткових і видаткових касових ордерів повинна продовжуватись незалежно від того, що протягом року заведена нова книга реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів з метою уникнення касових ордерів із однаковими номерами».

Це вже свіже та чинне роз’яснення — від 22.02.2018, щоправда, помилково в консультації Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів податківці назвали Книгою реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів, хоча зрозуміло, що мовиться про один і той самий документ.

Тож, підсумуймо: під час заповнення реквізиту «Прибутковий касовий ордер № ______ від «___» ____________ 20__ року» підприємство має право самостійно визначати, як оновлювати нумерацію вказаних документів — щомісяця або з іншою періодичністю (наприклад, щороку). Головне — вести її у хронологічному порядку. Також настійно рекомендуємо закріпити принцип нумерації в Порядку оприбуткування готівки на підприємстві та, певна річ, не змінювати його від нагоди до нагоди. Аналогічним чином заповнюється реквізит «Номер документа» у таблиці РКО.

А ось порядок нумерації в колонці 1 (реквізит «№ з/п») Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (ф. № КО-3а) дещо відрізняється. У ньому ведеться наскрізна нумерація впродовж усього періоду ведення журналу, починаючи з «1» і закінчуючи тим номером, який припав на момент закінчення журналу. Своєю чергою, номери ПКО та ВКО, які вказують у колонках 3 і 7, відповідно, можуть не збігатися з номером у колонці 1 журналу.

На початку наступного року, зважаючи на форму КО-3а, заводять новий Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів на відповідний рік. А ось відповідальність за неправильну нумерацію у журналі, як, власне, і за його неведення, законодавством не передбачено.

Ігор БЄЛОВ,

бухгалтер-експерт
газети «Інтерактивна бухгалтерія»